Виртуальные комнаты

Виртуальная комната — это онлайн-аналог обычной переговорной. В ней проводят совещания, встречи с партнерами, обучение и найм сотрудников. Как в обычном офисе, но без необходимости собирать людей в одном месте.

Зачем нужна виртуальная переговорная

Виртуальные комнаты обеспечивают наиболее естественное онлайн-общение, как при нахождении собеседников в одном помещении. Во время созвона участники встречи обмениваются файлами, показывают презентации, вместе работают на интерактивных флипчартах.

Такой формат нивелирует минусы удаленной коммуникации, поэтому всё больше компаний активно внедряют видеосвязь в рабочий процесс. Расскажем, где виртуальные переговорные показывают наибольшую эффективность.

Организации с удаленными командами и разветвленной сетью филиалов, дилеров, поставщиков

В таких компаниях встречи занимают больше времени и средств — как со стороны организатора, так и со стороны участников. Требуются немалые ресурсы на организацию командировок, а сотрудникам приходится тратить время для приезда на планерку или тренинг. По тем же причинам осложняется поиск и обучение новых партнеров. Компания просто ограничена географически.

Решение же вопросов по электронной почте и в мессенджерах зачастую затягивает согласование проектов, потому что обсудить возникшую проблему в таком формате одновременно со всеми участниками нелегко. Кроме того, в потоке сообщений можно потерять важную информацию и это повлияет на общий результат.

В Линк Встречи можно создать встречу в 2 клика

Сложности возникают также с обратной связью и вовлеченностью сотрудников. Без личного взаимодействия передается меньше смыслов в сообщениях, снижается чувство причастности к общему делу. Эта проблема особенно актуальна, если в команде есть люди, которым важно регулярное социальное взаимодействие.

Виртуальная переговорная комната для ВКС решает перечисленные проблемы благодаря своей функциональности. В таких сервисах доступны все необходимые для общения функции: демонстрация экрана, чат, видео, рисование, обмен файлами.

Конечно, ВКС в переговорке потребует расходов и времени, но в будущем это упростит рабочий процесс. Сделает его быстрее и эффективнее. Вы сможете проводить рабочие встречи без особенной подготовки и по мере необходимости.

Крупные компании с большим количеством подразделений

Офисным командам также полезны виртуальные совещания. Если у сотрудника возникнет идея или проблема, которую нужно срочно обсудить с коллегами, он сможет быстро собрать встречу. С онлайн-переговорной не придется переходить по этажам и зданиям или ждать, пока освободится конференц-зал.

Кроме того, современные сервисы обычно позволяют общаться с любого устройства. Приглашенный участник без проблем подключится к обсуждению, даже если под рукой нет компьютера.

Дополнительный плюс виртуальных совещаний — возможность записи. Сотрудники, у которых не получается посетить общую встречу, могут посмотреть ее позже. Организатору не придется повторять информацию или проводить дополнительное обсуждение.

Совместная работа команды на МТС Линк Доски

Образовательные и медицинские учреждения

В образовании видеоконференции используют для дополнительного и основного обучения в школах, ссузах, вузах и корпоративных университетах.

Виртуальная комната выступает в роли обычной аудитории для лекций, тренингов и сдачи экзаменов. В ней также можно писать на онлайн-доске и вести диалог с участниками. Это удобно, потому что обучение становится доступным для людей, живущих далеко от учебного заведения. Кроме того, организаторы могут приглашать лекторов из любой точки мира.

Для работы удобно использовать отечественный сервис МТС Линк Доски. В нем можно работать в команде онлайн, добавлять на рабочее пространство таблицы, рисунки и схемы.

Сегмент здравоохранения, связанный с онлайн-технологиями, называют телемедициной. Он пока не столь популярен как дистанционное образование, но продолжает расти во всем мире. В понятие обычно включают консультации по видеосвязи для пациентов, которые уже были на очном приеме у врача или хотят получить предварительную консультацию перед визитом в поликлинику.

Телемедицина удобна тем, что пациентам не нужно лишний раз посещать врача, чтобы узнать результаты анализов, получить назначение лекарств или задать вопрос по ходу лечения. Это снижает распространение вирусных заболеваний и экономит время.

Опрос СК «Согласие» на платформе Линк Вебинары

Как создать виртуальную комнату

Онлайн-переговорную создают с помощью сервисов для видеоконференций. Они доступны в облачных и локальных версиях. В первом случае к виртуальной комнате подключаются из браузера или приложения, а все данные хранятся на сервере провайдера. Компания покупает только подписку на сервис. Простой пример — Google Meet. Для организации конференц-связи на этой платформе достаточно двух кликов.

Во втором случае ВКС комната доступна участникам через установленную на ПК программу или также через браузер и приложение, но данные хранятся на серверах клиента. При этом ПО может распространяться по подписке или в коробочной версии, когда покупается одна вечная лицензия.

Процесс создания виртуальной переговорной обычно не вызывает трудностей и зависит от конкретного интерфейса. Немного сложнее выбор самой платформы для конференций. Вот несколько базовых критериев, которые важно учесть:

Простое подключение

Поставьте себя на место собеседников и оцените удобство сервиса. Он должен быть понятен каждому участнику с первых секунд.

Максимальная вместимость комнаты и длительность вещания

Некоторые платформы вмещают 10 человек, некоторые — 250 и больше. У некоторых есть ограничение по длительности сеансов. Если вы планируете регулярно проводить видеоконференции, есть смысл подсчитать максимальное количество участников, частоту и длительность вещаний.

Качество звука и видео

Важны способность ПО оптимизировать аудио и видео в зависимости от качества связи на стороне пользователей, отсутствие задержек в передаче звука при загрузке сервиса. Эти параметры можно проверить в пробных версиях платформы.

Российские технологии

В свете недавних событий многие компании потеряли важные инструменты онлайн-коммуникации, поэтому сейчас в приоритете установка российского ПО. Оно не зависит от сторонних факторов и разработчики всегда на прямой связи с покупателем.

Безопасность хранения данных

Актуальная проблема многих организаций — конфиденциальность информации. Если вы работаете с персональными данными, присмотритесь к локальным версии ПО российских разработчиков, соблюдающих 152-ФЗ.

Техническая реализация виртуальной переговорной

Онлайн-переговорная может быть как простым, так и сложным продуктом с комплектом оборудования для ВКС и специализированным программным обеспечением.

Если речь идет о персональных рабочих местах, то решение не представляет трудностей — достаточно установить web-камеры и удобные гарнитуры. Желательно, чтобы они подключались через USB-разъемы. У беспроводных устройств могут возникнуть проблемы с передачей звука или видео.

Другие критерии выбора гарнитуры:

• Легкое и удобное оголовье.
• Кнопка регулировки громкости.
• Микропроцессор для работы с разными ПК и ноутбуками.
• Длительное время без подзарядки для беспроводных гарнитур.
• Микрофон с шумоподавлением и регулировкой положения на кабеле.
• Близкое расположение микрофона к голове, если он встроен в кабель.

Критерии выбора web-камеры для персонального рабочего места:

• Угол обзора и вращения от 70°.
• CCD матрица.
• Разрешение 1-2 Мп.
• Автофокус.

Если вы думаете об оснащении конференц-зала, потребуется целый комплекс устройств.

Оснащение ВКС для виртуальных комнат

Оборудование переговорных комнат состоит из четырех подсистем.

Видеокамеры

Для крупных видеоконференций используют PTZ-камеры с дистанционным управлением. Такое устройство можно настраивать с помощью пульта: поворачивать, менять угол наклона, масштабировать изображение, вести панорамную съемку.

В большие помещения обычно устанавливают несколько камер, чтобы захватить как можно больше ракурсов. Оборудование крепят с помощью кронштейнов над дисплеем, на стенах или под потолком. Для небольших комнат на 6-8 человек хватает одной камеры с поворотом 360°. Ее также можно закрепить над дисплеем или установить на столе.

Характеристики камеры для виртуальной переговорной:

• Наличие автофокуса. Обеспечивает автоматическую настройку резкости изображения при перемене места съемки.
• Угол обзора. Оптимальный вариант — широкоугольные объективы, вмещающие в кадр всех участников даже в небольшом помещении.
• Разрешение. Для конференций подойдут HD-камеры с разрешением от 1280*720.
• Частота кадров. Оптимальная частота для плавной съемки — 60 кадров в секунду.
• Наличие оптического зума. Сохраняет четкость изображения при удалении или приближении объекта съемки.

Звуковые устройства

В небольшом помещении до 10 человек можно использовать микрофон камеры и динамики ЖК-телевизора. Для средней и большой переговорной такого решения будет недостаточно. Захват звука в них обеспечивают спикерфонами и динамиками. В комнатах с длинными столами и большим количеством участников подключают дополнительные микрофоны или спикерфоны с поддержкой каскадирования.

Оборудование для отображения контента

Устройства, через которые транслируют презентации и видео. Это могут быть плазменные и ЖК-панели, видеокубы, проекторы. Последний вариант — не самый удобный, потому что придется затенять помещение или выбирать более дорогой, профессиональный проектор.

Лучше всего для демонстрации презентаций, графиков и видео подходят ЖК-телевизоры и панели с разрешением 4К. Они передают детальную и четкую картинку. При выборе размера панелей в первую очередь отталкиваются от размера помещения.

Для совместной работы с документами можно установить дополнительные дисплеи, отображающие основной экран. В этом случае потребуется разветвитель видеосигнала.

Освещение

Для лучшей передачи видео необходимо правильно подобрать освещение в переговорную. Лучше установить светодиодные ненаправленные лампы с теплым белым или нейтральным светом. Они не будут мерцать и обеспечат достаточную освещенность. Камеры и лица участников нужно закрыть от прямых солнечных лучей, чтобы не создавать лишние контрасты и засветку.