Что такое online-конференция и как ее использовать

Онлайн-конференция — это удаленное обучающее мероприятие, презентация или совещание в режиме реального времени. Бывает в аудио и видеоформате. Второй вариант максимально приближен к бизнес-встрече и потому более эффективен в решении задач. В статье рассказываем о плюсах этого формата и раскрываем организационные секреты.

Конференции онлайн бесплатно

5 преимуществ онлайн-конференций

Расширение географии

Видеоконференции упрощают привлечение партнеров и клиентов из других регионов. При этом компании не ограничены посадочными местами и могут приглашать тысячи участников одновременно.

Кроме того, для интернет конференции проще получить согласие известного или иностранного спикера. Ведь ему не приходится жертвовать личным временем.

Упрощение обучения

Речь идет об институтах и ВУЗах, а также о повышении квалификации и семинарах для уже аккредитованных сотрудников. ВКС упрощает учебный процесс и помогает развитию навыков. Разница в том, что для обучения через интернет в любой области нужно подключаться онлайн-группой или индивидуально, а все материалы пересылают с помощью ссылок, в рамках выбранной платформы для обучения. К ним, в отличие от очной лекции, можно вернуться в любой момент.

Например, работники могут повысить квалификацию через несколько полуторачасовых семинаров. Им не надо являться к себе в организацию — можно сделать это удаленно. Для управления обучением достаточно актуального представителя от компании и камеры.

Ускорение коммуникации

Обучение удаленных сотрудников становится проще и быстрее — никто не тратит время на дорогу и согласование даты встречи. В компаниях с разветвленной сетью филиалов информация о новых продуктах приходит в регионы своевременно. К тому же хороший современный сервис ВКС позволяет организовать не только вебинары, но и тренинги для получения практических навыков.
«Постоянно повышайте профессиональный уровень сотрудников вашей компании. Используя вебинары, вы сможете оперативно и качественно проводить обучение персонала даже в самых отдаленных районах — так вы повысите эффективность вашей компании в целом»

Сергей Плехов, заместитель генерального директора АО СК «СОГАЗ-Мед»

Деловая коммуникация с партнерами и командой упрощается по той же причине. Ведь логистика людей даже в одном городе сложнее созвона — нужно выбрать удобные время и дату, кто-то заболеет и не придет. С видеоконференцией решить эту задачу проще.

Встречи от МТС Линк для проведения онлайн-конференций

Экономия на организационных расходах

Компании не придется тратить деньги на командировки, трансфер и гостиницу спикера. Кроме того, на некоторых площадках можно проводить онлайн-конференции бесплатно. Условием обычно становится небольшое количество собеседников.

Организуя крупные мероприятия в удаленном формате, вы экономите на кейтеринге и печатной продукции. Освободившиеся средства можно направить на крутые технические решения.

«Онлайн обеспечивает большой комфорт для бизнеса. Бизнесу не нужно снимать человека с работы на целый день, не нужно арендовать зал, думать, куда повесить проектор или поставить флипчарт. За бизнес уже подумали — нужно лишь не отвлекать человека во время обучения»

Антон Кутин, тренер «ОТП-Банка»

Запись встречи

Интернет-конференцию можно записать и выложить в общее рабочее пространство. При необходимости участники самостоятельно освежат в памяти информацию, не отвлекая коллег. Второй плюс записей в том, что их смогут посмотреть люди, пропустившие встречу онлайн. Вам не придется назначать дополнительный созвон или делать заметки для отсутствующих.

Запись крупных совещаний можно выкладывать в бесплатный свободный доступ и распространять, тем самым повышая узнаваемость бренда. Нередко интернет конференция становится отдельным продуктом — запись обрабатывается и продается как полезный контент.

Как организовать крупную онлайн-конференцию

Здесь мы сделаем акцент на внешних мероприятиях с высокой посещаемостью. Обучение и коммуникация внутри компании выстраивается по схожему принципу, но менее масштабно. Для своих сотрудников и коллег не нужно запускать рекламу, делать лендинги, искать партнеров. Организационный процесс состоит из 13 этапов.

Разработайте программу видеоконференции

За пару месяцев до желаемой даты определитесь с целевой аудиторией и ключевой идеей, от которой будете отталкиваться при формировании сетки докладов. Каждое выступление должно логически продолжать предыдущее, по частям раскрывая центральную тему. Это похоже на обучающий курс — отдельный доклад как урок.

Помимо правильной структуры, важно продумать способы вовлечения слушателей. Чтобы активизировать людей, включите в ивент интерактивные элементы: игры, конкурсы, розыгрыши, опросы. Используйте наглядные материалы. Например, иллюстрируйте сложную информацию инфографикой.

Соберите команду

Когда определитесь со структурой, приступайте к поиску людей. Для участия понадобятся:

• Модератор. Открывает и закрывает сессии, представляет спикеров и заполняет паузы в эфире.
• Координатор. Помогает модератору, общается в чатах, анонсирует следующие доклады, организует активность участников.
• Технические администраторы. Транслируют конференцию, отвечают за изображение и звук.
• Тайм-кипер. Следит за последовательностью выступлений и сигнализирует спикеру, что время доклада заканчивается.
• Главный организатор. Координирует совместную работу и решает форс-мажорные ситуации.

Помимо основной команды нужны копирайтер и дизайнер, специалист по таргетированной и контекстной рекламе, производитель мерча.

Встречи от МТС Линк с записью вебинара

Составьте календарный план с указанием ответственных лиц

С зафиксированными обязанностями и дедлайнами легче отслеживать ход работ и избегать проблем в команде. Можно планировать видеоконференцию на канбан-досках или в Excel.

Найдите спикеров

Начинайте поиск за два месяца до ивента. Можно искать внешних спикеров или готовить своих специалистов. Желательно, чтобы у каждого из них был опыт создания презентаций и выступлений онлайн. Доклад разрабатывает сам спикер.

Приглашенные эксперты не обязательно должны быть звездами в своей нише с высокой оплатой за выступление. Ищите специалистов из сферы, которую затрагивает тема мероприятия. Вместо оплаты вы можете предложить большую лояльную аудиторию и рекламу спецпредложения выступающих.

Создайте и запустите лендинг

Также за два месяца до назначенной даты создайте информативную страницу для регистраций. Укажите тему и расписание докладов. В следующем блоке расскажите о спикерах, добавьте согласованные фото. В нескольких местах разместите форму для вопросов и кнопки для регистрации.

Анонсируйте ивент в социальных сетях и на сайте

Сразу после запуска лендинга напишите посты с анонсом мероприятия. Расскажите коротко, чем полезна конференция, кому она будет интересна и когда пройдет. Добавьте информацию о спикерах и расписание с темами.

Новости часто теряются в ленте у пользователей, поэтому можно написать серию таких постов с разной подачей. Главное — не публиковать их слишком часто. Продолжайте бесплатное продвижение весь подготовительный период. Если у вас есть готовая клиентская база, создайте цепочку писем с приглашением на конференцию и полезным тематическим контентом.

Выберите программу для конференций

Идеально стабильных сервисов не бывает, поэтому выберите несколько вариантов и проведите серию тестовых подключений на каждом. Обычно площадки предлагают бесплатные пробные версии. Выберите самый стабильный сервис с быстрой технической поддержкой. В остальном отталкивайтесь от функций, которые вам потребуются.

Обычно на ивентах нужны видео, чат, онлайн-доска, обмен файлами, хранилище, демонстрация экрана, тесты и опросы. Желательно, чтобы вы могли записать, скачать видеоконференцию или сохранить ее в облаке сервиса.

Помимо задач следует учитывать количество участников, которые подключатся к эфиру. Одни сервисы вмещают до 100 тысяч зрителей одновременно. Другие — 50 человек.

Отдельный вопрос — цифровая безопасность. Если вы планируете обсуждать закрытую информацию, уделите внимание тому, как площадка хранит данные. Возможно вам подойдет серверная система видео-конференц-связи. Она устанавливается на оборудование заказчика, и он полностью контролирует доступ.

Также нужно уделить внимание уровню привязки рабочих процессов к видеосвязи. Подумайте, насколько нарушатся рабочие процессы при потере доступа. Например, при уходе выбранного приложения с рынка. Если риск велик, присмотритесь к установке собственного оборудования.

Встречи от МТС Линк позволяет работать из облачной и серверной версии

Найдите партнеров

Примерно за месяц до конференции начните поиск компаний, с которыми вы работаете на одном рынке, но не имеете пересекающихся интересов. Договоритесь о публикации постов или короткой рассылке с рассказом о вашем ивенте. Это станет хорошим источником теплого трафика.

В обмен вы можете разместить спецпредложения партнеров на виртуальной доске во время мероприятия или написать такие же рекламные посты.

Запустите рекламу на посадочную страницу

Начните платное продвижение за две-три недели до проведения конференции, чтобы получить больше регистраций. Когда соберете достаточно лидов, запустите рассылку для прогрева аудитории. Отправляйте полезный контент на тему докладов, информацию о спикерах, отзывы участников прошлых мероприятий.

Накануне, в день ивента и за час до начала отправьте всем зарегистрированным подписчикам напоминание с датой и временем. Эти простые действия хорошо повышают доходимость на конференцию.

Отправьте спикерам шаблон для презентации

За месяц до назначенной даты спикерам нужно начать разработку доклада. Сначала можно определить основной посыл, тезисно набросать и согласовать структуру выступления. Затем — доработать форму и сделать несколько прогонов. Предупредите, что есть ограничение по времени. На один доклад обычно отводится не больше 40 минут.

Обсудите и отрепетируйте выступление

За две недели до мероприятия соберите окончательные варианты докладов и проведите репетиции. Желательно, чтобы спикеров прослушали эксперты и не эксперты. Первые дадут обратную связь по содержанию. Вторые помогут улучшить структуру доклада и само выступление.

Также проведите тестовое подключение к приложению всех сотрудников, которые будут в нем работать.

Подключите форму для сбора отзывов

Электронная конференция обычно предполагает сбор обратной связи от участников. Расскажите и покажите участникам, где можно оставлять вопросы и отзывы. В одном месте вам будет удобнее их обрабатывать.

Продумайте тактику поведения при форс-мажорах

Ивенты в онлайн редко проходят точно по плану. Сбоит оборудование, спикеры срывают тайминг, а зрители не могут подключиться. Предусмотреть все не получится, но в ваших силах провести подготовительную работу.

• За несколько часов до мероприятия проверьте интернет, работу сервиса, камер и микрофонов.
• Создайте дополнительные каналы связи для спикеров и команды, оповестите всех и запросите подтверждение.
• Заранее решите, что вы будете делать, если спикер опаздывает или возникли помехи в вещании.
• В начале ивента расскажите участникам о правилах мероприятия: куда писать вопросы, за что можно получить бан, как действовать при отсутствии звука и видео.
• Придумайте интерактивы для заполнения возникших перерывов: конкурсы, обсуждение со зрителями в чате, перенаправление людей в социальные сети для подписки.

Где используют видеоконференцсвязь

Удаленные конференции используют для координации, консультирования и обучения практически во всех сферах, полностью или частично перешедших в онлайн. Например:

• здравоохранение;
• промышленность;
• образование;
• научные исследования;
• рекрутинг;
• госсектор;
• торговля;
• ИТ.

9 сервисов для видеоконференций

Собрали для вас площадки с бесплатными тестовыми периодами, разной вместимостью и функционалом:

• Встречи от МТС Линк. Видео конференц связь онлайн до 100 спикеров и 10000 участников, работа из браузера, коробочной версии и приложения для конференций.
• COMDI. Платформа для создания виртуальных конференций любого масштаба и сложности.
• GoToMeeting. Работает из браузера и приложения для мобильных устройств, вмещает от 150 до 3000 человек в зависимости от тарифного плана
• Free Conference Hall. Простой сервис для проведения вебинаров и встреч с вместимостью до 1000 человек.
• TrueConf. Российская платформа для видеоконференций с коробочной и облачной версией.
• Proficonf. Конференции в сети интернет до 250 участников в зависимости от тарифа, связь через браузер.
• Skype. Платформа для проведения мероприятия через браузер или приложение, можно подключать до 50 человек.
• Google Meet. Подключение с любого устройства, от 100 до 500 человек в зависимости от тарифа, можно проводить онлайн конференции бесплатно.
• VideoMost. Российское решение для видеоконференцсвязи с локальной версией и приложением, одновременно могут говорить и слушать друг друга 100 человек.

Чек-лист: как организовать интернет-конференцию

• Начинайте продумывать структуру мероприятия заранее — минимум за пару месяцев.
• Определите центральную идею, на которую будут ориентированы все доклады, дизайн и мерч.
• Соберите полноценную команду и назначьте ответственных за онлайн конференц связь на каждом этапе и детали организации.
• Составьте пошаговый план с указанием дедлайнов и исполнителей.
• Проведите серию бесплатных тестовых подключений и определите наиболее стабильную площадку.
• Придумайте, что вы будете делать если видео-конференц-связь прервется или станет нестабильной.
• Найдите или подготовьте спикеров, вызывающих доверие у целевой аудитории.
• Подготовьте презентации, лендинг и разместите анонс события в соцсетях и на сайте.
• Обсудите со спикерами их выступление — каждый доклад должен быть коротким, простым и динамичным, не больше 40 минут.
• Найдите партнеров и запустите платную рекламу посадочной страницы.
• Накануне ивента проверьте, как работает видео-конференц-связь, готовы ли спикеры и модераторы.
• За неделю или две запустите рассылку с полезным контентом и напоминаниями для зарегистрированных участников.