Если вы работаете на удаленке и тем более делаете это в распределенной команде, то наверняка сталкиваетесь с необходимостью собраться с коллегами в общем пространстве и обсудить новые идеи или построить планы на будущее. В онлайн-взаимодействии не всегда есть полное понимание по задаче или предмету обсуждения, поскольку информация никак не визуализирована, а данные раскиданы по чатам и электронным письмам. В результате коллегам иногда тяжело понять друг друга.
Чтобы эффективно взаимодействовать в едином онлайн-пространстве и не переключаться между приложениями и сервисами, можно использовать онлайн-доски. В статье рассмотрим, как доски помогают командам планировать, обмениваться идеями и отслеживать прогресс по проекту.
Позволяют проводить любые обсуждения
Интерактивная доска дает возможность перенести в онлайн любые встречи, где важны совместные обсуждения. Вы можете синхронизироваться с командой и проводить брейнштормы, ретроспективы, собирать референсы, структурировать идеи или создавать концепции продуктов. Каждый будет работать со своего компьютера, но делать это на общей доске, видя активность коллег. Поскольку участники находятся в одном пространстве, им легче понять друг друга и сделать обсуждение более эффективным.
В онлайн-досках получится делать то же самое, что и на очных встречах: клеить стикеры, рисовать схемы, сортировать карточки и активно взаимодействовать друг с другом
Мы в МТС Линк долго искали сервис, в котором было бы удобно встречаться и фиксировать идеи по улучшению продукта и росту метрик, — ничего не нравилось. Когда у нас появились Доски, мы быстро перешли туда. На доске удобно, что можно сначала провести мозговой штурм и собрать идеи, сразу же их обсудить, поставить реакции, а потом всем вместе расставить приоритеты для гипотез и забрать в реализацию.
Автор
Екатерина Пичелатова
Упрощают сложные процессы
Интерактивные доски дают участникам возможность использовать инструменты визуализации и помогают объяснять сложные вещи. Например, вам нужно представить цепочку касаний с клиентами от момента регистрации до покупки. Вы можете визуализировать процесс с помощью блок-схемы — так картинка станет нагляднее и проще для восприятия.
Визуализировать можно любой процесс. Например, отдел продаж отобразит на доске регламент обработки лидов, IT-отдел перенесет на доску свои внутренние процессы, а методисты соберут карту движения студента по курсу для обсуждения с преподавателями.
Повышают вовлеченность
В онлайн-взаимодействии часто не хватает живого контакта. Чтобы его получить, подойдут интерактивные возможности досок: реакции и стикеры. С ними проще поддерживать контакт с другими участниками: двигающийся курсор и реакции помогут понять, куда сейчас смотрит человек и как реагирует на происходящее на доске.
Хорошая идея после брейнштормов или в рамках ретроспективы добавлять к карточкам стикеры. Например, вы можете выдать участникам по 3 стикера, которые дают право голоса. Возможность повлиять на финальный выбор идеи сильнее вовлекает участников в процесс.
Хранят материалы и сокращают время на созвоны
Все договоренности и командные обсуждения наглядно фиксируются на доске. А все доски сохраняются в личном кабинете. Удобно, когда материалы собраны в единую базу знаний и можно вернуться к ним в любое время. Не придется каждый раз отвлекать коллег, если не успели что-то записать или чтобы ввести в курс дела нового участника.
Интерактивные доски позволяют перевести часть работы в асинхронный режим и дают удаленным сотрудникам удобные способы коммуникации с командой. Представьте, что вам нужно запланировать новый процесс с участием нескольких команд. Вы рисуете первый драфт схемы и отправляете другим командам. Коллеги оставляют комментарии. Каждый делает это в удобное для себя время. В конце останется провести финальную встречу и согласовать общее видение процесса, вместо того чтобы собираться несколько раз и тратить на обсуждения кучу времени.
Упорядочивают хранение материалов
Когда количество проектов растет, новых досок становится всё больше. В онлайн-досках для хранения можно использовать личный кабинет с папками. Папок получится создать сколько угодно — под разные проекты или для разных отделов — и настроить для каждого свои уровни доступа. А уже созданные доски получится перемещать между папками. Это позволяет упорядочить хранение информации: каждый участник сможет быстро зайти и взять что ему нужно, не беспокоя других. В личном кабинете есть поиск по доскам, так что нужный вариант можно легко найти по названию. А еще сотрудники в любой момент смогут поделиться ссылкой именно на ту доску, которую нужно посмотреть или изучить коллеге.
В Досках от МТС Линк личный кабинет с папками есть даже в бесплатной версии. Сможете распределять доски по проектам и поддерживать порядок в едином рабочем пространстве
Позволяют добавлять коллег и объединяться в команды
Чтобы работать в едином пространстве с коллегами было удобнее, онлайн-доски поддерживают возможность добавления в команду. Для этого после регистрации можно отправить приглашения из личного кабинета на электронную почту.
Новые участники команды автоматически получат доступ ко всем командным доскам
Коллеги получат письмо с приглашением и после вступления в команду смогут просматривать список участников, общие доски и создавать свои доски внутри команды.
Но для совместной работы не обязательно создавать команды. Например, чтобы поработать с коллегами на одной доске в Досках от МТС Линк, нужно зарегистрироваться в сервисе, создать новую доску и выбрать пункт «Поделиться» в правом верхнем углу доски.
Пригласить коллег можно по почте или отправить им ссылку в мессенджер или чат. В обоих случаях сможете выдать разные права доступа, а для перехода по ссылке дополнительно установить пароль.
Поддерживают разные уровни доступа
Когда добавляете на доску новых людей, можете управлять правами и назначать коллег владельцами, администраторами или участниками — в зависимости от роли в проекте.
С помощью уровней доступа получится обезопасить доски от ненужного редактирования и потери информации
