Удалённая работа по Agile: Kanban и Scrum. Гибкие методики работы в онлайн-формате

Удалённая работа в связи с коронавирусом заставила нас проявить гибкость. Приходится добиваться быстроты и слаженности в условиях, когда все далеко друг от друга. Если вам хочется решать задачи быстрее, точнее и с меньшими финансовыми потерями, попробуйте инструменты, описанные ниже. Вашему вниманию — обзор популярных «гибких» методик совместной работы.

Agile: «гибкий» не значит «хаотичный»

События последних дней заставили убедиться: традиционное управление проектами со скрипом адаптируется в мире быстрых изменений. Но есть альтернатива. 

Происхождение понятия
«Agile» с английского переводится как «проворный», «подвижный». Основные идеи были сформулированы в «Agile-манифесте» 2001 года. Тогда «гибкая философия» служила только IT-специалистам, но сейчас agile-подход используют даже в финансовых отделах.

Кому подойдёт

Agile для уникальных, сложных проектов, требующих быстрой реализации.

Как это работает

Для «гибкого» подхода характерно:

• Недолгосрочное планирование

Agile не просто готов к переменам — он ждёт их. Даже на поздних стадиях разработки. При таком подходе нет смысла загадывать на 5 лет вперед.

• Небольшая команда

5-9 человек. Важна активность каждого — в большой команде выслушать всех невозможно.

• «Продвинутые» участники

Agile не для консерваторов, диктаторов или «одиночек». Когда собираете коллектив, учитывайте не личные успехи каждого, а их умение работать в команде, коммуникативные навыки, инициативность и знания в смежных областях.

• Самоорганизация

Здесь нет человека, который несёт всю ответственность за проект в одиночку. За результат работы каждый член команды отвечает перед собой и коллегами.

• Контакт с заказчиком

Работа начинается с того, что представитель бизнеса формулирует, что именно хотят получить его клиенты. Возможность уточнить этот запрос, согласовать приоритеты, получить обратную связь — то, что делает agile-подход ещё эффективнее.

• Ориентация на MVP

MVP — минимально жизнеспособный продукт. Agile начинается с определения минимума, отвечающего требованиям проекта. Такой продукт будет сделан и протестирован быстрее, а значит быстрее попадёт на рынок.

Пример

Самые популярные agile-фреймворки — это Kanban и Scrum. Ниже рассмотрим каждую методику подробнее.

Что почитать

Для погружения в тему: Agile-манифест и Декларацию взаимозависимости.

Kanban: когда задачи идут непрерывным потоком

Представьте, что вы можете «дирижировать» частями конвейера: дополнительно нагружать одни и отключать другие.

Происхождение понятия
Kanban – японский термин, которым в XX веке описывали производство компании Toyota: в основу положен конвейерный метод в сочетании с разной скоростью выполнения операций. На такой подход японцев натолкнула работа супермаркетов, где товары добавляют на полки по мере того, как их опустошают покупатели.

Кому подойдёт

Kanban для проектов, где важнее быстро реагировать на изменения, чем следовать плану. Например, для разработки нового функционала программного обеспечения, создания контента онлайн-курса. Если хочется протестировать Agile с минимальными рисками, выявить причины «застоя» в рабочих процессах, сделать команду адаптивнее – Kanban подойдёт.

Как это работает

Kanban обеспечивает прозрачность рабочего процесса путем визуализации. Процесс строится поэтапно:

1. Формулировка задач

Команда получает запрос. Например, на создание нового функционала в продукте. Если задача большая, ее дробят на несколько маленьких. 

Важно: в Kanban задачи должны быть примерно одинаково трудоёмкими. Это помогает обезопасить членов команды от неравномерной нагрузки.

2. Внесение задач на доску

Команда вносит задачи в виде карточек на физическую или электронную kanban-доску. Карточки в зависимости от срочности задачи могут иметь разный цвет.

3. Движение по доске

Карточки передвигают по доске, дублируя продвижение работы: например, «новая задача», «в процессе», «на доработке», «выполнено» или «отменено». Важно установить ограничение по количеству задач, которые могут единовременно находиться в одном столбце.

4. Оптимизация

С помощью метрик, которые рассчитывают время простоя на каждом этапе, команда ищет пути оптимизации процессов. Примеры метрик: Cycle Time (время с начала работы до завершения), Lead Time (с ожидания в очереди до завершения), Wasted Time (простой в очередях), Effectiveness (только рабочее время).

Пример

В отделе разработки онлайн-кинотеатра ivi висит доска со столбцами  «to do», «in progress», «review», «test», «done», где члены команды клеют и передвигают стикеры с задачами.

Что почитать

Для подробного изучения: Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile».

Kanban-online. Инструменты для удалённой работы

Kanban-доску можно оформить не только на стене в офисе, но и онлайн. Вот ряд сервисов, которые помогут вам организовать работу в стиле Kanban:

• Trello, Asana, MeisterTask

Популярные, интуитивно понятные сервисы.  Особенно удобно, что ими можно пользоваться через приложение.

• Доски с kanban-метриками

KanbanTool, KanbanFlow, Kanbanize. Удалённая работа через эти сервисы сопровождается отслеживанием всех важных временных параметров.

• Платформа для конференц-звонков

Помимо совместной работы через kanban-доску, вам придётся организовывать онлайн-встречи для обсуждения направлений работы, сбора обратной связи, обмена мнениями – платформа с широким функционалом поможет вам максимально вовлечь участников. 

О том, как эффективно проводить совещания в условиях удалённой работы, читайте в этой статье.

Scrum: есть слона по «итерациям»

Происхождение понятия
Чтобы понять суть scrum-формата, достаточно вспомнить, что «скрамом» называется схватка сокомандников перед началом игры в регби. Этот элемент показывает важность слаженной работы для завоевания победы.

Кому подойдёт

Резкий  переход на scrum – это большой риск. Лучше это делать при участии опытного agile-тренера. Но если очень хочется, то попробуйте реализовать scrum-подход в одном небольшом проекте.

Как это работает

Scrum-процесс строится так:

1. Получение запроса

Product Owner (заказчик) формулирует потребительские запросы в Product Backlog (журнал требований к продукту).

2. Начало итерации: планирование

Scrum-мастер (модератор рабочего процесса) организует встречу, на которой команда формирует пул задач на спринт и согласовывает их с заказчиком. Обсуждается сложность, риски, трудозатраты, бизнес-ценность. Эти задачи фиксируют в журнале требований к спринту и не меняют во время спринта.

3. Спринт

Так называется промежуток времени от недели до месяца, когда команда выполняет задачи, обозначенные на этапе планирования.

4. Стендапы

Ежедневные летучки на 15 минут, на которых члены команды отвечают на 3 вопроса: «Что вы делали вчера?», «Что сделаете сегодня?», «Какие есть сложности?». Цель таких встреч — обеспечить полную прозрачность процесса работы команды для каждого сотрудника. Интересная особенность: в офлайн-формате летучки проходят, действительно, стоя. Это помогает поддерживать динамику встреч.

5. Конец итерации: демо

Общая встреча, на которой выступают, например, разработчики, а все остальные участники дают обратную связь. Этот формат нужен для выявления недоработок, формулировки новых идей.

6. Ретроспектива

Встреча, которая часто включает неформальную часть, с целью обозначить проблемы и улучшить процессы в будущем. Здесь наиболее продуктивно не обсуждать всё подряд, а сосредоточиться на 3-5 аспектах.

Пример

Команда МТС Линк использует методику Scrum не только для направления разработки продукта, но и в отделах продаж и маркетинга. В условиях карантина, когда все сотрудники работают удалённо, Scrum помогает не снижать темп и эффективность работы.

Вот что говорит об этом Александр Стельмах — исполнительный директор:

Что почитать

«Руководство по Скраму» Кена Швабера и Джеффа Сазерленда – документ, объясняющий суть метода. Он периодически обновляется и доступен бесплатно на сайте.

Scrum-online: сервисы для организации процесса

• Kanban-доски: Trello, Asana, MeisterTask

Подойдут для отслеживания работ во время спринта.

• Slack

Один из главных принципов Scrum — быстрое реагирование и прозрачность процессов. Корпоративный мессенджер необходим для этих целей. В нём можно в текстовом формате проводить стендапы и создавать чаты scrum-команд для оперативного общения коллег.

• Miro

Онлайн-доска с множеством полезных инструментов: можно планировать спринт с помощью таймлайна или наклеивать стикеры с инсайтами во время ретроспективы.

• Онлайн-квизы/караоке/игры

Удалённая работа заставляет креативно подходить к организации тимбилдингов, и это необходимо: психологическая разрядка, сплочение повышают работоспособность. О том, как зарядить команду на удалёнке с помощью онлайн-активностей, читайте здесь.

• Линк Вебинары 

Этапы планирования и тестирования в Scrum невозможны без обратной связи участников. Используя платформу, scrum-мастер может вывести участников в эфир или организовать голосование для совместного принятия решений.