Дистанционный формат ставит перед руководителем серьёзные вопросы. Как управлять командой и быть уверенным, что сотрудники не отвлекаются от работы в течение дня? В какой форме проводить обучение?
Как адаптировать новичков?
В этой статье мы собрали советы, которые помогут эффективно справиться с перечисленными задачами.
Проверять занятость персонала можно с помощью программ слежения. Они показывают, сколько времени человек провёл за компьютером, какие сайты открывал, что скачивал и распечатывал.
Интерфейс приложения CleverControl для контроля сотрудников.
Показывает статистику, сколько времени и на что тратил человек
Это удобно, если речь идёт о работе с почасовой оплатой или привязкой к ежедневным KPI. Но в других ситуациях трекеры слежения могут оказаться бесполезными и даже вредными. Например, в сфере интеллектуального труда. Вы увидите, находится ли сотрудник за компьютером, но это не даст ответа на главный вопрос – как продвигается работа.
При этом некоторые люди могут испытывать дискомфорт от постоянного наблюдения со стороны компании. Ведь они нацелены на результат к определённому сроку и, возможно, хотели бы продвигаться к нему в своем темпе. Необходимость находиться у компьютера в строго заданные часы демотивирует таких специалистов.
Это не значит, что контролировать творческую команду не получится. Рассказываем, как сохранить контакт с сотрудниками и мотивировать на работу без нарушения личных границ.
Выберите несколько способов связи, которые могут использовать все коллеги. Например, электронную почту, мессенджер, сервис для видеоконференций. Ограничьте количество каналов, чтобы сотрудники не потерялись в многочисленных переписках и вовремя реагировали на сообщения.
Мессенджеры нужны для быстрой коммуникации и фиксирования информации. Кроме того, в них можно создать отдельный чат для неформального общения, которое в офисе происходит само собой. Электронная почта станет дополнительным каналом для связи и передачи документов.
Например, мы используем Slack для рабочих коммуникаций и неформального общения с коллегами
Видеовстречи необходимы для любых мероприятий, где нужно собрать много людей, организовать совместную работу или сделать общение более живым – как в офлайн-формате.
Зрительный контакт помогает лучше понимать эмоции человека. Например, на телефонном собеседовании вы не сможете полностью оценить заинтересованность кандидата. Он сосредоточен на интервью с вами или одновременно сёрфит в интернете? Как реагирует на вашу презентацию? Голос не даёт собеседнику такой информации, а она важна.
Когда выберете каналы для связи, составьте чёткое расписание встреч для всех участников команды. Установите дни и часы. Например, 2 утренних общих видеопланёрки в неделю и ежедневные вечерние отчёты каждого сотрудника на почту.
Регулярные онлайн-встречи держат в курсе событий всех специалистов, помогают находить новые решения и синхронизировать обсуждение возникших проблем. Отчёты в свободной форме – мягкий контроль ежедневной занятости. Подробнее можно почитать в нашей статье «Удаленная работа по Agile».
Линк Встречи (ранее Webinar Meetings) – удобный инструмент для онлайн-встреч и совещаний любого формата: разовых созвонов, постоянных летучек, мозговых штурмов, стратегических сессий. Можно подключать до 30 участников.
Участники встречи могут обсуждать вопросы по видеосвязи и в чате, проводить голосования, опросы, обмениваться медиафайлами, совместно работать на интерактивной доске МТС Линк Доски.
Встречу можно запустить за полминуты – у платформы есть расширение для работы в браузере Chrome.
В каждой компании есть много нужной для работы информации: инструкции, шаблоны договоров, графики, отчёты. Делать рассылку документов не всегда эффективно. Файл можно потерять в череде писем и придётся запрашивать его у менеджера – это незапланированная коммуникация, на которую уходит рабочее время.
Удобнее создать общее пространство, в котором вся информация рассортирована по категориям. Сотрудники самостоятельно найдут нужные файлы, не подключая коллег.
Организовать хранение и совместную работу с документами можно в облачных сервисах или специальных программах. Например, в Notion. В этом бесплатном приложении удобно создавать базы знаний и данных, структурировать документы и заметки с мероприятий, составлять план работ на канбан-досках.
В Notion простой и понятный интерфейс, есть шаблоны для большинства рабочих задач
Обучение повышает ценность сотрудника. По мере освоения новых знаний и навыков он начинает эффективнее работать, быстрее адаптируется к изменениям в компании и на рынке.
Существует три формата удалённого обучения:
У каждого способа есть свои плюсы. Синхронное обучение повышает концентрацию слушателей – у ведущего есть возможность оценить вовлечённость аудитории и привлечь внимание к уроку. Ученики могут задать вопросы преподавателю и сразу получить ответы.
Асинхронный формат удобен для обучения людей с разным уровнем подготовки. Он более гибкий – участники курса проходят занятия в удобное время. По записям лекций удобно готовиться к тестированию.
Смешанное обучение наиболее эффективно – слушатели не ограничены во времени, проходят практику и получают обратную связь.
На платформе МТС Линк Курсы (ранее We.Study) можно проводить три вида обучения – синхронное, асинхронное и смешанное. Интуитивно понятный редактор курсов поддерживает все типы файлов: конвертированные записи вебинаров, ролики YouTube/Vimeo, МТС Линк Доски, SCORM курсы.
Пользователи могут смотреть уроки и вебинары с любого устройства, сдавать экзамены, общаться в чате, задавать вопросы преподавателю и совместно работать на интерактивной доске.
Также МТС Линк Курсы позволяет удобно отслеживать результаты сотрудников: можно помечать отделы тегами, скачивать сквозную аналитику по успеваемости коллег, настроить быстрый вход по корпоративной почте – сотрудникам не придется тратить время на регистрацию.
МТС Линк Курсы – конструктор онлайн-курсов. Помогает быстро и просто решать проблемы обучения и распространения информации.
Онлайн-мероприятия эффективны только при условии активности всей аудитории. Домашняя обстановка рассеивает внимание, и часть людей прослушают вполуха даже интересную лекцию. Чтобы этого не произошло, нужно применять техники вовлечения: опросы, голосования, мозговые штурмы, работу в группах, конкурсы.
Разные формы контента задействуют три канала восприятия – аудиальный, визуальный и кинестетический. У людей это проявляется так: один лучше усваивает информацию на слух, другой – зрительно, кинестетикам необходим интерактив.
Среди вашей аудитории могут оказаться все типы людей, поэтому важно сочетать разный контент. Например, если вы проводите видеолекцию, добавьте в неё яркую презентацию, сконцентрируйте внимание участников с помощью опросов в чате.
Платформы дают возможность привлекать участников к совместной работе и оперативно собирать обратную связь.
Голосование можно запустить в начале вебинара, чтобы выяснить интересы аудитории и осветить темы, набравшие больше голосов. Опрос в конце мероприятия поможет узнать, что понравилось и не понравилось слушателям.
Индикатор внимания отображается под именем каждого участника и в правой, нижней части экрана. Если человек отключил звук, свернул браузер или перешёл в другую вкладку, под его именем появится подпись «неактивен». Значок показывает общий охват аудитории. Опция помогает корректировать способ подачи материала, в зависимости от вовлечённости слушателей.
Модераторов можно назначить из числа сотрудников. У вас появляются помощники, которые будут давать обратную связь ученикам и заниматься механической работой. Это снижает нагрузку на методистов – они смогут уделить больше внимания программе курса.
Добавьте электронные почты сотрудников-модераторов и нажмите «Пригласить»
Этот интерактивный элемент помогает ведущему понять, какая тема вызывает наибольший отклик. Чем чаще слушатели нажимают на иконку, тем сильнее значок пульсирует.
Это бесконечная виртуальная доска со множеством инструментов. В Досках можно собирать отзывы, планировать задачи, строить ментальные карты, проводить голосование, создавать интерактивный учебник. По сути, работать как в обычной аудитории или офисе, но с доступом из любой локации. Сервис полноценно заменяет доски и флипчарты, которых нет в онлайне.
Подробнее о том, как использовать МТС Линк Доски на совещаниях:
Чтобы добавить доску в урок, нажмите на «+», скопируйте ссылку и нажмите Enter
Дистанционные работники могут дольше адаптироваться на новой должности из-за отсутствия живого общения с коллегами. Чтобы снизить уровень стресса у новичков, уделите им больше внимания.
Разработайте онбординг-план, в котором пошагово будут прописаны задачи и цели на испытательный срок. Раскройте смысл каждого действия – зачем это необходимо, к чему должно привести. Полное понимание задачи усилит мотивацию человека.
В первый рабочий день напишите сотруднику приветственное письмо со всей необходимой информацией: контактами коллег, доступами к обучающему курсу и рабочим сервисам, графиком, текущими задачами.
На МТС Линк Курсы можно создать пошаговый курс для знакомства с компанией, продуктом и обязанностями. В редакторе есть готовые шаблоны, в которые нужно лишь добавить обучающие материалы, договор, новый фон, тестирование, поменять заголовок и описание.
В правой части редактора – настройка доступов для будущих участников. Вы можете открыть занятия для всех слушателей или только для тех, кто пройдёт предыдущие уроки и сдаст экзамен.
На платформе доступна функция автоматической email-рассылки. После публикации курса слушатели получают приглашения на электронную почту. Сторонние сервисы не нужны – за счёт этого организатор экономит время и средства.
Шаблон корпоративного курса для знакомства с историей и структурой компании
Новые сотрудники больше других нуждаются в контроле и обратной связи. Запланируйте несколько встреч, на которых новичок сможет задать вопросы и получить фидбэк касательно своей работы и обучения. Так он узнает свои сильные и слабые стороны, поймёт, как развиваться дальше.
Например, по плану участник должен закончить первую часть курса и пройти тестирование. Не ограничивайтесь письменным общением и результатами теста. Договоритесь о быстром созвоне, чтобы обсудить впечатления от программы. Видеовстреча даст больше, чем общение в мессенджере.
Инструменты МТС Линк Вебинары (ранее Webinar) и МТС Линк Курсы упрощают контроль знаний и непрерывную коммуникацию с участниками курсов. На платформе вы можете давать обратную связь по результатам теста, настраивать автоматическую рассылку важной информации и приглашений.
Нужны, чтобы давать обратную связь ученикам. Например, если участник сделал ошибку, преподаватель может подсказать, почему его ответ неверен.
МТС Линк Вебинары – платформа для проведения онлайн-мероприятий. Воспользуйтесь вечным бесплатным тарифом.
В ленте администратор курса на МТС Линк Курсы может информировать учеников о результатах экзамена или начале нового модуля, делиться дополнительным контентом, писать мотивирующие посты, напоминать о следующем уроке. Пользователи получают уведомление на электронную почту.
Новости можно отправлять всем участникам, текущим группам или отдельным студентам
Отслеживать успехи учеников удобно с помощью тестирования. Редактор тестов МТС Линк Курсы поддерживает все виды контента. Можно задать разные варианты вопросов и ответов: текст, видеоролик, изображение, текстовое поле, выбор варианта.
Администратор может настроить:
Результаты теста фиксируются в разделе «Вкладки». Участники разбиты на группы по времени прохождения теста. Рядом с каждой фамилией отображается количество попыток, оценка, дата и время прохождения. Администратор может открыть карточку ученика и посмотреть подробную информацию.
Чтобы создать тест, откройте нужный урок и нажмите «Создать» в левой части экрана
Представить нового коллегу в общем чате можно уже на первом этапе адаптации. Этого бывает достаточно для некоторых должностей, не требующих большой вовлечённости в командную работу. Если сотрудник будет активно участвовать в жизни команды, проведите онлайн-знакомство на общем совещании. Так новичок быстрее почувствует причастность к общему делу.
На платформе можно создать видеовстречу за полминуты и сразу же пригласить коллег, отправив ссылку в корпоративный чат. Вы представите новичка, он расскажет о себе и сразу же приступит к совместной работе с командой.
Удалённое сотрудничество предполагает самостоятельность каждого человека в команде, но контроль со стороны руководителей необходим. Чтобы дистанционный офис работал продуктивно, нужно:
Инструменты МТС Линк помогают организовать контроль, обучение и вовлечение команды в удалённом режиме. Пользователи платформы могут проводить продуктивные онлайн-совещания и создавать адаптивные курсы.
Протестируйте удалённую синхронизацию с командой через МТС Линк Вебинары – зарегистрируйтесь на сайте и получите бесплатный бессрочный доступ.
