Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как мессенджеры победили электронную почту в рабочем общении (но не до конца)
-
АвторАлексей ЕдакинКопирайтер МТС Линк
Соучредитель корпоративного мессенджера Slack Стюарт Баттерфилд в 2014 году заявил в интервью, что его решение если не уничтожит почту, то точно станет альтернативой и спасет команды от тысяч ненужных писем. Подобные утверждения в свое время высказывали соучредитель сервиса Asana Джастин Розенштайн, основатель запрещенной в России соцсети Марк Цукерберг и другие лидеры технологических компаний. Предсказания не сбылись: сегодня половина населения планеты отправляет имейлы. Рассказываем, почему технология, которой уже более 50 лет, остается востребованной и как ее органично вписать в работу команды.
Как изобрели электронную почту
В середине 1960-х компьютеры-мейнфреймы стали работать распределенно, чтобы ими могли пользоваться одновременно несколько человек. Юзеры подключались к мейнфреймам через телетайпы — продвинутые пишущие машинки. Через них отправляли кодированный запрос и получали ответ, напечатанный на бумаге.
Ученые Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Флек разработали простую программу, позволявшую не только производить расчеты через телетайпы, но и отправлять письма друг другу. Программа называлась MAIL и была первой электронной почтовой службой: в ней можно было указывать текст сообщения, получателей и даже категорию «Срочно».
Как почта вышла в сеть и стала мейнстримом
В 1970-х появилась сеть ARPANET — прообраз будущего интернета. Изначально в ней было 20 компьютеров и 1 000 пользователей. Но уже тогда встал вопрос, как обмениваться сообщениями с разных компьютеров, живя в разных городах и часовых поясах. Старый способ через MAIL не годился: он был ограничен стенами одного университета, письма ходили лишь через связанные телетайпы.
Задачу решил инженер-программист Рэй Томлинсон — он создал почтовую программу и протокол передачи писем. А еще Рэй придумал символ @, чтобы обозначать принадлежность почтовых адресов определенным пользователям. Инженер выбрал «собаку», потому что в то время ее редко использовали в программировании 🙂
Кстати, именно тогда появился первый спам. Представьте: никакого открытого интернета еще нет, а в ARPANET входят государственные компании и университеты. Но маркетолог компании по производству мейнфреймов DEC отправил массовую рассылку с рекламой новых компьютеров на 400 адресов. У одного получателя вышел из строя компьютер из-за переполнения памяти. Особого негатива не было, но стало ясно: почта и спам неразрывно связаны.
К середине 1980-х компьютеры стали персональными, а в начале 1990-х открытый интернет объединил их в одну сеть. Почтовый протокол стал эффективнее и безопаснее и остался открытым — любой программист или компания могли создать свою почтовую программу. Появились Microsoft Outlook, Hotmail, Yahoo и другие почтовые службы. Проверка «Входящих» превратилась в популярное первое действие, которое совершал человек, заходя в интернет.
К 1994 году почтой пользовались около 50 миллионов человек, причем треть из них — исключительно для работы. Открытая и доступная технология поменяла правила общения: любой человек мог написать письмо коллеге из соседнего отдела или филиала на другом конце страны. Рабочая переписка стала менее иерархической, а деловой язык сместился в сторону устной речи.
Как мессенджеры начали вытеснять электронную почту
Благодаря почте скорость передачи информации выросла, а мессенджеры перевели переписку в реальное время. Первопроходцы ICQ, AOL Instant Messenger и MSN в середине 90-х ввели новый формат общения — обмен мгновенными сообщениями. Компании и бизнес сразу оценили возможности: используя мгновенные сообщения и почту, можно было работать распределенно и выполнять задачи гораздо быстрее, чем раньше.
Речи о корпоративных решениях еще не шло: ICQ хоть и выпустил практически сразу версию для установки на локальный сервис, в плане функций не предлагал ничего особенного. Работать в командах, управлять группами и использовать треды было невозможно. В офисах рабочая переписка продолжала идти по электронной почте, и к 2010 году у нее накопилась масса проблем: переполняемость, информационный шум, медленные ответы. Всё чаще люди предпочитали ограничивать количество писем или вовсе отказываться от имейлов на работе.
Сегодня почта кажется медленным и громоздким инструментом, но, несмотря на недостатки, она всё еще используется и занимает 30% рабочих коммуникаций. Согласно исследованию «Авито Работа», электронную почту и мессенджеры совмещают 63% офисных и удаленных сотрудников.
Как сочетать почту и мессенджеры в 2024 году
Сочетание инструментов может повысить качество работы. Современные корпоративные мессенджеры, такие как МТС Линк Чаты, предлагают быстрый обмен сообщениями, видеозвонки, структурированные чаты, треды и интеграции с другими сервисами. Эти функции позволяют быстрее обмениваться информацией и лучше выстраивать рабочие связи.
Вот как можно организовать процесс коммуникации, в котором мессенджеры и почта будут дополнять друг друга.
1. Определите цели для каждого инструмента
Оставьте электронную почту для формальной переписки, отправки отчетов, чеков, договоров и сообщений, требующих детального изложения. Мессенджер — для обсуждения текущих задач и неформального общения.
Можно использовать продвинутые сервисы с дополнительными функциями. Например, в МТС Линк Чатах для обсуждений подходят быстрые групповые чаты и постоянные каналы: они помогают поддерживать структуру беседы, даже если в ней участвуют сотни людей. Встроенный ИИ-помощник позволяет выделить главное и рассказывает, что обсуждали в тредах.
2. Создайте четкие правила коммуникации
Установите регламент: например, для срочных вопросов — мессенджер, для официальных уведомлений — почта. Напоминайте о правилах в общих каналах в мессенджере.
3. Интегрируйте инструменты
Используйте интеграции с почтовыми клиентами. Так вы сможете автоматически пересылать сообщения или уведомления между платформами. В МТС Линк Чатах для этого скоро появится специальный чат-бот, который можно будет настроить.
4. Настройте уведомления
Отключите уведомления в менее значимых каналах в мессенджере, чтобы сосредоточиться на приоритетных задачах. Убедитесь, что в почтовом сервисе важные письма помечены или выделены, чтобы их не пропустить.
5. Регулярно обновляйте информацию о задачах
Напоминайте по почте о задачах, которые обсуждаются в мессенджере, а в самом мессенджере фиксируйте важные сроки или события, которые нужно подтвердить по электронной почте.
6. Архивируйте и храните информацию
Используйте электронную почту для хранения важных документов и переписок, которые могут понадобиться в будущем. В мессенджере создавайте каналы для обсуждения конкретных проектов, чтобы сохранить контекст и историю чата.
7. Фиксируйте результаты созвонов
В МТС Линк Чатах вы можете сразу перейти ко звонку из любого чата. По результатам разговоров составляйте тезисы и сохраняйте их в переписке.
Что дальше
Используйте мессенджеры и почту вместе: со временем вы поймете, какие инструменты вашей команде удобнее. Если мессенджер решает большую часть задач, то лучше полностью перейти на него, а почту оставить для общения с клиентами, техподдержки и внутренних рассылок.