Основные функции — бесплатно и навсегда
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
Попробуйте бесплатно сервис МТС Линк Встречи
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как снизить риски технических форс-мажоров: 5 советов для тех, кто хочет работать без сбоев
-
АвторАлёна ЧеркасоваЗнает, куда бежать, если пропал интернет -
ЭкспертАлександр КомбаровИсполнительный директор в агентстве продуктовой разработки Amiga -
ЭкспертМаксим БогдановРуководитель первой линии технической поддержки МТС Линк
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Когда работа сосредоточена в онлайне, нужно заранее позаботиться, чтобы техника не подвела в самый ответственный момент. Бывает, что из-за неполадок с ноутбуком приходится переносить дедлайн задачи, а плохая связь не даёт произвести нужное впечатление на клиента. Вместе с экспертами разобрались, как снизить риски технических неполадок и что делать, если такая ситуация всё же произошла.
Максим Богданов — руководитель первой линии технической поддержки МТС Линк.
Александр Комбаров — исполнительный директор в агентстве продуктовой разработки Amiga. Автор телеграм-канала об управлении людьми и жизни в IT. Основатель сообществ «Телеграмошная» для авторов телеграм-каналов и «Агентошная» — для руководителей и владельцев агентского бизнеса.
Почему важно подготовиться к форс-мажорам заранее
Одна из главных причин — это собственный комфорт на удалённой работе. Когда нужно сдать задачу в короткие сроки или провести важную встречу онлайн, человек может немного волноваться и нервничать. Технические неполадки только добавляют стресса — это же сказывается и на качестве работы.
Проблемы с техникой мешают не только самому сотруднику, но и его коллегам. Например, из-за плохого микрофона, камеры или медленного интернета другие сотрудники не смогут получить от вас нужную информацию.
Комфорт очень важен на удалённой работе, поскольку сотрудники проводят большую часть дня за компьютером — часто по 7-8 часов. Поэтому в первую очередь нужно позаботиться о хорошем оборудовании, которое подходит для задач — оно не обязательно должно быть самым дорогим.
Что делать при технических форс-мажорах: частые ситуации
Даже с качественным оборудованием нельзя полностью избежать непредвиденного отказа техники. Чтобы такие форс-мажоры не влияли на качество работы, важно заранее продумать запасной план действий. Разберём, какие ситуации случаются чаще всего и как действовать в каждом случае.
Ситуация № 1. Интернет стал работать медленнее или отключился
Не нужно просто ждать, когда у вас снова заработает вайфай. В первую очередь свяжитесь с провайдером и уточните сроки восстановления связи. Если же это не массовый сбой, найти причину и исправить её поможет техническая поддержка компании, которая предоставляет услуги интернета.
Чтобы продолжать работу, пока специалисты решают проблему с соединением, позаботьтесь заранее о резервных каналах:
- попробуйте раздать мобильный интернет со смартфона — важно заранее протестировать эту функцию и проверить, что на счёте достаточное количество трафика
- подключитесь к вайфаю запасного провайдера — можно заключить договор с несколькими компаниями, которые предоставляют интернет, и провести отдельный кабель для каждой из них
- перейдите в другое место, где есть интернет: коворкинг или кафе — заранее изучите, какие заведения с точками доступа к вайфаю находятся рядом с вашим домом.
Ситуация № 2. Не работает корпоративный чат
Стоит записать номера телефонов сотрудников, с которыми вы взаимодействуете чаще всего. Благодаря этому получится быстро связаться с ними через другой мессенджер и рассказать о проблеме — они помогут передать информацию техподдержке. Если вы пользуетесь виртуальными календарями, то в большинстве из них можно найти почтовый адрес коллег.
Второй вариант — зайти на сайт компании. Там наверняка будут контакты HR-менеджеров. Они перенаправят вас на нужных специалистов и передадут информацию руководителю.
Ситуация № 3. Потеряли пароль от корпоративного сервиса, или вас взломали
Важно сразу предупредить об этом техподдержку и руководителя, даже если это выходной или конец рабочего дня. Это нужно сделать, чтобы не утекла коммерческая информация — специалисты оперативно заблокируют доступ к ресурсам компании.
Если взломали ваши личные аккаунты, где хранятся рабочие данные, заблокируйте свои профили и напишите специалистам сервиса.
Ситуация № 4. Оборудование для работы вышло из строя
Действия будут зависеть от того, какое устройство сломалось и насколько критична проблема. Например, если перестал работать ноутбук, то провести встречу или ответить на сообщение в рабочем чате можно с телефона. Главное, заранее установить все приложения для связи и войти в рабочие аккаунты. Если ваша компания предлагает сотрудникам рабочие ноутбуки, воспользуйтесь этой возможностью. Так, в случае потери работоспособности оборудования у вас будет запасное устройство.
Если у вас проблемы с камерой, вышел из строя микрофон, пропал звук и вы не сможете присутствовать на общих встречах с командой, попросите отправить резюме разговора, чтобы не упустить важную информацию. Например, в МТС Линк Встречах по итогам созвона составляется автоматическое саммари, текстовая расшифровка и запись — ими можно поделиться с коллегами, пропустившими важное обсуждение.
Резюме созвона в МТС Линк Встречах
Важно, чтобы руководитель был в курсе вашей ситуации. Расскажите, что вы делаете для решения этой проблемы, и по возможности сориентируйте по срокам.
Какие ошибки приводят к техническим форс-мажорам
Часто проблемы с оборудованием или интернетом возникают из-за ошибок, которые допускает сам сотрудник. Например, устанавливает на ноутбук торренты и сомнительные программы с неофициальных сайтов, откладывает обновления системы и не продумывает запасные варианты подключения к интернету.
Однако иногда причинами технических форс-мажоров может стать и политика компании. Например, экономия на оборудовании, а также отсутствие технического регламента, где прописано, куда обращаться и что делать в случае неполадок.
Защита данных и работоспособность устройств не только ответственность сотрудника. В идеале компания должна позаботиться об условиях работы специалистов. Например, в МТС Линк работникам предоставляют необходимое оборудование, гарнитуру, антивирус для корпоративного компьютера или ноутбука. А если возникают технические форс-мажоры, IT-сотрудники помогают быстро с ними справиться.
Как снизить риски технических форс-мажоров: 5 советов экспертов
Полностью избежать проблем с техникой и отказов технических систем нельзя, но можно сделать так, чтобы они случались реже и не мешали работе. Вот несколько рекомендаций.
Совет № 1. Ухаживайте за рабочим оборудованием
Чтобы ноутбук, гарнитура и другие устройства для работы прослужили дольше, важно тщательно следить за их состоянием. Для этого:
- проверяйте температуру ноутбука или компьютера — используйте специальные программы для мониторинга перегрева, меняйте вовремя термопасту, а также включайте энергосберегающий режим, если вам не нужна полная мощность устройства
- регулярно очищайте оборудование от пыли и грязи
- не подпускайте к рабочим устройствам домашних животных.
Также важно следить за обновлениями операционной системы, вовремя их устанавливать. Кроме того, не скачивайте приложения и установочные файлы с непроверенных сайтов — используйте только официальные ресурсы.
Совет № 2. Разберитесь заранее в возможностях сервисов
Иногда проблемы на созвоне возникают из-за того, что человек не знает, как работает платформа для видеосвязи. Например, как включить демонстрацию или что делать, если не слышно собеседников.
Заранее установите и протестируйте все необходимые программы: корпоративный мессенджер, сервис для онлайн-встреч и систему для учёта рабочего времени. Проверьте, что все они корректно запускаются и обновлены до актуальных версий.
Чтобы встреча не затягивалась из-за того, что вы пользуетесь сервисом впервые, заранее изучите все функции и протестируйте их. Обязательно узнайте, как и с кем связаться, если технические проблемы возникнут во время встречи. Например, в МТС Линк Встречах можно обратиться к техподдержке прямо в чате онлайн-мероприятия — так вы сможете оперативно решить возникшую проблему.
Чат с технической поддержкой в МТС Линк Встречах
Совет № 3. Позаботьтесь о безопасности и сохранности данных
Если есть возможность, используйте только рабочие аккаунты. Так ниже риск, что вас взломают и важные данные будут потеряны. Кроме того, на всякий случай лучше сохранить копию информации на дополнительном носителе.
Подключите двухфакторную идентификацию и несколько способов восстановления доступа к сервисам: по электронной почте и номеру телефона. При этом пароль должен быть уникальным для каждого сервиса — менять его лучше каждые три месяца.
Также в некоторых сервисах есть возможность авторизации через систему единого входа — это технология аутентификации, которая позволяет пользователю войти в несколько связанных сервисов с единым логином и паролем, которые привязаны к корпоративным системам хранения учётных записей. Такая технология используется на платформе МТС Линк.
Ещё один вариант — использовать менеджер паролей. Это специальная программа или приложение, которые помогают безопасно хранить и использовать данные для входа в несколько аккаунтов.
При работе с документами и конфиденциальной информацией разграничивайте права доступа. Не открывайте доступ к редактированию для всех пользователей, чтобы данные не утекли к другим людям.
Также важно, чтобы на ваше устройство не проникло вредоносное программное обеспечение. Поэтому не отключайте антивирус для ускорения работы, избегайте сомнительных сайтов и не пользуйтесь торрент-трекерами.
Кроме того, позаботьтесь о безопасности домашней вайфай-сети. Для этого отключите удалённое управление сетью — так вы сможете менять настройки только из дома. Придумайте сложный пароль, а также проверяйте прошивку роутера и следите за обновлениями. Дополнительно можно скрыть идентификатор беспроводной сети, установить фильтр для входящего трафика, а также изменить данные для доступа к панели администрирования admin/admin на более сложную комбинацию.
Совет № 4. Используйте только проверенные сервисы
Не скачивайте установочные файлы с неофициальных сайтов. В них может быть вирус, который нанесёт вред компьютеру и рабочим данным.
При выборе сервиса для онлайн-коммуникаций изучите, соответствует ли он требованиям безопасности. Вот некоторые из них:
- входит в реестр российского программного обеспечения
- соответствует законодательству РФ
- имеет дата-центры для территории России
- даёт возможность ограничения прав и доступа пользователей
- использует протоколы шифрования данных.
Так, все данные пользователей МТС Линк хранятся на серверах в России и обрабатываются соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ. Кроме того, передача данных и соединения между клиентскими приложениями и серверами защищены с помощью современных протоколов шифрования.
Совет № 5. Выбирайте качественную технику
Одни удалённые сотрудники работают только с документами, а другим нужны специальные программы с высокими требованиями к оперативной памяти — в каждом случае критерии выбора могут отличаться. Но есть и общие рекомендации по покупке устройств, на которые можно ориентироваться.
Ноутбук
Даже если вы работаете только с документами, не стоит брать самую бюджетную модель. Ориентируйтесь на устройства из бизнес-серии, которые имеют хорошую систему охлаждения и подходят для длительной непрерывной работы:
- процессор должен быть не ниже Intel Core i5 или AMD Ryzen 5 последних двух поколений
- оперативная память — от 16 Гб
- вместо обычного жёсткого диска стоит выбрать устройство с SSD-диском — при этом важно, чтобы данные не заполняли всю память ноутбука: чем больше свободного места, тем стабильнее будет работать оборудование.
Интернет-провайдер
Чтобы проблемы с вайфаем не помешали онлайн-встрече, лучше подключить интернет от двух разных провайдеров и провести два проводных соединения. Также в качестве резервного канала можно приобрести 4G-модем с безлимитным тарифом.
Если есть возможность, во время важных встреч подключите ноутбук или компьютер к интернету через провод, а не вайфай. Так вы снизите риски того, что связь прервётся — даже самые современные роутеры чувствительны к помехам от других устройств и загруженности эфира.
Периферийные устройства
Если вы проводите встречи онлайн, приобретите гарнитуру с шумоподавлением. Такое оборудование помогает слышать собеседника даже при нестабильном интернете, а звуки ремонта у соседей и крики детей не помешают вашему разговору.
Чтобы ноутбук не перегревался, используйте подставку с вентиляцией. Так система охлаждения будет работать эффективнее, а устройство прослужит дольше.
Резюме
Профилактика технических неполадок помогает сделать коммуникацию более качественной и избежать непредсказуемой поломки техники. Общение эффективнее, когда у участников хороший микрофон, а диалог не прерывается из-за медленного интернета. Поэтому перед работой или созвоном важно проверять, как работает оборудование, а также всегда иметь запасной план на случай форс-мажоров.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту