Как организовать работу удаленных сотрудников

Как показывают исследования, работоспособность сотрудника напрямую зависит от того, насколько ему комфортно. Чем больше времени он проводит в офисе, тем тщательнее он старается обустроить свое рабочее место, сделав его максимально удобным.

С развитием технологий рабочая зона переместилась подальше от офисов — к домашнему компьютеру и чашке любимого кофе или в коворкинги. Все больше сотрудников предпочитает работать удаленно — и это не плохо, если руководитель знает, как наладить этот процесс и не потерять в эффективности.

Если не знает — тоже не беда. Мы расскажем.

Наладьте связь

Одна из главных проблем, которая возникает при работе с удаленщиками, — удержание контакта. Когда все сидят в одной комнате, какая-никакая корпоративная культура и общее инфополе образуются сами собой: если ваш подчиненный работает в офисе, вам легче контролировать его прогресс и получать оперативную обратную связь по рабочим вопросам. В любом другом случае приходится прибегать к альтернативным способам коммуникации.

Мы рекомендуем использовать мессенджеры, видеоконференции и вебинары. Все три способа коммуникации можно выстроить в одну систему — срочные вопросы решать в чате, а для планирования и отчетов назначать онлайн-встречи.

Обеспечьте доступ к общим документам и файлам

Когда речь идет об удаленных сотрудниках, сетевым диском или файлообменником не обойтись. Вам понадобится файловое хранилище, доступное в любой момент и из любого места.

Используйте виртуальный диск или облачное хранилище. Обязательно потратьте время на формирование его структуры: например, распределите документы по папкам отделов. Если удаленный сотрудник сможет самостоятельно сориентироваться в хранилище, он не будет беспокоить вас каждый раз, когда ему понадобится тот или иной документ.

Для текстовых документов, таблиц и pdf-файлов оптимальным решением будет Google Docs. У них удобная система онлайн-редактирования и совместного доступа: вы создаете файл и отправляете приглашения коллегам, которые могут просматривать, редактировать и комментировать документ.

Кстати, вебинары — эффективный инструмент для работы с файлами. Линк Вебинары позволяет демонстрировать не только документы и презентации, но и рабочий стол: так вы можете редактировать документы в онлайн-режиме.

Не забывайте также своевременно обновлять файлы.

Внимательно планируйте задачи

Чтобы ваш рабочий день не превратился в сплошное обсуждение задач удаленного сотрудника, придумайте удобный и эффективный способ их постановки и проверки. Можно использовать таск-менеджер, CRM или другую удобную программу.

Например, мы в МТС Линк используем Trello. Мы создали отдельные борды для удаленных сотрудников и подключили туда всех, кто с ними взаимодействует.

Выбирая инструмент для постановки задач, заранее подумайте о необходимом функционале. Если вы контролируете несколько сотрудников из различных отделов, выбирайте многофункциональные инструменты (Bitrix24, Мегаплан), где есть и встроенные таск-менеджеры, и чаты, и календари. Если же вы контролируете большую удаленную команду, разбейте сотрудников на группы по отделам и выделите приоритеты для каждой группы. Например, дизайнерам нужен таск-менеджер с файлообменником, а продавцам — инструмент для работы с клиентской базой.

Помните про обучение и профессиональное развитие

Постоянно развивайте ваших сотрудников. Используйте видеоконференции для обмена знаниями внутри одной организации, спланируйте серию вебинаров с приглашенными спикерами или воспользуйтесь готовыми курсами. Дистанционное обучение — отличная возможность повысить квалификацию сотрудника, сэкономив на организации.

Многие наши клиенты используют Линк Вебинары для корпоративного обучения. Использовать вебинары для поддержки сотрудников решили в том числе компании, ранее решавшие этот вопрос с помощью видео- и конференц-звонков.

К примеру, фармкомпания Bittner долгое время использовала Skype для корпоративного обучения, однако такой вариант не устраивал руководство: видеоконференции не позволяли приглашать большое количество участников и имели ограниченный функционал. Сегодня каждый продуктолог Bittner проводит обучающие вебинары по своему продукту для коллег из регионов. Использование Линк Вебинары для обучения и поддержки сотрудников экономит более 2 млн рублей в год.