Ничего не найдено. Попробуйте еще
Деловые переговоры в гибридном формате: правила, навыки и методы ведения
-
АвторИрина СамаркинаРазобралась в правилах деловых переговоров -
ЭкспертОльга АбрамоваТренер по переговорам -
ЭкспертКсения НестерецПродуктовый маркетолог МТС Линк
Ведение деловых переговоров осложняется, когда одни участники присутствуют очно, а другие — онлайн. Но и в таких случаях можно проводить эффективные встречи и добиваться заранее поставленных целей, если заранее учесть ряд особенностей формата. Вместе с медиатором, тренером по переговорам Ольгой Абрамовой и продуктовым маркетологом МТС Линк Ксенией Нестерец разобрались, как правильно организовывать гибридные встречи, чем помогает small talk и на что обратить внимание при выборе оборудования.
Особенности гибридных встреч
По словам Ольги Абрамовой, сложность гибридных встреч заключается в том, что у участников по-разному фокусируется внимание. Те, кто находится в аудитории или переговорной комнате, видят, кто именно говорит в данный момент. Но те, кто присутствует на мероприятии онлайн, не сразу могут понять, кто взял слово. Дополнительная особенность — в разном уровне слышимости.
Также стоит учитывать, что при личном общении 80% информации считывается за счёт невербалики (интонации, движений, мимики, жестов). Участникам на удалёнке считывать невербалику намного сложнее, соответственно, им труднее воспринимать информацию и фокусировать внимание. У них даже может возникнуть ощущение, что они «оторваны» от остальных.
Когда на деловых переговорах нужно объединить людей, находящихся в разных уголках страны или планеты, на помощь приходят гибридные технологии. К примеру, модуль Rooms от МТС Линк позволяет проводить гибридные встречи, где одни участники находятся в переговорной очно, а другие подключаются дистанционно. Благодаря качественной онлайн-трансляции у сторон создается эффект полного присутствия.
Правила проведения переговоров в гибридном формате
Ольга Абрамова сделала акцент на неочевидных правилах.
Проведение small talk
В начале переговоров обычно проводится small talk, и виртуальные участники нередко пропускают этот этап. Однако small talk крайне важен для всех сторон, и с самого начала переговоров нужно активно вовлекать тех участников, которые присоединились к встрече дистанционно. Это поможет им чувствовать себя менее изолированными от остальных.
Составление повестки и определение тайминга
По словам эксперта, организация и проведение деловых переговоров начинается с создания повестки и определения тайминга. В идеале каждый участник должен успеть высказаться за 1-1,5 минуты. Это связано с тем, что участникам, подключившимся дистанционно, бывает сложно слушать длинные выступления и следить за нитью разговора тех, кто находится рядом друг с другом в одном помещении.
Соблюдение регламента
По мнению Ольги Абрамовой, необходимо строго следить за регламентом мероприятия. В офлайне участники могут отвлечься от темы либо добавить в речь какие-то шутки. В такие моменты сотрудники в онлайне вообще «выпадают» из встречи, так как очень сложно следить за ходом разговора, когда в офлайне разворачиваются бурные диалоги. Поэтому задача ведущего или модератора — следить за соблюдением регламента и после каждого выступления давать отдельное слово тем, кто участвует в мероприятии в режиме онлайн.
Установление дополнительного способа связи между участниками
У сотрудников, подключающихся дистанционно, должна быть установлена связь с кем-то из присутствующих в переговорной комнате. При необходимости можно будет написать в чате технические вопросы. Таким человеком может быть модератор совещания или какое-то доверенное лицо.
Подключение только с включёнными камерами
Ольга Абрамова уверена: те участники, которые подключаются к встрече дистанционно, не должны выключать камеры на протяжении всего мероприятия. Это то же самое, как если бы сотрудники, присутствующие в переговорной комнате, могли на время становиться невидимыми.
Ещё одно важное правило для гибридных мероприятий: в переговорной комнате должны быть установлены хорошие камеры, направленные на лица людей. Тогда у онлайн-участников не возникнет сложностей с тем, чтобы понять, кто сейчас выступает и держит слово.
Какие навыки нужны для проведения переговоров в гибридном формате
По мнению Ольги Абрамовой, один из самых важных навыков для ведения деловых переговоров — это навык модерирования. Модератор следит за ходом встречи, контролирует соблюдение регламента, предоставляет слово спикерам и постоянно вовлекает в обсуждение тех, кто участвует во встрече дистанционно.
Под навыками модерирования понимается не только умение работать с людьми, но и способность управлять содержательной частью встречи. Ведущий следит за повесткой, переводит разговор к следующим темам, включает вопросы, управляет дискуссией, подводит итоги по каждому пункту.
Как правильно вести деловые переговоры, чтобы быть в выигрышной позиции
По мнению Ольги Абрамовой, чтобы быть в выигрышной позиции, нужно заранее подготовить не только аргументы, но и контраргументы. То есть необходимо предвосхитить вопросы оппонентов и подготовить на них ответы.
Также важно научиться контролировать эмоции. В частности, речь идёт о реакции, если столкнётесь с несогласием или давлением со стороны других участников.
Ольга Абрамова уверена: к любым переговорам нужно готовиться заблаговременно. Чем сложнее переговоры, тем более серьёзной должна быть подготовка. Вы уже заранее понимаете, ожидаемы ли на встрече несогласие и торг со стороны оппонентов. Исходя из этого, выберите подходящий способ ведения деловых переговоров. Определите для себя, на что вы готовы ради успеха. На какие условия вы согласитесь, а какие точно для вас неприемлемы. Решите, какие бонусы можете сами предложить оппоненту, чтобы он принял ваши условия.
Оборудование и оснащение переговорных комнат
По словам Ольги Абрамовой, организация переговорных комнат имеет огромное значение для продуктивных деловых переговоров. Всех присутствующих на дискуссии должно быть хорошо слышно и видно. Микрофоны, камеры, выводящий экран — благодаря хорошему оборудованию для переговоров у подключившихся дистанционно создастся эффект присутствия и все стороны будут участвовать в онлайн-встрече на равных позициях.
Модуль Rooms, входящий в экосистему МТС Линк, позволяет проводить в гибридном формате онлайн-встречи любого уровня. С помощью коммуникационной платформы можно в одно касание подключаться к видеоконференциям и принимать участие в онлайн-мероприятиях. Комплектация оборудования зависит от площади переговорной комнаты и количества участников.
«Комплекты Rooms — это не просто оборудование, это надёжный партнёр в проведении гибридных переговоров. Они обеспечивают бесшовную интеграцию всех участников, будь те в комнате или на экране, создавая эффект полного присутствия. С Rooms вы получаете идеальный баланс между технологичностью и простотой использования: качественное видео, чёткий звук и интуитивно понятное управление», — рассказала продуктовый маркетолог МТС Линк Ксения Нестерец.
Она добавила, что это не только повышает эффективность встреч, но и позволяет сосредоточиться на главном — на деловых целях, а не на технических сложностях.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту