Ничего не найдено. Попробуйте еще
Getting Things Done — эффективный метод управления продуктивностью или способ всё усложнить?
-
АвторАлина НосковаОсвобождает место для генерирования новых идей
Согласно теории когнитивной нагрузки, человек эффективно выполняет задачи и усваивает информацию, только если не перегружает мозг. Если правильно использовать его возможности и вовремя давать отдохнуть, можно улучшить усвоение новых знаний и повысить продуктивность. Именно на этом принципе основан метод Getting Things Done. Он пригодится каждому, кто имеет дело с многозадачностью и работает с большими объёмами информации. Рассказываем, как работает метод GTD и как стать продуктивнее, применяя его на практике.
Как работает метод GTD
Ключевая идея метода GTD (Getting Things Done, с англ. — «доведение дел до завершения») заключается в разгрузке мозга благодаря систематизации задач и обязательств. Он позволяет не держать в голове все вопросы и сосредоточиться на выполнении действительно важных дел. Автор метода — американский писатель и консультант по производительности и личной эффективности Дэвид Аллен — считает, что наш мозг предназначен для генерации идей, а не для хранения информации. Он сравнивает его с процессором: мы перегружаем мозг, пытаясь хранить в памяти множество незавершённых дел. В результате возникает так называемое состояние когнитивной тревожности — постоянное ощущение, что вы что-то забыли или не успеваете.
Метод GTD способствует генерации новых идей, позволяет не тратить ресурсы на обработку и хранение информации. Важнейший принцип метода — «хранить задачи не в голове, а в надёжной системе», чтобы освободить место для творчества и принятия решений.
История появления метода
Американец Дэвид Аллен разработал метод Getting Things Done в конце 1990-х годов, а в 2001 году опубликовал книгу об этой методике управления временем и продуктивностью. Аллен пришёл к ней, опираясь на личный опыт переживания профессиональных кризисов. Работая с руководителями высшего звена, он заметил, что многие из них страдают от информационной перегрузки, и стал искать способ решить эту проблему.
Некоторые считают метод GTD сложным, подходящим не для всех задач. По их мнению, он подразумевает чёткое планирование и исключает любую спонтанность. Но по словам автора методики, не стоит «планировать то, что не нужно планировать». Аллен сам считал себя неорганизованным и отмечал, что благодаря методу GTD он получил возможность чаще делать то, что хочется, и мыслить яснее.
5 шагов метода GTD
Согласно методу GTD, чтобы повысить продуктивность и систематизировать все задачи, необходимо подойти к управлению рабочим процессом в пять этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действие.
Сбор
Фиксируйте абсолютно всё, что требует вашего внимания: идеи, задачи, проекты, напоминания. Используйте для этого «корзину входящих»: блокнот, электронный список, диктофон — любой инструмент, который вам удобен. Важно собирать все, даже самые маленькие и, казалось бы, незначительные вещи.
Обработка
Этап включает определение конкретных действий по каждой задаче. Для этого можно использовать инструмент «дерево решений». По каждой из задач задайте себе вопросы и в зависимости от ответа двигайтесь по схеме.
Схема метода GTD
«Небольшие и не требующие много времени задачи порой намного проще выполнить и забыть, чем постоянно держать в голове. Этот приём поможет снизить уровень стресса и значительно разгрузить список дел», — рассказала генеральный директор аутсорсинговой компании MiXBS Нина Конюшева.
Организация
Сформируйте списки задач по категориям, например:
- быстрые задачи — список конкретных действий, которые можно выполнить прямо сейчас
- следующие действия — задачи без чёткого дедлайна, требующие выполнения каких-либо действий для завершения (например, отправить документы клиенту возможно только после их составления и подписания)
- проекты — перечень всех сложных задач, требующих более одного действия
- ожидающие — список дел, которые вы делегировали и ожидаете ответа или выполнения
- возможные — задачи, которые вы хотели бы выполнить в будущем, неактуальные сейчас (например, ваши долгосрочные цели и мечты)
- календарь — важные дела и встречи с чёткими дедлайнами
- справочные материалы — здесь может храниться любая информация, необходимая для выполнения задач (информация о поездках, адреса, телефоны, контакты).
«После того как вы сформировали списки задач, могут остаться дела, которые не попали ни в один из них. Смело удаляйте неактуальные и не требующие ваших действий задачи, чтобы освободить время для действительно важных и полезных», — пояснила Нина Конюшева.
Обзор
Регулярно, например, один раз в неделю, разбирайте «корзину входящих» и всю модель GTD, чтобы она не перегружалась. Пересматривайте списки, обновляйте проекты, добавляйте новые задачи и удаляйте устаревшие. Это гарантирует, что ваша схема будет всегда актуальна и вы не упустите ничего важного.
«Регулярный анализ модели GTD должен войти в привычку: делайте обзор в конце каждой рабочей недели или проводите его в понедельник, например, перед началом рабочего дня. Игнорируя этот процесс, можно накопить слишком много задач, утратить мотивацию. В таком случае метод потеряет эффективность», — рассказала Нина Конюшева.
Действия
На этом этапе вы приступаете к осуществлению задач. Следуя плану и пунктам схемы, выбирайте действия и выполняйте их. Не забывайте сосредотачиваться на одном действии за раз. Доверяйте своей системе, не беспокойтесь о том, что вы что-то упустили.
Кому подходит GTD
По мнению кадрового аналитика и HR-психолога Елены Уваровой, метод GTD универсален. Особенно он будет полезен для руководителей всех уровней, которые работают с большим количеством проектов и задач одновременно. Также метод GTD подойдёт проектным менеджерам, координирующим сложные проекты, предпринимателям на этапе масштабирования бизнеса, творческим специалистам для структурирования потока идей и людям с высокой когнитивной нагрузкой (врачам, юристам, финансистам и т. д.).
Метод GTD подойдёт вам, если:
- работаете в режиме многозадачности и вам сложно делегировать дела
- можете разделить свои задачи и дела на «важные» и «неважные» и в вашей работе уже сформирована система приоритетов
- необходимо составить подробный план действий, разграничить сферы и направления своей деятельности (например, техническую и творческую)
- ваша работа подразумевает креативный подход, но при этом требует систематизации для его внедрения.
«Полгода назад мы пробовали внедрить метод GTD с одним из моих клиентов. Он обращался с жалобами на постоянное чувство тревоги и беспокойный сон, который прерывался воспоминаниями о незавершённых делах. Благодаря использованию этой методики клиенту удалось вернуть спокойствие, открыть два новых магазина, так как появились ресурсы для стратегического мышления», — рассказала Елена Уварова.
Преимущества метода GTD
На первый взгляд, метод GTD может показаться довольно сложной альтернативой простой расстановке приоритетов. Но его смысл заключается в том, что вы не просто составляете список задач, а более эффективно их можете выполнять. Это, в свою очередь, делает вас более результативным во всём.
Кроме того, у него есть ещё несколько основных преимуществ.
1. Снижение стресса и тревожности
Длинные списки дел, как правило, способствуют появлению чувства тревоги и стресса. Используя метод GTD, вы освобождаете мозг от необходимости помнить обо всём, помогаете убрать лишние переживания, поскольку действуете по чёткому плану.
Главная ценность методики GTD, на мой взгляд, даже не в повышении продуктивности, а в снижении когнитивной нагрузки и уровня стресса. Это особенно важно для современных руководителей, работающих в условиях постоянно растущего информационного потока.
2. Повышение продуктивности
Вы фокусируетесь на выполнении задач, а не на их планировании, определить самое важное становится проще. Отсутствие отвлекающих факторов и времени, потраченного впустую, позволяет повысить производительность и выполнять задачи более эффективно.
3. Улучшение организации и рациональное использование времени
При использовании метода GTD появляется чёткое понимание, что нужно делать и когда, что можно делегировать или отложить. Он помогает принимать более осознанные решения, создавать надёжную систему для управления информацией и задачами. Остаётся больше времени для занятий, которые действительно важны.
4. Развитие креативности
Ясный ум и чёткий план выполнения задач дают больше пространства для креативного мышления и поиска инновационных решений.
Недостатки и сложности метода
Несмотря на свою популярность, метод GTD неидеален и имеет свои недостатки.
1. Сложно внедрить
Метод требует определённых усилий и времени для освоения и адаптации под личные нужды. Человек, составивший 15–20 списков, может просто терять фокус из-за сложности навигации.
2. Зависит от системы
Строгая структура иногда сковывает и исключает гибкость, а чрезмерная зависимость от списков и системы может отвлекать от самой работы.
Существует риск увлечься «настройкой» в ущерб результатам. Я называю это синдромом идеальной системы: человек тратит больше времени на организацию задач, чем на их выполнение.
3. Требует дисциплины
Метод работает только при условии регулярного анализа и обновления. Многие забрасывают систему через несколько месяцев, когда проходит первоначальный энтузиазм. Но без регулярных проверок задачи «застывают», а метод становится бесполезным. Например, руководитель, назначивший все задачи сотрудникам, но забывший обновить списки, теряет контроль над проектом.
4. Не учитывает приоритеты
Несмотря на то что в методе GTD есть этап обработки, он в большей степени делает акцент на выполнении всех задач, а не на приоритизации самых важных.
5. Не для всех подходит
Метод может быть неэффективным для людей с определёнными типами личности или работающих в специфических условиях. Особенно это касается творческих личностей и условий, при которых приходится выполнять срочные или требующие вдохновения и спонтанности задачи. Также GTD сложно интегрировать в модель командной работы. Это индивидуальная система, которую непросто совместить с корпоративными инструментами управления проектами.
Почему ещё метод может не сработать
Внедрение GTD часто терпит неудачу из-за непонимания философии метода: его воспринимают как простой список дел, упуская из виду, что это целостная система мышления.
Также важно понимать, что внедрение метода GTD не может быть частичным, а требует тотального подхода: все задачи должны быть в системе, иначе мозг продолжает тратить ресурсы на запоминание невнесённых пунктов. При этом нельзя чётко следовать схеме без её адаптации к изменениям в жизни, регулярного, еженедельного обзора — это также приведёт к провалу.
Кроме того, иногда играет роль психологическое сопротивление: некоторые подсознательно противятся структуре и предпочитают реагировать на задачи по мере их поступления.
Креативный директор одного рекламного агентства жаловался, что метод GTD «убивает его творческий процесс». Мы нашли решение в адаптации системы: создали специальные категории для творческих идей и вдохновения. В результате он стал более организованным, смог выделить ещё больше времени для творчества благодаря правильному распределению задач.
GTD, как и любой инструмент, требует адаптации под индивидуальные особенности и потребности. При необходимости можно комбинировать элементы метода с другими подходами, создавая персонализированные системы.
Также трудности с применением системы Getting Things Done могут возникать из-за неправильно выбранных инструментов. Сложные приложения вместо простых решений повышают барьер для его внедрения.
Как отмечает основатель компании-оператора сервисов ЦОД NETRACK Алексей Рубаков, в IT-сфере, например, задачи часто требуют переключения между проектами, инструментами и контекстами.
Если не структурировать списки, возникает риск создания лишних, что усложняет навигацию. Также в разработке задачи часто меняются из-за новых требований или ошибок, пересекаются с обязанностями коллег. Если не разделять личные и командные списки, возникает путаница. Например, разработчик, записавший во «входящие» задачи коллеги, теряет контроль над своими приоритетами. Адаптировать метод GTD под IT-специфику помогает использование гибких инструментов и планировщиков.
Для применения методики Getting Things Done лучше выбирать простые инструменты, например планировщики с user-friendly-интерфейсом, онлайн-доски или обычный блокнот. Формировать списки, разделять задачи на личные и командные, проводить анализ изменений в проектах можно в различных сервисах по управлению проектами для командной работы.
В качестве приложения для Getting Things Done можно использовать МТС Линк Доски. Онлайн-доска позволяет рисовать любые схемы, используя готовые шаблоны или создавая свои, загружать изображения и видео. На ней удобно фиксировать тезисы, распределять их по группам, можно оформлять их в виде майнд-карты. А ещё к схеме можно возвращаться в любое время и настраивать совместный доступ.
Заключение
Метод GTD требует дисциплины и адаптации, но при правильном применении снижает эмоциональную и умственную нагрузку, повышает продуктивность. Ключевой принцип: система должна быть гибкой и удобной, а не перегруженной. Как отмечает Аллен, «ваша система должна быть как второй мозг», чтобы вы всегда могли сосредоточиться на важном.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту