Не только с 9 до 18 МСК: как работать с коллегами в разных часовых поясах
-
АвторАлёна ЧеркасоваКопирайтер, маркетолог
Всё больше людей выбирают удаленный формат: в 2023 году 28% сотрудников компаний работали из дома. Часто бывает, что такие люди находятся в разных часовых поясах. Это мешает эффективному общению и делает работу не такой комфортной, как хотелось бы. Рассказываем, что делать, если вы с коллегами находитесь в разных часовых поясах.
Преимущества работы с разницей во времени
Гибкий график
Человек может самостоятельно выстраивать удобный ему ритм. В отличие от офиса, где нужно присутствовать строго с 9 до 18, удаленная работа в другой временной зоне позволяет адаптировать график под себя. А ведь именно этот критерий 40% работников считают главным преимуществом удаленки.
Например, вы живете в Сибири, а работаете по Москве с разницей +4 часа. До обеда можно выспаться, погулять, сходить в спортзал, а уже во второй половине дня приступить к делам.
Высокая продуктивность
За последние пару лет исследования показали, что удаленные сотрудники эффективнее офисных в среднем на 10–13%. Если человек работает в другом часовом поясе, он не только экономит время на дорогу и разговоры с коллегами, но и получает дополнительные часы, чтобы всё успеть.
Допустим, нужно сдать задачу к первой половине рабочего дня. Если для сотрудника это 2-3 дня по местному времени, у него есть еще целое утро. Этого хватит, чтобы спокойно закончить и успеть к дедлайну.
Меньше стресса при общении с заказчиками
Работа в разных часовых поясах с клиентами становится более комфортной. В основном коммуникации переходят в мессенджеры и электронную почту — личного общения становится меньше. Например, клиент отправил письмо с претензией под конец своего рабочего дня. Если у сотрудника еще обед, то есть время найти решение до того, как клиент снова выйдет на связь.
Кроме того, общение через мессенджеры и почту легче с психологической точки зрения. Это одна из причин, почему 80% работников испытывают меньше стресса на удаленной работе, чем в офисе.
Проблемы при работе в разных часовых поясах
Сложности в коммуникации
Получить быстро фидбэк от коллеги не так просто, как если бы все работали в одном офисе. Нужно учитывать график другого человека и дожидаться, пока он выйдет на связь.
Частые переработки
С одной стороны, дополнительное время на решение задачи — это плюс. Но с другой — это приводит к переработке. В результате человек работает больше, но его зарплата не меняется.
Вечерние созвоны
Иногда сотрудники забывают о разнице во времени и могут начать задавать вопросы уже после окончания рабочего дня. Это же касается и клиентов. Такие звонки и сообщения в нерабочее время раздражают. По статистике портала SuperJob, 58% россиян поддержали бы закон, который запретит коллегам беспокоить их в нерабочее время.
Один из вариантов — проигнорировать звонок или сообщение до утра, но не каждый на это способен. Кроме того, руководители или заказчики часто требуют немедленного ответа.
Некомфортный режим
У гибкого графика есть и обратная сторона. Работа в разных часовых поясах с коллегами приводит к смещению свободного времени. Этот факт отмечает руководитель по продвижению бренда работодателя и внутренним коммуникациям сервиса «Работа.ру» Татьяна Мощагина.
По ее словам, разница во временных зонах может повлиять на физическое и психологическое здоровье сотрудника. Иногда человеку даже может показаться, что свободного времени на себя и семью не остается: подключаться к работе приходится утром, днем и даже поздним вечером. Такая ситуация может привести к выгоранию.
Как работать с коллегами из другого часового пояса
Избежать проблем при работе в разных часовых поясах можно. Важно правильно организовать свой график и коммуникацию с другими сотрудниками. Рассказываем, как это сделать.
Определите точное рабочее время коллеги
Специалисты Роструда рекомендуют удаленным сотрудникам работать в том часовом поясе, где они проживают. Большинство компаний идут именно по такому пути. При этом в трудовом договоре часто прописывают время, когда работник должен быть на связи.
Чтобы эффективно планировать задачи, уточните, по какому часовому поясу работают ваши коллеги. Если в 19:00 сотрудник заканчивает рабочий день, а у вас он еще продолжается, не требуйте быстрого ответа.
Информацию по графику работы каждого сотрудника собирают на виртуальной доске, таск-менеджере или в отдельном документе. В мессенджерах дополнительно укажите свой часовой пояс и время для связи. Это поможет избежать ненормированного рабочего графика, а коллеги будут точно знать, когда вас не беспокоить.
Если в компании все сотрудники находятся в 3–4 часовых поясах, постоянно переводить их время на местное тяжело. Чтобы избежать путаницы, используйте специальные приложения. Также можно установить виджет с несколькими часами на смартфон или ноутбук.
Учитывайте при общении часовые пояса
Сотрудники из других регионов не всегда могут оперативно ответить на ваш вопрос. Поэтому перед отправкой «срочного» сообщения еще раз взвесьте, сколько времени есть на решение этой задачи. Обязательно обозначьте срок — так человек поймет, насколько оперативно ему нужно ответить, и будет чувствовать себя менее напряженным.
Специалисты советуют отправлять сообщения коллегам только в их рабочее время. Если же сотрудник уже ушел отдыхать, а письмо нужно отправить сейчас, воспользуйтесь функцией «отправить без звука» или «отправить позже». Эти инструменты есть практически во всех современных мессенджерах. Так вы и проявите уважение к коллеге, и точно не забудете передать важную информацию.
Выстройте личный режим дня
У большинства людей к вечеру продуктивность падает. Работа в разных часовых поясах еще больше усиливает этот эффект. Эксперты рекомендуют на первую половину рабочего дня ставить сложные задачи и созвоны, а на вторую — оставлять рутинные дела, которые не требуют много сил.
Личный режим помогает избежать ощущения, что всё время уходит только на работу. Если ваш рабочий день начинается в обед по местному времени, лучше не тратить утреннее время только на сон. Посвятите это время личным делам, спорту или хобби.
Иногда утреннее время можно использовать, чтобы быстро доделать задачи, которые вы не успели закончить вчера. Однако в какой-то момент легко не заметить, что вместо восьми часов вы работаете двенадцать. Всё это может привести к выгоранию, проблемам со здоровьем и снижению эффективности.
Практикуйте асинхронную работу и общение
Асинхронная работа — это способ распределения задач, когда сотрудник делает всё автономно. В этом случае человек самостоятельно выполняет обязанности, а при общении не ожидает немедленного ответа от коллеги. Асинхронная работа позволяет коллегам из разных часовых поясов оставаться в комфортном для себя режиме и быть продуктивными.
Однако в некоторых случаях такая методика может замедлить выполнение задачи. Например, вы отправили сообщение коллеги поздно вечером, а он ответил только в обед на следующий день. В результате сроки растянулись. Чтобы такого не происходило, важно соблюдать следующие рекомендации:
- в начале рабочего дня проверяйте сообщения от коллег — так получится оперативно давать обратную связь и не затягивать сроки;
- создавайте документы и таблицы в онлайн-редакторах, например Google, — коллеги смогут оставить все комментарии онлайн, а вы не будете отвлекаться от других задач;
- пишите подробные сообщения, чтобы другим сотрудникам не пришлось уточнять много деталей — так переписка не растянется на несколько дней.
Проводите общие встречи для синхронизации
Даже если вы большую часть времени работаете самостоятельно, без синхронной связи с командой в компании не обойтись. 74% удаленных сотрудников считают, что у них должно быть определенное время, когда они доступны коллегам. Важно не потерять связь с командой, иметь возможность обсудить важные вопросы и проводить мозговые штурмы. Синхронизироваться помогают общие встречи.
При работе в разных часовых поясах для созвонов выбирайте время, которое удобно всем участникам разговора. Посмотрите, есть ли пересечения в их графиках. Скорее всего, какие-то часы у них будут пересекаться — на это время и старайтесь назначать созвоны. Если не получается подобрать комфортные для всех часы, периодически меняйте расписание встреч. Так вы не будете заставлять жертвовать своим временем одних и тех же людей.
Еще один совет — записывайте общие встречи. Если кто-то из коллег не смог присутствовать на созвоне из-за неудобного времени, он сможет позже посмотреть запись. Кроме того, это позволяет не забыть про задачи и решения, которые обсудили на встрече.
Используйте совместные календари и планировщики
Каждый раз ждать сотрудника из другого часового пояса, чтобы поставить или сдать задачу, неудобно. Вместо постоянных созвонов, электронных писем и сообщений используйте совместные календари и планировщики задач.
Календари
Они помогают назначать встречи без длительных переписок и составлять расписание на день. Например, вам необходимо созвониться с коллегой, чтобы обсудить задачу. Создайте в календаре встречу, выберите время и пригласите сотрудника.
Здесь же можно отметить часы, когда вы недоступны — так другим коллегам будет удобно планировать время. Если у человека назначен в это время другой созвон или, например, стоит обед, вы тоже увидите это и сможете выбрать другой свободный слот. Примеры таких сервисов — Google и Яндекс Календарь.
Планировщики задач
Например, Trello, Kaiten, Bitrix. Эти сервисы также помогают экономить время на созвонах, особенно при работе в разных часовых поясах. Не нужно ждать, когда человек выйдет на связь — просто создайте карточку в планировщике с подробным описанием. Здесь же вы увидите, какие задачи поставили вам коллеги.
Заключение
Когда команда находится в разных часовых поясах, важно грамотно выстроить ее работу. В этом случае сотрудники смогут работать быстро и эффективно даже с разницей во времени: задачи будут выполнены качественно и вовремя, а коммуникация не пострадает. Сами же работники почувствуют себя комфортнее, будут испытывать меньше стресса, становиться продуктивнее. Достичь этого помогут рекомендации, которые мы дали выше.