МТС Линк Rooms: как собрать удаленщиков и офисную команду в одной переговорной

Как МТС Линк Rooms помогает проводить гибридные встречи и совещания

МТС Линк Rooms — решение для переговорных комнат, конференц-залов и учебных аудиторий. Оно подходит для уже оборудованных площадок или для оснащения с нуля комнат любых размеров

Задачи, с которыми сталкиваются организаторы гибридных совещаний

Кроме подбора подходящего софта и оборудования, гибридный формат требует цифровой грамотности сотрудников, желания и умения взаимодействовать в новых условиях. Важно выработать алгоритм работы, при котором все участники чувствуют себя равноценными и одинаково вовлечены в разговор. Зачастую это бывает сложнее, чем разобраться с технической стороной. Вот четыре совета, которые помогут преодолеть разобщенность между собеседниками.

4 правила эффективного гибридного совещания

1. Обеспечьте хороший звук

Ничто так не вредит совещаниям, как плохой звук. Чтобы не пришлось переспрашивать друг друга в ходе беседы, используйте микрофоны. Попросите удаленных сотрудников подключать гарнитуру.

2. Проверяйте соединение

Испортить совещание может плохой интернет. Убедитесь заранее в стабильности соединения.

3. Позаботьтесь о визуале и интерактивности

В гибридном формате для полного погружения в тему собрания потребуется много видеоконтента. Поэтому желательно, чтобы все удаленные сотрудники включали камеры. Дополнительно компания может использовать скриншаринг и интерактивную доску для совместной работы.

Еще один прием для вовлечения виртуальной команды — крупные изображения с камер участников. Так в переговорной им будет проще воспринимать своих удаленных коллег как полноправных собеседников и чаще включать их в обсуждение. Поэтому в решении для переговорных комнат МТС Линк Rooms можно выводить изображение участников на отдельный экран.

МТС Линк Rooms: как собрать удаленщиков и офисную команду в одной переговорной | Фото unnamed 17 3

4. Спланируйте встречу

Даже небольшое совещание в идеале должно быть распланировано. Организатор готовит план, в котором прописывает дату, время, тайминг и краткое содержание встречи.

На совещании в гибридном формате придется отдельно следить за вниманием удаленных сотрудников. Заранее назначенный модератор встречи должен контролировать, чтобы онлайн-участникам давали слово, призывали ставить реакции и задавать вопросы.

Продолжительность встречи в гибридном формате не больше часа. Если уложиться сложно, то лучше сделать перерыв на 15–20 минут. Иначе велика вероятность потерять внимание удаленных сотрудников.

Какое оборудование и ПО выбрать для гибридной переговорной

Самый простой вариант — предложить участникам в переговорной открыть ноутбуки и подключиться к общей платформе видеосвязи. Удаленная часть команды будет видеть лица коллег, все смогут делиться файлами. Однако в таком формате сама переговорная не играет никакой роли, а совещание почти ничем не отличается от полностью виртуального. Ведь все сотрудники смотрят в мониторы, теряется вовлеченность и эффект присутствия. Еще участникам встречи придется по очереди включать и выключать микрофон, чтобы избавиться от эха.

Для вовлечения и эффекта присутствия нужно одновременно показывать лица, демонстрируемые презентации и большую часть комнаты. Как минимум понадобятся камеры, микрофоны, экраны и ПО для видеосвязи. В идеале в переговорной:

все должны друг друга видеть и хорошо слышать;
собеседникам не приходится поворачиваться друг к другу всем телом;
есть возможность демонстрировать контент;
можно подключаться к любой ВКС с помощью режима BYOD.

Кроме того, вряд ли сотрудники захотят разбираться в технических тонкостях, поэтому оборудование должно легко включаться и быть беспроводным.

Удобнее всего, когда решение предоставляется комплексно: оборудование и программное обеспечение. Или когда ПО может сочетаться с уже установленными устройствами. Оба варианта могут быть реализованы с помощью МТС Линк Rooms.

Почему МТС Линк Rooms — отличное решение для гибридных коммуникаций

Функциональность решения позволяет взять всё лучшее от виртуальной и физической переговорной. Сотрудники компании могут:

подключаться к совещаниям одним касанием через сенсорный дисплей;
подключаться к незапланированным встречам по ID;
бронировать комнаты в календарях Outlook и Google;
использовать одновременно два дисплея (для ВКС и скриншаринга);
настраивать автоматический вывод спикера на экран;
регулировать громкость с сенсорного дисплея;
закреплять изображение спикера;
транслировать контент с носителей;
закрывать доступ к настройкам всем, кроме администратора.

В 2024 году планируется внедрение новых функций:

управления раскладкой ВКС с дисплея (активно говорящий, общая сетка);
запуска скриншаринга сразу при подключении провода или устройства;
раздела участников и работы с ними (замьютить, отключить, закрепить или открепить);
функции «поднять руку», лайка, дизлайка;
поддержки планшетом отображения статуса и бронирования переговорной;
управления PTZ-камерой;
брендирования;
централизованного администрирования;
поддержки HDMI CEC;
централизованного администрирования переговорных комнат;
интеграции с другими ВКС (возможности подключиться к внешним сервисам для общения с внешними подрядчиками).

Что входит в комплект оборудования

Компания предоставляет оборудование Yealink, а также работает с уже установленными устройствами Lenovo, HP и Logitech.

Комплект оборудования для переговорной выглядит так.

МТС Линк Rooms: как собрать удаленщиков и офисную команду в одной переговорной | Фото unnamed 18

Заключение

У гибридного офиса, как и у других форматов работы, есть свои минусы. Но при правильном подходе такой режим расширяет кадровые возможности компаний и экономит ресурсы на аренде и оборудовании мест. С этим связано развитие тренда, которое будет продолжаться в следующие годы. Позаботьтесь об эффективности своих совещаний и узнайте подробнее об МТС Линк Rooms прямо сейчас.

02 мая 2024

7 мин

Обучение сотрудников