Эффективная адаптация персонала

Сотрудники всегда были главным ресурсом, без которого ни один бизнес не может развиваться и достигать своих целей. Поэтому так важно уделять внимание каждому работнику и его правильной адаптации, а особенно на этапе его знакомства с командой. Для этого существует адаптация персонала — тщательно продуманная программа интеграции новых кадров в компанию, которая помогает им быстрее ознакомиться с новыми задачами, условиями труда, корпоративной культурой и наладить рабочие контакты.

Начало новой работы всегда связано со стрессом из-за того, что человек находится новой окружающей среде. И неважно, какую должность он занимает — высокую руководящую или соответствует рядовому работнику. Правильная реализация программы организационной адаптации задает темп последующей работе, а ее отсутствие приводит к негативному отношению работников или вовсе непониманию своих обязанностей и роли.

Вместо того чтобы позволить сотруднику самому узнать, как все работает изнутри, адаптация в организации помогает представить компанию, ее процессы в полной мере и в сжатые сроки. Новый работник может сосредоточиться на выполнении своих задач, не тратя времени на самостоятельное исследование корпоративных механизмов.

Иногда адаптация в коллективе ошибочно подменяется ведением документации, необходимой при приеме на работу, и другими бюрократическими моментами. Конечно, подписание договоров, заполнение заявок, ознакомление с регламентами и процедурами обязательны. Однако даже адаптация квалифицированного сотрудника — это гораздо больше. Это управление изменениями, распределение компетенций и создание комфортной рабочей среды и для нового сотрудника, и для остальной команды.

Продуманная и организованная адаптация персонала в организации подразумевает полное погружение нового сотрудника, от которого компания получает максимум пользы. Но при этом руководству часто бывает трудно наладить внутреннюю коммуникацию, или оно считает это второстепенным. Такие ситуации приводят к краху даже самого устойчивого и успешного бизнеса.

В этом подробном материале мы разберем, что такое адаптация персонала, почему она необходима, и как устроена в целом система адаптации персонала.

Почему важна адаптация персонала в организации

Цифровая трансформация полностью изменила то, как компании работают. Конкуренция растет, а потребители стали сильнее и требовательнее. И успех бизнеса на рынке напрямую связан со скоростью и качеством работы команды и правильным подбором персонала. Когда дело начинается адаптация новых сотрудников в коллективе, очень важно, чтобы процесс был быстрым.

Система организационной адаптации помогает новичку погрузиться в незнакомую рабочую среду и начать эффективно работать уже на первых этапах. Ведь мало быть опытным и талантливым, нужно вписываться в культуру и ценности компании и коллектива, настроить коммуникацию с новыми коллегами.

Переход в другую компанию и адаптация заново — это всегда трудный этап, который проходят работники любого возраста и квалификации. Работа занимает значимое место в жизни, и ее смена несет много изменений, к которым предстоит привыкнуть. Позже, когда человек начинает ориентироваться и понимать свое место в обстановке, страх и стресс проходят.

Но в процессе адаптации ожидания сотрудника часто сталкиваются с несоответствующей им реальностью. Позитивный настрой встречается с трудностями и неопределенностями. Поэтому большая часть новичков не проходят испытательный срок или сами покидают компанию на этом этапе. Особенно высококвалифицированные специалисты, которые продолжают получать офферы даже после трудоустройства. Причина такой текучести кадров — отсутствие поддержки со стороны HR и руководства.

Найм персонала и повторная трудовая адаптация новых сотрудников выходит дорого:

• Вы платите за использование сервисов по поиску кандидатов.
• HR и руководители тратят время на изучение резюме и многочисленные интервью.
• Привлекаете смежных специалистов к работе, потому что новый сотрудник пока не выполняет полный объем задач.
• Новички чаще ошибаются, и за это тоже платит компания.

Система адаптации персонала организации часто подменяется обучением. Но у нового сотрудника может быть наивысшая квалификация, и при этом он не сможет работать без понимания общих ценностей коллектива.

Поэтому стоит помнить, что адаптация — это целый комплекс мер, которые работают вместе, и обучающие курсы в него тоже входят.

Исходя из вышеизложенного, выделим важные принципы:

1. Если работника не поддержат в процессе адаптации, это может негативно сказаться на экономических показателях компании.
2. Для успешной адаптации работника следует учитывать обе его функции — пассивную и активную.
3. Сотрудник всегда испытывает стресс в процессе адаптации, задача персонала — помочь с ним справиться.Чем раньше сотрудник адаптируется на новом месте, тем скорее проявит себя в полной мере своих возможностей.

Цели адаптации

Выделяют несколько целей, которые выполняет успешная адаптация в компании:

1. Знакомство сотрудников с культурой компании

Каждая компания имеет свои ценности и культуру. Но это не означает, что весь коллектив знает и понимает их. Познакомьте новых сотрудников с компанией — расскажите на словах и с помощью адаптационных корпоративных мероприятий. Таким образом вы объедините людей чем-то больше, чем финансовой мотивацией. Каждый в команде будет разделять цели и задачи коллектива, и обе стороны будут расти вместе.

2. Создание продуктивной атмосферы

Недостаточно нанять квалифицированных сотрудников. Убедитесь, что они вписываются в рутинные операции и понимают, как выполнять задачи. Чем больше сотрудники вникают в правила команды, тем легче их удержать. Чем раньше почувствуют себя комфортно, тем быстрее появятся результаты их работы.

Как и с лояльностью клиентов, удовлетворенность сотрудников имеет основополагающее значение. Удержание лучших профессионалов может быть трудной задачей, но адаптация на рабочем месте может помочь.

3. Снижение текучести кадров

Помимо того, что компании теряют специалистов из-за конкуренции, существует проблема высокой текучести кадров в первый год работы. На поиски нового сотрудника компания тратит около 20% от зарплатной ставки. Адаптация сотрудника — это отличное решение проблемы и связанных с ней затрат.

4. Вовлечение и мотивация сотрудника

В настоящее время, чтобы получить максимальную отдачу от каждого сотрудника и повысить эффективность своей компании за счет коллектива, недостаточно предложить конкурентоспособную на рынке заработную плату, бонусы и корпоративные мероприятия. Необходимо вовлечь людей в работу на уровне идеи, пробудить интерес и энтузиазм, и адаптация сотрудников в организации поможет в этом процессе.

5. Прозрачное целеполагание

Новые сотрудники хотят сразу видеть, как их работа помогает достигать крупных целей. Постановка правильных личных задач показывает эту взаимосвязь для них и руководства. Правильное определение целей особенно важно как механизм постоянной обратной связи и подведения итогов периода. Отслеживайте успехи и выполнение обязанностей, давайте сотрудникам рецензию о работе и мотивируйте на достижение большего.

Итог: новые сотрудники, у которых был негативный опыт адаптации, будут искать новую работу уже на испытательном сроке. И наоборот, сотрудники, получившие полезный опыт адаптации, уже в течение первых дней чувствуют свой вклад и приверженность к работодателю.

Виды адаптации

Различают два вида адаптации сотрудников, которая зависит от опыта каждого отдельного работника:

Первичную адаптацию

Ее проходят специалисты без профессионального опыта, только что окончившие учебное заведение, или те, кто по каким-то причинам почти утратил навыки (например, женщины, вышедшие из декрета).

Вторичную адаптацию

Предполагает, что у человека есть уже есть компетенции и он умеет работать в коллективе, и только лишь меняет место работы, профессию или должность.

С учетом того, какие сферы затрагивает адаптация любых новых кадров, она также разделяется на:

Социальную

Включает в себя интеграцию в коллективе, общение с коллегами, понимание культурных и социальных ценностей компании.

Производственную

Сводится к знакомству нового работника с рабочим оборудованием, регламентами, инструкциями, организационной структурой, документооборотом.

Профессиональную

Отражает проявление компетенций и профессиональных навыков сотрудника, его вклад в решение общих задач, понимание и решение личных задач.

Организационную

Касается самоопределения сотрудника в коллективе, понимания своей роли и положения коллег, обязанностей и выстроенных рабочих отношений.

Этапы адаптации нового сотрудника

Чтобы адаптация новых сотрудников была эффективной и успешной, нагрузку на работника следует распределить на четыре этапа, в каждый из которых он выполняет разные функции:

• Пассивная функция (физиологическая и производственная адаптация);
• Пассивно-активная функция (организационная и психологическая адаптация);
• Активная функция (экономическая и профессиональная адаптация);
• Проактивная функция (социальная адаптация)

Переход от одной функции к другой может повысить уверенность сотрудников, инициативу и улучшить общение, одновременно уменьшая разочарование, беспокойство и стресс.

Управление этапами

Первый этап адаптации связан с пассивной функцией и длится обычно неделю — это период эмоционального возбуждения и стресса до тех пор, пока работник не сможет испытывать другие эмоции. В этот период рекомендуется не ожидать от работника многого, а просто дать ему возможность адаптироваться к новой рабочей среде, графику и задачам (физиологическая адаптация). Здесь работник также должен ознакомиться с производственными циклами компании, корпоративными правилами, нормами и требованиями труда (производственная адаптация новых сотрудников).

Второй этап системы адаптации основан на пассивно-активной функции и обычно происходит в течение второй недели. Новый сотрудник постепенно вникает в сферу своей деятельности и узнает каналы взаимодействия внутри коллектива: к кому обращаться по тем или иным вопросам, кто кому подчиняется, кто влиятельная фигура, кто неформальный лидер и так далее. В это время неотъемлемую роль играет наставничество и дружеские отношения (организационная адаптация). Начинают складываться отношения в коллективе и с руководством, работник знакомится с ценностями компании и принципами общения в коллективе (психологическая адаптация новых сотрудников).

Третий этап адаптации сотрудника — появление активной функции, обычно на третьей и четвертой неделях. Понимая объем работы и требования, работник способен интегрироваться в системы компании и оценить свои возможности и навыки с точки зрения соответствия должности.

На этом этапе важно, чтобы сотрудник соответствовал целям команды и понимал свой вклад в общее дело (профессиональная адаптация). Происходит первая оплата труда, при которой работнику заметны изменения в бюджете. Например, расходы на общественный транспорт и питание (экономическая адаптация).

Работники размышляют о своей новой работе — либо это не совсем то, что они ожидали, либо это работа их мечты, либо что-то среднее. В период этих размышлений работодатель играет жизненно важную роль в усвоении опыта, анализе достижений и выявлении потенциальных зон роста.

Четвертый этап адаптации новоприбывших сотрудников связан с проактивной функцией. У каждого сотрудника она может быть разной и происходит на втором месяце работы. Адаптация характеризуется преодолением производственных и межличностных проблем первого месяца и переходом к стабильности. На этом этапе сотрудник становится более инициативным и воспринимается как член команды, а не новый сотрудник (социальная адаптация).

Подводя итог, можно сказать, что успешное прохождение адаптации работника — это хорошо спланированная и поэтапная система. С самого начала она призвана повысить эффективность сотрудников, мотивировать и формировать лояльное отношение к новому рабочему месту.

Как ускорить адаптацию новых сотрудников

Для интенсивного и результативного погружения в работу нужно, чтобы была выстроенная система адаптации и взаимодействия с новым сотрудником.

1. Подготовка рабочего места

Кажется, что технические аспекты второстепенны, и главное — внимание к новичку. Но когда в первый день работы не предоставляют свой стол, стул или компьютер, это оставляет впечатление непрофессионализма. Заранее убедитесь, что у сотрудника есть доступ к оборудованию, инструментам, сервисам и электронной почте.

Подумайте над приветственным набором. Сюда может входить блокнот, ручка, кружка и другие вещи, которые облегчат жизнь в офисе.

2. Свяжитесь с сотрудником до первого рабочего дня

Время между получением оффера и первым рабочим днем может растянуться до нескольких месяцев. И система адаптации запускается в этот период.

Вот почему рекомендуется связаться с новым сотрудником примерно за неделю до того, как он начнет работать на вас. Сообщите, что рабочее место готово и вся команда ждет его появления. Этот жест добавит позитивных эмоций, и первый день будет менее напряженным.

Не забывайте об организационных вопросах. Сообщите сотруднику, кто придет к нему первым или куда именно ему следует отправиться. Кратко расскажите, как будет проходить первый день в компании.

3. Выберите наставника

Этот человек облегчит общение нового сотрудника, пригласит вместе выпить кофе или пообедать, познакомит с другими членами команды, при необходимости поможет найти столовую или конференц-зал. Наставник ответит на все вопросы, связанные с выполнением заданий.

4. Презентация нового члена команды

Прежде всего, сделайте это по электронной почте — отправьте групповое сообщение всей компании. Во-вторых, прогуляйтесь с новым сотрудником, покажите ему офис, расскажите о коллегах. Используйте этот момент, чтобы поговорить об обязанностях специалиста и обязанностях конкретных отделов, о том, как конкретные коллеги могут помочь.

5. Назначайте задачи

Иногда новоиспеченному человеку поначалу нечего делать. Убедитесь, что он хорошо выполняет и организует свою работу. Ставьте простые задачи, попросите принять участие во внутренних встречах. Не забывайте, что адаптация новых сотрудников должна быть постепенной и запрашивайте обратную связь по конкретным задачам.

6. Будьте открытыми

Убедите нового сотрудника, что глупых вопросов не бывает — вы и вся команда готовы помочь и подсказать.

7. Оцените процесс адаптации

Все тренинги и этапы пройдены, но как на самом деле их усвоил новый сотрудник? Проверьте это. Используйте программы и платформы для адаптации всех сотрудников, чтобы провести небольшой опрос или тест.

Как оценить эффективность системы адаптации

Чтобы оценить эффективность адаптационного механизма, нужно соотнести вложения и результаты. Подсчитайте:

Расходы на нового сотрудника: сколько часов он потратил на самостоятельное изучение материалов, сколько часов потратил на него HR-менеджер, сколько стоили обучающие курсы, платформы для обучения и даже печатные материалы — считайте все.

Итоги: сколько работников прошли испытательный срок, далее — сколько сотрудников проработали больше года или другого срока, в течение которого можно внести значимый вклад для вашего бизнеса.

Ведите профиль сотрудника и отмечайте, как он проходит каждый этап адаптации. Получайте обратную связь на протяжении всего пути:

• Спрашивайте в процессе, насколько сотрудник удовлетворен, что ему не хватает;
• Оцените знания о компании и понимание ее ценностей;
• Попросите оценить коммуникацию с коллегами и руководителем.

Обратная связь может быть организована как в индивидуальном порядке, так и в группах, и даже анонимно (что настраивает на большую открытость). Адаптация новых сотрудников в распределенных коллективах проходит с помощью онлайн-площадок для видеоконференцсвязи.

Такие сервисы, как Линк Вебинары (ранее Webinar), подходят как для быстрых созвонов, так и для полноценного дистанционного обучения. Интерактивные возможности в виде опросов, голосований, тестов и работы в группах развернут целый набор возможностей для системы адаптации сотрудников. Тестировать Линк Вебинары можно бесплатно неограниченное время, получите доступ уже сейчас.