Как в администрации Якутска перевели часть встреч в онлайн-формат
Задача
Обеспечить стабильность онлайн-совещаний
Решение
Перенести оперативные и регулярные совещания на МТС Линк
Результат
О компании и её задачах
Окружная администрация города Якутска — орган местного самоуправления столицы Республики Саха (Якутия). Администрация имеет сложную структуру: 30 подразделений, 35 подведомственных учреждений и 15 территориальных органов управления.
Во время пандемии администрация Якутска использовала Zoom как альтернативу привычным офлайн-совещаниям. Однако в 2022 году использование иностранного сервиса стало невозможным.
О требованиях к продукту
Отечественный сервис
Администрации требовалось надёжное и доступное российское решение для замены зарубежных платформ. Для города было важно обеспечить стабильность работы и быть независимым от внешних ограничений.
Гибкое администрирование
Также администрации были важны инструменты для самостоятельного запуска онлайн-встреч для каждого структурного подразделения, чтобы снизить нагрузку на специалистов департамента цифрового развития. Но при этом нужно сохранить вертикаль администрирования.
Как решали задачу
Сначала для онлайн-встреч выбрали «Яндекс Телемост». Однако из-за ограничения по количеству участников приходилось вручную регулировать их состав. После администрация приобрела 8 лицензий «Контур Толк», но высокая стоимость решения и ограниченное количество одновременных подключений не позволяли масштабировать сервис на все структурные подразделения.
Ситуация изменилась после знакомства с сервисом МТС Линк Встречи. Администрация выбрала специализированный тариф для госсектора как экономически выгодную альтернативу для полного охвата структурных подразделений и подведомственных учреждений.
Внутренние совещания
Для администрации Якутска онлайн-совещания стали важным стратегическим решением, продиктованным в том числе климатом. Зимой температура опускается ниже -48 °C — находиться на улице становится некомфортно и опасно для здоровья. Перевод части встреч в онлайн позволяет экономить на транспорте и сокращать количество больничных листов. Даже короткая поездка между корпусами отнимает 1 час рабочего времени и снижает продуктивность сотрудников.
Однако администрация не отказалась от классических офлайн-мероприятий полностью и выбрала гибридный формат, который уже доказал свою эффективность. Ключевые встречи проходят офлайн, а оперативные планёрки и регулярные рядовые совещания с сотрудниками — в онлайн-режиме. Так удаётся повысить оперативность принятия решений, позаботиться о здоровье и комфорте муниципальных служащих и сберечь ресурсы.
Мероприятия подведомственных учреждений
После внедрения МТС Линк все муниципальные учреждения получили доступ к единой платформе для коммуникаций. Особенно платформа пригодилась учреждениям культуры: они уже работали в МТС Линк и отлично знали интерфейс сервисов. Централизованная выдача прав доступа помогла отказаться от разрозненных систем и дала всем подразделениям единый понятный инструмент для организации онлайн-мероприятий.
Внедрение прошло без особых сложностей. В первые месяцы перехода представители учреждений активно направляли запросы в техническую поддержку, и всё удалось быстро отработать. К моменту полного запуска основные вопросы были решены.
Возможности МТС Линк, которые понравились больше всего
Транскрибация и саммаризация
Искусственный интеллект автоматически создаёт протоколы совещаний. Раньше их подготовка занимала до 3 дней и сильно зависела от того, кто и как конспектировал. Сейчас основа документа готова почти мгновенно.
Саммари выдаёт ключевые тезисы обсуждения — сотрудникам не приходится вспоминать основные решения.
В 2025 году благодаря транскрибации и саммаризации администрация сэкономила 3,5 млн рублей на бумаге.
Облачное хранилище записей
При работе с другими платформами для онлайн-совещаний объёма встроенного облачного хранилища хватало максимум на полгода. С МТС Линк ситуация изменилась. Администрация приобрела 1 Тб облачного пространства с возможностью увеличения. В облаке хранятся записи всех совещаний, что создаёт надёжный цифровой архив и доказательную базу.
Интеграция с онлайн-календарём
С переходом на отечественный сервис для планирования администрация начнёт использовать интеграцию в полной мере. Функция автоматического включения встреч в рабочий календарь упростит планирование и повысит эффективность работы.
О планах на будущее
Совет коллегам
- университетам и образовательным организациям
- государственным структурам и компаниям
- органам здравоохранения и медицинским учреждениям
на основании
п.5 ч.1 ст.6 152-ФЗ
Подробнее — в
«Политике»