Онбординг сотрудников

«Onboarding» переводится с английского как «на борт», то есть означает, дословно, погружение в новую атмосферу. Есть онбординг персонала, а еще — онбординг пользователей или онбординг клиентов.

У онбординга пользователей в любых сферах одна цель — обеспечить вовлеченность аудитории и работу с лояльностью. В период, когда новые продукты адаптируют под рынок, нужно время, за которое клиенты узнают о них и заинтересуются. Для того, чтобы это точно произошло, и с наибольшей эффективностью, проводят онбординг пользователей. Ведь то, сколько будет стоить продукт, напрямую зависит от того, сколько людей в него влюбятся. Расскажем в статье подробнее про онбординг: что это такое простыми словами, зачем он нужен и как его проводят.

Что такое онбординг персонала и зачем он нужен

Чтобы новый человек адаптировался быстрее, проводят онбординг новых сотрудников. Это — плавная адаптация, которая происходит благодаря знакомству новичка со всеми аспектами фирмы: от корпоративной культуры до должностных обязанностей.

Онбординг помогает новенькому постепенно войти в курсе дела и понять свою должность. За этот период становится ясно, останется ли человек в компании. Чтобы не потерять сотрудника, онбординг от HR-персонала должен плавно погрузить новичка в работу. Методы для лучшей адаптации оставлены на усмотрение работодателям. Помимо трудоустройства, онбординг может стать незаменимым инструментом в случае, когда сотрудники переходят в другие отделы компании.

Культура многих организаций предполагает, что онбординг — только формальность, которая никак не влияет на итоговую текучку кадров. Это не так. Онбординг может быть простым и эффективным. Как? Поговорим об этапах адаптации новых сотрудников и рассмотрим основные инструменты онбординга!

Онбординг: адаптация до первого рабочего дня

Онбординг в рекрутинге — это процесс, состоящий из нескольких этапов. Поговорим о первом из этих этапов — от собеседования до первого рабочего дня в компании. Обычно, адаптация персонала в компании ложится на плечи HR-специалиста или непосредственного наставника новичка. Хотите понять, как реализовать грамотный онбординг новых сотрудников? Давайте разбираться!

Еще до вступления нового человека в должность начинается его адаптация на рабочем месте. Прежде, чем сотрудник придет в компанию, приготовьте все для приятного начала его первого дня. Важно: большинству заранее хочется знать, что их ожидает на новом месте. Кто-то хочет произвести впечатление, кто-то — быть максимально эффективным, а кто-то — не хочет выглядеть глупо в джинсах и футболке, если в компании введен классический дресс-код. Поэтому сообщите о подобных нюансах еще на этапе проведения собеседования и знакомства. Формирование мнения о рабочем месте начинается уже с первых минут. Будьте открыты, приветливы и дружелюбны. Если новый сотрудник будет чувствовать, что в организации есть человек, хорошо к нему расположенный, это поможет быстрее освоиться и не растеряться от обилия незнакомых людей и задач.

Подготовьте рабочее место новичка

Важно оставить положительное впечатление о компании, чтобы компетентный кадр не предпочел других работодателей. Заранее стоит позаботиться о таких нюансах:

• Рабочее место: мебель, оборудование, доступ к проветриванию, освещение и другие аспекты.
• Исправность техники (компьютер, принтер при необходимости, дополнительные кабели, переходники и «бесперебойники») и ее подключение к локальной сети компании и Интернету.
• Доступ к учетным записям, внутренним дискам и общим папкам в корпоративной системе (логины, пароли).
• Установите нужное программное обеспечение.
• Выделите канцелярские принадлежности.
• Отправьте человеку заранее униформу и бейдж, если того требует корпоративная культура.

Если вы ранее не проводили онбординг, примеры других компаний помогут сделать все правильно. Почитайте на сайтах конкурентов, какие приемы они используют для организации здоровой атмосферы в коллективе. Возьмите на вооружение самые удачные идеи. А мы дадим общие советы, которые позволят сделать все правильно.

Чем меньше бюрократической волокиты, тем лучше!

Чтобы не затягивать заключение договора и его проверку, заранее подготовьте следующие документы:

• Трудовой договор.
• Соглашение о неразглашении (договор о сохранении конфиденциальности).
• Согласие на обработку персональных данных.
• Дополнительные соглашения (если будут).
• Основные положения компании для ознакомления нового сотрудника.
• Запросите банковские реквизиты нового сотрудника.

Лайфхак! Чтобы ускорить трудоустройство, можно запросить личные данные (документы и банковскую карту для зарплаты) по электронной почте. В ответ на письмо отправьте новичку материалы о компании. Так он спокойно прочтет о компании в удобное время.

Подключите к адаптации нового сотрудника его будущих коллег

Онбординг в HR — не панацея. Лучше, когда не одни HR-специалисты занимаются адаптацией новичков. Почему? Вот несколько причин:

1. HR-служба не знает всех тонкостей должности.
2. Специалисты из кадровой службы не общаются с непосредственными коллегами новенького столько, чтобы понимать наилучший способ гармонизации психологического климата.
3. Ресурсы HR конечны, ведь помимо онбординга у этого отдела есть еще куча задач.

Процесс онбординга невозможен без участия непосредственного руководства.

Во-первых, чтобы выстроить конкретные планы работы и результатов, нужно изучить новичка с разных сторон. В том числе, оценить его личные качества, понять, насколько он командный игрок, и какие задачи ему лучше всего поручать.

Во-вторых, предварительное знакомство с будущим начальником может помочь новичку расслабиться и влиться в коллектив.

И, в-третьих, кто, если не начальник, сможет глубоко погрузить только что пришедшего кадра в специфику работы на новом месте.

Руководителю проще организовать знакомство пользователей, чем сотруднику HR-отдела. Когда новичка представляет коллегам начальник, это сразу вызывает расположение со стороны сотрудников. Сам новый работник тоже будет чувствовать себя увереннее.

Онбординг новичка: ему стоит знать про компанию все

Лучшие результаты дают те работники, личные принципы которых совпадают с корпоративными целями. Поэтому новичка стоит погрузить в атмосферу компании и показать, какие ценности у коллектива. Рассказываем, как это сделать быстрее и проще всего без потери эффективности:

• Покажите сотруднику видео приветствие от генерального директора (если оно есть);
• Предложите посмотреть презентацию о компании, узнать ее историю и достижения;
• Познакомьте человека со штатным расписанием. Это поможет новичку понять, какие должности его окружают, и кто за ними стоит;
• Покажите распорядок дня и расписание планерок. Сотруднику стоит знать, кто будет на них присутствовать, и какую информацию ему нужно будет готовить для отчетов.

Если в компании есть материалы для обучения новых сотрудников, это дополнительный плюс.

Цифровой онбординг: пригласите новичка в корпоративные чаты

Расскажите новому сотруднику, в каком приложении коллеги общаются между собой. Это может корпоративный или публичный мессенджер. А еще — подпишитесь на него в социальных сетях. Так человек сможет понять, в какой форме общаются между собой в коллективе, а в дальнейшем — будет быстро узнавать все новости и поручения.

Часто сотрудники сами презентуют себя в соцсетях, как часть компании. Для новичка это — дополнительная мотивация и более глубокое понимание ценности своего трудоустройства.

Как сделать онбординг в первый день работы

Как только новичок приступит к работе, онбординг закончится. Точно? Конечно, нет! Даже самый экстраверсивный темпераментный человек может переживать, находясь в незнакомой обстановке с чужими людьми. Со всех сторон сыплется новая должностная информация, параллельно — куча новых имен, незнакомые коридоры и кабинеты, оповещения в мессенджерах.

Ниже рассказываем, как простой онбординг в первый день работы поможет новенькому быстрее влиться в рабочую колею!

Определите наставника

Оптимально — кого-то из числа коллег, а не руководителя отдела. Так обеим сторонам будет комфортнее, ведь они будут наравне. Наставники помогают запомнить имена новых коллег и знакомят человека с его обязанностями. Адаптация включает экскурсии по офису и поддержку на первых этапах.

Хотите, чтобы новичок начал работу комфортно и результативно? Тогда он должен знать всё: от кофеварки и курилки до местонахождения цветного принтера и заначки с шоколадками.

Покажите сотруднику культуру компании на практике

Информацию о компании вы уже рассказали ранее. Теперь разъясните, как это работает на конкретных примерах. Ключевые лица компании должны объяснить, как ценности компании помогают человеку личностно и профессионально расти. А еще — как пренебрежение корпоративной культурой рушит всю систему и снижает КПД.

Организуйте онбординг специалистов с помощью знакомства с коллективом и работой в позитивном ключе

Поговорите с новым сотрудником об уникальности вашей компании и важности ее работы. Исключите информацию о конфликтах в коллективе или «плохом характере» кого-то из руководства.

Система онбординга предполагает обмен опытом. Лучше делиться лайфхаками, как стать ценным работником. Расскажите о навыках и достижениях ТОПовых экспертов в вашей компании вне зависимости от специализации. Пусть новичок, в свою очередь, опишет свои плюсы и минусы наставнику. Так будет проще выстроить дальнейшее взаимодействие, а еще — это поможет наметить точки роста нового человека.

Онбординг: как провести его после первого рабочего дня

Онбординг завершается не через условные две недели и точно — не сразу после устройства на работу. Он заканчивается только тогда, когда новичок полностью погружается в бизнес-рутину и становится частью коллектива. Поэтому после первого дня в компании адаптация продолжается. Сколько она займет — вопрос индивидуальный.

Продумайте план работы и конкретизируйте результаты с уточнением даты

Здесь важно проявить терпение: новичка не нужно «с порога» заваливать задачами, иначе он попросту выгорит. Начните с нескольких наиболее простых задач, постепенно нагружая человека в рамках его обязанностей.

В больших компаниях, например, в Google, применяют специальную программу «OKR». Она помогает генерировать измеримые цели и привлекать к их реализации весь коллектив. Таким образом удастся показать новенькому, как его действия помогает всей команде, и тогда он станет принимать все более взвешенные решения, сконцентрировавшись на целях.

Работайте над коллективизмом

На работу всегда влияет то, какая атмосфера царит вне рабочей зоны. Поэтому важна поддержка корпоративных мероприятий. Так можно беспроблемно сплотить коллектив. В дальнейшем сотрудники становятся доброжелательнее друг к другу, и им проще объединиться, чтобы решать рабочие задачи.

Вдохновляйте

Поддерживайте новичка, ведь каждый был на его месте, и вы в том числе. Пусть вышестоящее руководство или успешные коллеги делятся своим опытом и знаниями. Не допускайте буллинга!

Отмечайте успехи новичка и поздравляйте с первыми значительными сроками на новом месте

Поздравьте с первой рабочей «годовщиной», чтобы сотрудник понял, что в нём нуждаются и что его замечают. Также он ощутит, что уже и сам приобрел лояльность к фирме, а анализ успешных дел за прошедший период отметет в сторону негативные мысли.

Получайте обратную связь

Совершенству нет предела! Вот и хороший онбординг компании всегда может стать лучше. Периодически проводите опросы и составляйте анкеты, чтобы дать оценку удовлетворенности персонала работой. Всегда анализируйте рабочие процессы и этапы онбординга и думайте, что можно усовершенствовать (и улучшайте это в итоге).

Онбординг: как провести его на удаленке

В нынешних реалиях многие фирмы перевели свою работу на удаленный формат. Но это не освобождает ни одну компанию от того, что им нужно провести адаптацию любого вновь принятого сотрудника. Как провести онбординг менеджера, финансиста или любого другого работника дистанционно? Об этом поговорим ниже!

Подготовьте программы адаптации

Чтобы избежать суеты и траты времени на ненужные действия, продумайте заранее, как программа онбординга может быть максимально эффективной. Предусмотрите в плане следующие моменты:

• Задачи на период испытательного срока.
• Кто будет наставником.
• Результаты и показатели за этот период.
• График созвонов с наставником и руководителем.
• Перечень информации с указанием сроков, с которой нужно ознакомиться новичку.

Подготовьтесь к трудоустройству

То есть подготовьте документы для трудоустройства и отправьте человеку информацию о компании. Важно поддерживать с ним связь: новая работа всегда вызывает уйму вопросов, тем более, если она удаленная. Поэтому перед началом работы, постарайтесь исчерпывающе ответить на все вопросы нового сотрудника. Предупредите о потенциальных сложностях дистанционной работы.

Видео онбординг: как организовать первый рабочий день удаленно

Часто компании предлагают корпоративные ноутбуки, удаленное рабочее пространство, VPN и другие ресурсы. Важно предоставить работнику все доступы, пароли, объяснить работу со специфическими программами, если такие есть. А еще — у нового сотрудника должен быть список нужных контактов.

Ознакомительный созвон и назначение новичку наставника

Первый день уместно начать с организационной встречи. Это поможет сотруднику познакомиться с частью коллег и настроиться на работу.

Как и в офлайн режиме, стоит назначить новичку компетентного наставника, который будет на связи со своим протеже. Это должен быть коммуникабельный человек, который будет поддерживать и неформальное общение в том числе: спрашивать, как дела, что нового, и оказывать психологическую поддержку. Приятельское общение — залог эффективного взаимодействия коллег между собой.

Предоставьте постоянную поддержку

Обеспечьте сотрудника постоянным открытым доступом к технической или информационной поддержке. Сообщайте обо всех мероприятиях, трансляциях и встречах.

Обратная связь

Онбординг сотрудников — первый этап на пути к гармоничной дистанционной работе. Но чтобы удаленка не превратилась в хаос, важно давать и адекватно воспринимать обратную связь.

Периодически общайтесь с руководителями в разных подразделениях и рассылайте сотрудникам анкеты и опросники. Перед окончанием испытательного срока свяжитесь с новичком, чтобы лично обсудить, насколько успешно прошла его адаптация.

Автоматизация на максимум!

Автоматизируйте процесс подбора и адаптации персонала. Как? В удаленной работе часто пригождаются сервисы, которые оптимизируют работу: готовят аналитику, упрощают поиск данных, показывают отчетность и многое другое. Список полезных программ можно найти в интернете или у службы поддержки любой компании.