Основные функции — бесплатно и навсегда
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
Попробуйте бесплатно сервис МТС Линк Встречи
Ничего не найдено. Попробуйте еще
«Буду через 10 минут»: как реагировать на коллег, которые постоянно опаздывают на созвоны
-
АвторИрина СамаркинаСчитает пунктуальность своей сильной стороной -
ЭкспертСаша СмолокуроваБизнес-стратег и организационный психолог
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Опоздания на созвоны нарушают рабочий процесс и расшатывают договорённости, так как остальные участники теряют время, которое могли бы потратить на другие задачи. Но дисциплина начинается не с напоминаний, а со структуры. Поэтому важно понять, почему происходят регулярные опоздания, и повысить пунктуальность в команде.
Ситуация: «Несколько раз в неделю мы с командой проводим онлайн-созвоны. И каждый раз без исключения находятся люди, которые опаздывают на встречу. Задержка может составлять 10–30 минут. Нужно ли ждать опаздывающих? Если нет, то как правильно обозначить свою позицию?»
Ситуацию комментирует бизнес-стратег и организационный психолог Саша Смолокурова. Работает с темами профессиональной и личной реализации и устойчивости, ведёт обучающие форматы и сессии для команд и специалистов.
Почему систематические опоздания недопустимы
Регулярные опоздания расшатывают договорённости. Возникает негласная иерархия: кому-то «разрешено» приходить через 15 минут и всех тормозить, а остальные должны ждать. Это сразу бьёт по ощущению справедливости. И дальше начинаются знакомые вопросы: почему ему можно, а мне нельзя? почему я сижу и трачу своё время, если человек даже не пытается в него попасть?
Бывает, что в календаре стоит регулярная встреча на час. Но она каждый раз превращается в полтора часа, потому что первые 15 минут команде озвучивают: «Подождём ещё одного коллегу». Это не просто некрасиво со стороны организаторов. Это прямой путь к переработкам. У сотрудников забито расписание. Если одна встреча началась с опозданием, значит, следующая тоже сместится по времени, а потом ещё одна. В итоге работа делается ночью. Это прямой путь к росту недовольства, раздражения и к выгоранию.
Поэтому история «ну я на пять минут опоздаю, ничего страшного» — это не про пять минут. Это про то, что в команде начинают размываться установленные рамки. Как только размываются рамки, все перестают понимать, где граница нормального участия и ответственности. И это уже влияет не только на созвон, но и на качество результата работы.
Нужно ли ждать тех, кто опаздывает
В большинстве случаев ждать опаздывающих не нужно. Если встреча назначена на 16:00, то в 16:00 она и начинается. Люди, которые пришли вовремя и готовы работать, не должны сидеть в холостом режиме, пока кто-то не успевает.
Есть важный нюанс. У команды должно быть заранее оговорено правило старта. Это правило нужно установить не по факту опозданий, а заранее, в момент организации рабочего созвона. К примеру, можно озвучить коллегам: «Мы начинаем встречи вовремя. Если кто-то подключается позже, то мы не пересказываем начало, а после встречи скидываем краткое саммари». При таком подходе это выглядит не как «мы решили тебя проучить», а как общая договорённость про эффективность. Команда не наказывает опоздавших, но и не заставляет ждать тех, кто уже подключился к созвону.
В ряде случаев участникам, которые пришли вовремя, даже не придётся тратить время на ручное конспектирование и подготовку саммари. Если в платформу для ВКС встроены инструменты искусственного интеллекта, то виртуальный помощник по итогам встречи автоматически создаст саммари и разошлёт его всем, кто был заявлен в числе участников встречи. Такая возможность, к примеру, реализована в МТС Линк Встречах — сервисе для видеовстреч с коллегами. ИИ-ассистент берёт на себя рутинные задачи, выделяет ключевые договорённости и ответственных, составляет резюме, делает транскрибацию и рассылку с итогами мероприятия.
Бывают ситуации, когда опаздывающих участников всё же нужно подождать. В первую очередь речь идёт о встречах, которые могут не состояться без конкретного человека. Например, именно этот сотрудник назначил созвон. Он владеет вводными данными, и без этой информации нечего обсуждать. Тогда можно дать ему время, потому что без него команда физически не решит задачу. На первом месте стоит доступ к информации.
Как повлиять на тех, кто постоянно опаздывает
Повлиять — это не значит «устроить разнос при всех». Публичное порицание — это худший способ. Человек, которого публично стыдят, не начнёт приходить вовремя. Он начнёт приходить с агрессией или перестанет приходить вообще. Стыд не улучшает процессы, он просто убивает доверие. В рабочих отношениях стыд — разрушительный инструмент.
Чтобы повлиять на участников и замотивировать их всегда подключаться вовремя, нужно использовать определённые рамки и выстроить внятную обратную связь. Как это сделать.
1. Чётко проговорить формат до созвона
«Коллеги, во вторник в 16:00 будет онлайн-встреча. Продолжительность — 30 минут. Задача — свериться по статусу проекта и принять решения по двум блокам: дизайну и срокам. Важно присутствовать всем, кто отвечает за эти блоки и принимает по ним решения. Если не успеваете, предупредите заранее в чате. Мы зафиксируем от вас апдейт и продолжим обсуждение без вашего участия».
Что в этой формулировке важно:
- сказано, что встреча короткая
- обозначена конкретная задача
- сказано, чьё присутствие точно необходимо
- зафиксировано, как можно отработать отсутствие.
2. Во время встречи действовать по сценарию и не подыгрывать хаосу
Если кто-то подключается через 20 минут из такси и говорит: «А расскажите сначала, а то я не слышал», — то уместно ответить без агрессии, в нейтральном ключе. Например: «Мы уже обсудили, ты сможешь посмотреть репорт после встречи». Так опоздавший сотрудник не теряет лицо, а команда не тратит время на повтор.
3. Замечать паттерны, а не эпизоды
Если коллега опоздал разово, можно закрыть глаза: такое бывает в случае форс-мажора. Если опаздывает системно, то это уже вопрос не к дисциплине, а к проектированию процесса. Может быть, этому человеку вообще не обязательно каждый раз участвовать в онлайн-встречах по работе, достаточно письменного отчёта до и после созвона. Очень часто люди, склонные постоянно опаздывать, просто не хотят находиться там, где чувствуют себя не на своём месте. Это ошибка фасилитации, а не характера человека.
Как предупредить, что встречи будут начинаться вовремя
Лучший тон — спокойный, ровный, без морализаторства. Рабочая формула звучит так: «Коллеги, формат работы следующий: мы начинаем онлайн-встречу ровно в 16:00, работаем 30 минут, фиксируем решения и идём дальше».
Почему это работает:
- всем заранее понятны правила игры
- люди чувствуют, что их время тоже берегут
- никто не слышит в этом фразы «ты опять опоздал на совещание, ну сколько можно».
Как не нужно делать
Если хотите приучить коллег к дисциплине, то ни в коем случае не используйте формулировки:
- «уважайте время других»
- «администрация решила»
- «хочу дисциплины».
Ещё один бесполезный и разрушительный вариант — публично стыдить сотрудника.
Не работает и вариант «сидим, ждём полчаса и кипим молча». Сотрудники начинают сгорать от чувства бессмысленности, и к моменту, когда опоздавший подключается к встрече, обстановка настолько накалена, что говорить по делу почти невозможно.
3 правила, которые помогут повысить пунктуальность в команде
Если встреча или онлайн-совещание грамотно структурированы, то никто не опаздывает. Когда цель и формат понятны, люди приходят вовремя сами. И наоборот, когда повестка размыта, а смысл туманен, человек просто не чувствует ценности и приходит, когда получится. Поэтому дисциплина начинается не с напоминаний, а со структуры. Вместо того чтобы воевать с опозданиями, лучше навести порядок в трёх пунктах.
Назначение встречи
Каждый, кто приглашён на встречу, должен понимать, почему он участвует в мероприятии и какие задачи решает. Объясните участникам заранее, какие материалы и вопросы подготовить.
Правило старта
Незадолго перед началом онлайн-встречи с коллегами напомните участникам, чтобы они не опаздывали.
Культура обратной связи
Если кто-то системно не попадает в рамки, не нужно устраивать публичный разнос. Поговорите с этим человеком персонально и сформулируйте проблему как часть рабочего процесса: «Мы без тебя не можем принять решение по блоку дизайна. Подумай, что можно сделать, чтобы ты стабильно был в онлайне в течение этих 30 минут. Нельзя задерживать процесс».
Это уважительная и взрослая позиция. Она не про контроль ради контроля. Она про то, чтобы каждая встреча реально работала — давала решения, а не воровала ещё один час из рабочего дня. То есть цель должна быть не в том, чтобы бороться с опаздывающими сотрудниками, а в том, чтобы правильно выстроить систему. И тогда команда будет держать ритм без лишнего износа.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту