Основные функции —бесплатно и навсегда
Онлайн-доска
для совместной работы
- 3 бесконечных доски
- Полный импорт из Miro
- Схемы, диаграммы и стикеры
- В реестре российского ПО
- Техподдержка 24/7
- Полный импорт из Miro
Попробуйте бесплатно сервис МТС Линк Доски
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как распределить зоны ответственности и построить матрицу RACI для улучшения бизнес-процессов
-
АвторАлина НосковаУчилась назначать ответственных -
ЭкспертДарья КореньковаAgile-коуч, медиатор, конфликтолог
- В реестре российского ПО
- Техподдержка 24/7
- Полный импорт из Miro
Путаница в проектах случается часто: например, одни задачи висят, в то время как над другими работают сразу несколько человек. Виной всему — размытые границы ответственности. В этом случае может помочь матрица RACI. Эта наглядная схема с распределением ролей позволит навести порядок в рабочих процессах. Вместе с agile-коучем, медиатором и конфликтологом Дарьей Кореньковой разобрались, кому будет полезна матрица и как её построить.
Из чего состоит матрица RACI
Матрица RACI — это не сложная технология, а простой и наглядный инструмент, который предотвращает хаос в рабочих процессах, экономит время и нервы при работе над любыми задачами — от запуска нового продукта до организации корпоратива. Аббревиатура RACI расшифровывается как названия четырех ключевых ролей: исполнитель, ответственный, консультант, информируемый.
Кому может быть полезен инструмент
Матрицу ответственности RACI используют для управления проектами, чёткого распределения ролей между участниками. Она будет полезна в любых компаниях, где есть необходимость в кооперации нескольких человек или отделов. RACI могут использовать руководители проектов, сотрудники, участвующие в кросс-функциональных задачах. Инструмент превращает хаотичное взаимодействие в структурированный и предсказуемый процесс, экономя время, нервы и ресурсы всех участников — от топ-менеджера до рядового исполнителя.
По словам agile-коуча Дарьи Кореньковой, на уровне проектов методику RACI могут использовать менеджеры, члены проектных команд и спонсоры проекта. В этом случае она поможет чётко делегировать задачи, управлять коммуникацией (когда и кого информировать или запрашивать согласование), а также предотвращать конфликты по поводу зон ответственности.
На уровне отделов и сквозных процессов матрица RACI может выходить за рамки одного проекта и использоваться для оптимизации рутинной работы. Руководители отделов создают матрицу ответственности проекта для описания внутренних процессов и равномерного распределения задач. Сотрудникам смежных отделов, участвующим в кросс-функциональных задачах, RACI чётко показывает, кто и что делает, с кем нужно согласовать, а кого просто уведомить. Это значительно снижает количество лишних писем и согласований.
На уровне компании в целом матрица RACI может стать отличным организационным инструментом, помогающим выявлять дубли задач и функций, узкие места и пробелы в зонах ответственности.
При всей пользе есть ситуации, где матрица RACI может стать помехой, например:
- в очень маленьких командах (2-3 человека), где все роли и так очевидны, а коммуникация происходит постоянно
- в решении простых, рутинных задач, которые выполняет один человек по стандартной инструкции.
Какие проблемы решает матрица RACI
Главная цель внедрения матрицы RACI — корректно и чётко распределить все роли и ответственность. Вот 5 основных проблем, которые может решить инструмент.
1. Кто за что отвечает
Задача висит в воздухе, а все думают, что её кто-то выполняет. В итоге сроки горят, работа не выполнена. Матрица распределения ответственности RACI помогает чётко определить лицо, выполняющее каждую задачу.
2. Кого-то не спросили, а кого-то постоянно дёргают
Одних сотрудников не привлекают к обсуждению, хотя их мнение критически важно, а других, наоборот, постоянно отвлекают по мелочам, хотя их согласие не требуется. Матрица распределения ролей RACI определяет, с кем нужно проконсультироваться, а кого достаточно лишь проинформировать.
3. Дублирование усилий
Два сотрудника или два отдела делают одну и ту же работу, не подозревая друг о друге. Это пустая трата ресурсов. Чёткое распределение ролей исключает ситуации, когда у одной задачи два «хозяина».
4. Долгое согласование
Чтобы принять любое решение, нужно собрать подписи у десятка человек, порой даже у тех, чьё мнение нерелевантно. Это сильно замедляет проект. RACI показывает, чьё согласие является обязательным, а кого нужно просто поставить в известность.
5. Размытые границы полномочий
Сотрудник не понимает, имеет ли он право принимать финальное решение или даёт только промежуточное согласование. Различие между исполнителем (R) и ответственным лицом (A), отражённое в матрице, проясняет этот вопрос.
Также матрица RACI помогает командам соблюдать дедлайны, укладываться в бюджет проекта, в целом повышать качество результатов.
Варианты матрицы RACI
Наиболее распространён классический вариант матрицы RACI — он подходит для большинства проектов средней сложности, где нужно чётко разграничить роли. Но также иногда можно встретить другие вариации.
RASCI или RACIS
В матрице RASCI или RACIS добавляется ещё одна роль: S (Supported) — оказывающий поддержку. Такая вариация решает одну из частых проблем классической RACI — перегрузку исполнителей (R).
RACI-VS
Версия, которая включает ещё два важных параметра для контроля качества процессов. Здесь добавляются 2 новые роли: V (Verifier) — проверяющий и S (Signatory) — утверждающий.
Проверяющий — это независимый эксперт, который проверяет качество работы перед тем, как её утвердит A — ответственный. Часто это роль тестировщика, контролёра качества или технического редактора.
Утверждающий даёт окончательное формальное утверждение (часто юридическое или финансовое). Это может быть спонсор проекта, регуляторный орган или ключевой клиент. Иногда эта роль объединена с A — ответственным. Такая матрица подойдёт для использования в строго регламентированных проектах (например, в фармацевтике, авиации, строительстве), где критически важна независимая проверка и формальное подписание.
Как определить, какая подойдёт вам? Начните с классической RACI. В 80% случаев её возможностей достаточно. Если видите, что ответственные (R) перегружены и им нужна помощь, переходите к RASCI. Если в проекте критически важна независимая проверка и формальное утверждение (например, по закону), используйте RACI-VS. Главный принцип: не усложнять без необходимости.
Как построить матрицу RACI
По сути, матрица RACI — это таблица, где по вертикали перечислены задачи или процессы проекта, а по горизонтали указаны роли или конкретные участники. На пересечении проставляются буквы R, A, C, I.
Для составления матрицы можно следовать простому алгоритму из 4 шагов.
Шаг 1. Составьте список всех задач и этапов проекта
Не обязательно описывать всё до мелочей, но ключевые пункты и направления должны быть. На этом этапе будет также полезен инструмент WBS (Work Breakdown Structure — структурная декомпозиция работы). Это иерархическая схема, которая отражает все необходимые работы по проекту.
Так выглядит схема структурной декомпозиции на онлайн-доске для командной работы МТС Линк Доски
Шаг 2. Выпишите всех участников и роли
Выпишите не только имена, но и функции специалистов (например, дизайнер Иванов, рисует макет и создаёт визуал сайта).
Шаг 3. Постройте таблицу и заполните её
Расположите задачи по вертикали, роли — по горизонтали. Для каждой ячейки проставьте R, A, C, I. Для создания таблицы можно использовать обычный флипчарт или онлайн-доску. Последний вариант наиболее удобен для распределённых команд. В МТС Линк Досках можно вместе с коллегами рисовать таблицы, диаграммы, фиксировать информацию, делиться кейсами. Всё это удобно делать синхронно, как при коммуникации в офлайне: обмениваться идеями, редактировать контент в режиме реального времени, отслеживать логические связи. А готовые шаблоны виртуальных досок позволяют визуализировать рабочие процессы и сэкономить время для обсуждения рабочих задач.
Шаг 4: Согласуйте и утвердите «всем миром»
Самый важный этап. Обсудите матрицу со всеми участниками, чтобы избежать недопонимания.
Вот пример внедрения матрицы RACI для разработки корпоративного сайта компании.
В данном случае участниками проекта будут:
- менеджер проектов — руководит проектом, отвечает за сроки и коммуникацию
- бизнес-аналитик — собирает требования, разрабатывает пользовательские сценарии
- дизайнер — создаёт макеты и визуальный стиль сайта
- фронтенд-разработчик — верстает и программирует интерфейс
- бэкенд-разработчик — реализует серверную часть, базы данных
- тестировщик — проверяет качество и функциональность
- владелец продукта — утверждает и принимает результаты работы.
Матрица RACI в МТС Линк Досках
Согласно данным матрицы, R — исполнитель — выполняет задачу (например, дизайнер рисует макеты); A — ответственный — утверждает результат (например, клиент утверждает дизайн); C — консультант — даёт советы (например, бизнес-аналитик консультирует дизайнера по ТЗ), а I — информируемый — в курсе задачи, но не участвует напрямую (например, тестировщик знает о ходе разработки).
Когда создаётся дизайн, дизайнер отвечает за эту задачу, а клиент утверждает. Проджект следит за сроками, фронтенд и бэкенд отвечают каждый за свой участок. Тестировщик подключается на этапе тестирования.
Типичные ошибки и как их избежать
Матрица RACI отличается простотой, но есть несколько ошибок, из-за которых инструмент может терять эффективность. Вот самые распространённые.
Несколько лиц с ролью A: ответственный для одной задачи
Нарушается основной принцип управления — единоначалие. Если за задачу отвечают двое, в итоге не отвечает никто. При возникновении проблемы начинается поиск виновного, а в случае успеха — деление славы. Для каждой задачи должен быть строго один A.
Отсутствие роли A (ответственного)
Задача может быть выполнена, но не принята. Никто не следит за тем, чтобы результат соответствовал целям, и не имеет полномочий сказать: «Достаточно». Помните, что для успешного использования матрицы нужно, чтобы у каждой задачи был свой A.
Слишком много R (исполнителей)
Таким образом размывается личная ответственность и каждый думает, что работу сделает другой.
Для тактической задачи лучше назначить одного-двух R. Если работа требует большой команды, объедините задачи в более крупный пакет работ, где команда будет R, а внутри неё уже будет свой распределённый RACI.
Превращение всех в C (консультантов) и I (информируемых)
Такое может случиться из-за желания никого не обидеть или «на всякий случай», а по итогу в графах C и I оказывается почти вся компания. Слишком много C приводит к «аналитическому параличу». Задача постоянно согласуется, переделывается, и её выполнение замедляется в разы. Слишком много I создаёт информационный шум. Важные уведомления теряются в потоке ненужных. Относите к категории C только тех, чьё мнение критически важно для качества результата, а к I — тех, кому действительно необходимо знать о результате для своей работы.
Нереальные или неподходящие назначения
Сюда можно отнести, например, назначение роли A (ответственного), у которого нет на это полномочий, или назначение роли R (исполнителя) сотруднику, у которого нет необходимой компетенции или времени. В таком случае матрица становится фиктивной и не работает в реальности.
В результате избежать ошибок помогут 5 ключевых правил:
- один A — один ответственный на задачу
- совместное создание — стройте матрицу вместе с командой
- достаточная детализация (деталей не много и не мало) — акцент на ключевых задачах
- реалистичность — назначайте роли тем, у кого есть полномочия и компетенции
- «живая матрица» — регулярно обновляйте и пересматривайте схему RACI.
Другие статьи по управление проектами и работу в команде
Когда всё «срочное» и «важное»: как синхронизировать работу большой команды и избавиться от хаоса
Управление командой: как создать культуру инноваций и экспериментов в коллективе
Как таск-трекер улучшает работу команды: советы экспертов, которые помогут не утонуть в задачах
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту