Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как составить адженду встречи и не тратить время на созвоне впустую
-
АвторНэлли КиргинцеваКопирайтер МТС Линк -
ЭкспертКсения МакароваПродуктовый маркетолог МТС Линк Досок
Агенда, или адженда, означает повестку дня и представляет собой список вопросов для обсуждения. Она нужна, чтобы участники совещания придерживались приоритетной темы, успевали выступить и достичь конкретного результата в ходе встречи или онлайн-созвона. Маркетолог МТС Линк Досок Ксения Макарова рассказала, как грамотно составить адженду и какие инструменты использовать, чтобы упростить задачу.
Когда нужна адженда мероприятия
Даже если вы планируете созвон на двоих, желательно составить адженду. Пусть она будет простой, но нужно обозначить цель и основные тезисы. Часто в диалоге мысль ускользает, и можно забыть важное. План встречи решает эту проблему.
На крупных совещаниях с несколькими спикерами и большим кругом вопросов следует прописывать подробную повестку. Иначе легко потерять нить разговора и впустую потратить время.
По мнению Ксении Макаровой, адженду полезно составлять для каждой встречи. Если вы планируете обсуждение сложного вопроса, по которому в компании нет единого мнения, можно создать предварительный план и отправить его ключевым участникам, чтобы они внесли предложения или корректировки.
Какие сервисы помогают создать адженду
Для подготовки адженды достаточно текстового редактора и мессенджера. Инициатор встречи пишет план и отправляет участникам в чате. Это удобно, если команда небольшая и нет загруженного графика. Но в других условиях организатору проще использовать календари и онлайн-сервисы для совещаний.
Преимущества таких инструментов:
- они автоматизируют отправку напоминаний участникам;
- информация не теряется в общем рабочем пространстве;
- чтобы внести изменения, не нужно создавать новую повестку.
Так, в Google Календаре при создании встречи открывается форма для описания мероприятия. Пользователи могут включить несколько уведомлений: за дни, часы или минуты до совещания. Пользователи получают их на почту или в виде пушей. Описание позволяет добавить файл, ссылки, списки.
Сервисы для видеозвонков также предлагают встроенное поле для повестки. Например, в МТС Линк Встречах поле для адженды открывается после создания мероприятия. Организатор добавляет название и описание, указывает в настройках дату и продолжительность совещания.
Ссылка на сохранённую встречу отображается в календаре, и приглашенные участники получают напоминания. После совещания сервис автоматически отправляет расшифровку встречи на почту.
Интерактивные совещания, где нужно визуализировать ход обсуждения, удобно проводить на онлайн-досках. В таких случаях можно зафиксировать адженду на доске, чтобы темы и цель постоянно были на виду. В зависимости от сервиса для этого подойдут стикеры, таблицы или фрейм с текстом.
В МТС Линк Досках для повестки предусмотрен специальный шаблон «Встречи». Он разделяет адженду на блоки: название и цель, материалы, повестка, заметки и результаты. В одном документе участники видят исходные данные и то, о чём договорились на совещании. Доски интегрируются с сервисом МТС Линк Встречи, поэтому пользователи могут провести на доске весь созвон или добавить на неё результаты обычного совещания.
Ксения Макарова рассказала, что в МТС Линк адженду и результаты встречи чаще всего фиксируют на доске в специальном шаблоне или на стикерах. Особенно на брейнстормах, планировании, обсуждениях запусков проектов. Ссылка на доску отправляется вместе с приглашением на встречу. Это удобно, потому что все участники сразу погружаются в контекст обсуждения и могут сами сохранять ссылки, презентации и другие артефакты для обсуждения.
Какую информацию включить в адженду
Заголовок
Сформулируйте краткий заголовок, отражающий тему встречи. Лаконичное название помогает быстро сориентироваться, о чём пойдёт речь на совещании.
Время и место встречи
Укажите, где пройдёт встреча, когда она начнётся и сколько продлится. Учтите часовые пояса. Если проводите онлайн-конференцию, прикрепите ссылку для доступа к сервису заранее.
Цель
Каждый сотрудник может по-своему понять тему, поэтому отдельно сформулируйте цель совещания. Она должна быть чёткой, достижимой и отражать результат. По возможности используйте в формулировке глаголы.
Темы с таймингом
Затем в адженду встречи нужно добавить пошаговый план обсуждения. Если будут выступать несколько человек, укажите их имена и тайминг, который отводится на выступление каждого. Так сотрудники смогут заранее скорректировать свою речь, а организатору будет проще модерировать встречу.
Заложите в план время на приветствие, введение в контекст, возможные дискуссии и вопросы. Последний обязательный пункт обсуждения — подведение итогов, когда вы договариваетесь о дальнейших действиях.
Дополнительные материалы
Если участникам требуется дополнительная информация, добавьте в описание ссылки или файлы. В рассылке акцентируйте внимание получателей на том, что прикрепили к письму важные материалы.
Ожидаемые результаты
Включите в повестку список конкретных итогов совещания. Например, участники должны составить список идей на онлайн-доске или заполнить таблицу с дедлайнами на новый месяц.
Чек-лист для проверки адженды встречи
- Заголовок содержит тему совещания.
- Цель сформулирована как результат.
- В описании есть место встречи и время с указанием часового пояса.
- По каждому пункту указаны спикер и время.
- Зафиксированы ожидаемые результаты встречи.
- Добавлены ссылки на дополнительные материалы.
- Повестку составили и отправили участникам заранее.
Вот так может выглядеть адженда онлайн-созвона с коллегами в МТС Линк Досках:
