Основные функции — бесплатно и навсегда
Сервис для совещаний
и онлайн-встреч
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как управлять таймингом онлайн-встречи: 13 советов о том, что нужно сделать до и во время созвона
-
АвторАлина НосковаЛюбит короткие и продуктивные созвоны -
ЭкспертТатьяна БарановаБизнес-тренер, эксперт по деловому этикету
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Превратить короткий и продуктивный онлайн-созвон в бесполезную беседу на несколько часов легко — достаточно заранее не составить план, упустить из внимания тайминг и обсуждать на встрече все-все вопросы, независимо от их важности. Если же вы хотите, чтобы рабочие созвоны проходили быстро и с пользой для всех участников, научитесь управлять временем онлайн-мероприятий. В статье собрали 13 ключевых правил от бизнес-тренера, эксперта по деловому этикету Татьяны Барановой, которые помогут решить эту проблему.
Почему важно следить за таймингом
Составить план, пригласить участников, подвести итоги — без этих шагов не обходится ни одна онлайн-встреча. Но этого недостаточно для того, чтобы видеосозвоны проходили эффективно. Организатор должен уметь грамотно управлять временем, ведь иначе встречи затянутся и выйдут за пределы предполагаемого тайминга, особенно если на них присутствует большое число спикеров. Например, на онлайн-мероприятии в сервисе МТС Линк Встречи можно собрать до 200 участников. Если при этом многим необходимо дать слово, очевидно, что без грамотного распределения времени такая встреча превратится в хаос и больше утомит, чем принесёт пользу.
Кроме того, большое количество продолжительных созвонов с коллегами вызывает постоянную усталость. А долгая концентрация, отсутствие перерывов и необходимость сидеть практически неподвижно на одном месте влияют на эффективность встречи.
Как управлять временем онлайн-встречи
Чтобы созвон длился столько, сколько вы запланировали, и при этом все всё успели, нужно учесть несколько моментов до онлайн-встречи и во время неё.
Что важно сделать до встречи
1. Чётко сформулировать цель и повестку созвона
Определите, чего вы хотите достичь, составьте адженду со списком вопросов, которые нужно обсудить. Это избавит от затяжных дискуссий и ненужных отклонений от основной темы.
2. Разделить встречу на последовательные тематические блоки
Например, первые 20 минут посвящены обсуждению финансовых вопросов, следующие 20 — юридических, затем 20 минут на технические аспекты и так далее. Это особенно удобно для мероприятий с большим количеством участников, которые не всегда располагают временем. Так они могут чётко определить, когда именно их присутствие критически необходимо, а когда можно отлучиться по другим важным вопросам, рассказала эксперт по деловому этикету Татьяна Баранова.
3. Установить правила: порядок выступлений, временные рамки
На них участники смогут ориентироваться во время созвона. По словам бизнес-тренера и эксперта по деловому этикету Татьяны Барановой, правила могут включать:
- порядок выступлений
- временные рамки и требование ориентироваться на таймер
- схему работы с вопросами (сразу ли слушатели задают их спикеру или в самом конце будет сессия вопросов и ответов)
- нормы уважительного отношения друг к другу — не перебивать говорящего («правило одного микрофона»), говорить только по существу, помнить о корректной тональности общения
- уведомление о ведении записи на мероприятии
- информацию о том, кто отвечает за конспект встречи и рассылку участникам итогов (или указание, что это автоматически делает ИИ-помощник)
- информацию об отправке материалов участникам после встречи (часто слушатели задают один и тот же вопрос: можно ли будет потом получить презентацию спикера или файл?).
4. Разослать приглашения и описание онлайн-встречи участникам
Текст приглашения должен представлять собой краткое саммари: что вы будете обсуждать, зачем и почему. Участники заранее должны знать, какие у вас ожидания от встречи. Так они смогут заранее подготовиться, будут понимать, с какими идеями прийти, что прочитать и так далее.
Качественная подготовка материалов для выступления сильно экономит время на дополнительные объяснения и вопросы во время проведения встречи. А если такие материалы рассылаются участникам заблаговременно, чтобы они успели с ними ознакомиться, то это автоматически повышает качество и эффективность любого мероприятия.
5. Назначить модератора, если на встрече более 4 участников
На встречи с 4 участниками и более лучше приглашать модератора, который будет следить за временем, направлять обсуждение в нужном направлении и поможет соблюсти регламент.
6. Проверить техническую сторону
Убедитесь, что сервисы работают без перебоев, а участники умеют ими пользоваться. Технические неполадки раздражают и отвлекают от темы, поэтому стоит отнестись к этому серьёзно. Проверьте работу микрофона, платформы, проведите тестовый запуск.
Что необходимо сделать во время встречи
1. Озвучить тему, цель и вопросы
В самом начале встречи проговорите, что вы будете обсуждать, к какому результату должны прийти, чтобы участники могли сфокусироваться на главном.
2. Использовать таймер для выступлений
Если на встрече есть модератор, за тайминг созвона обычно отвечает он. Удобное решение — устанавливать таймер на каждый тематический блок встречи. Таким образом участники смогут видеть, когда завершится обсуждение текущего вопроса. Этот способ особенно эффективен для крупных команд и длинных совещаний.
Многие сервисы для видеозвонков на работе предлагают встроенные функции контроля времени. Включать таймер можно и во время созвонов в МТС Линк Встречах. Инструмент помогает придерживаться отведённого времени для выступления спикера, презентации, брейнсторма и других задач.
Таймер в сервисе МТС Линк Встречи
3. Обсуждать действительно важное
Старайтесь обсуждать только те вопросы, которые стоят на повестке дня. Дополнительные и менее важные задачи можно решить отдельно, например, в корпоративном чате или включить их в следующий созвон. Когда кто-то из участников начинает говорить на отвлечённые темы, стоит тактично напомнить о главной теме, правилах и ограниченном времени. Этот шаг обычно также находится в компетенции модератора.
Модератор должен отслеживать любые отклонения от повестки и стараться их тактично, но чётко и оперативно пресекать. Это же касается и параллельных дискуссий в чате: если во время выступлений там разворачиваются отвлекающие дебаты, стоит напомнить всем, что чат предназначен только для технических вопросов или отправки ссылок.
При этом хороший модератор знает, что идеальная онлайн-встреча — это не только про чёткое следование плану, а ещё и про гибкость, внимание к происходящему здесь и сейчас. Иногда можно отойти от пункта плана, если он теряет значимость, и сосредоточиться на реальных желаниях и потребностях участников.
4. Делать заметки
Фиксируйте важные детали и договорённости, чтобы к ним можно было вернуться позже и не тратить время на попытку вспомнить свой вопрос.
5. Допускать короткие паузы
Если разговор затягивается, сделайте паузу. Когда обсуждение какого-либо вопроса идёт слишком долго, договоритесь о продолжении в другое время. Но при этом избегайте слишком частых перерывов. Они снижают концентрацию внимания и увеличивают общее время созвона. Оставляйте лишь короткие интервалы для отдыха и освежения мыслей.
6. Внедрять интерактивы, инструменты визуализации
С их помощью можно сделать более интересными долгие и монотонные выступления спикеров.
Во время онлайн-встречи на платформе МТС Линк участники могут визуализировать свои задачи или совместно работать на интерактивной доске. В МТС Линк Досках удобно проводить брейнстормы, разряжать атмосферу с помощью айсбрейкеров, фиксировать информацию и возвращаться к ней даже после мероприятия.
Совместная работа на онлайн-доске во время созвона
7. Завершать созвон вовремя
Даже если успели обсудить не все пункты, заканчивайте встречу в запланированное время. Оставшиеся вопросы перенесите на следующий созвон, чтобы поддерживать дисциплину и уважение ко времени всех участников.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете повысить эффективность видеозвонков на работе, сократить потери времени и добиться максимальной отдачи от мероприятий. Грамотное управление временем созвонов поможет выстроить успешную коммуникацию и достичь поставленных бизнес-целей.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту