Как часто устраивать рабочие созвоны: советы и рекомендации
-
АвторИрина СамаркинаКопирайтер МТС Линк -
ЭкспертМария РоженкоКоуч, бизнес-психолог, основатель школы коучинга
Одна из наших подписчиц поделилась ситуацией: «Одно время я работала в компании, где было принято созваниваться всей командой по каждому пустяку. В день могло быть организовано по несколько созвонов. Это дико раздражало и отвлекало от работы. В другой компании я столкнулась с иной крайностью — здесь вообще не принято созваниваться. Из-за этого часть вопросов согласовывается долго, по некоторым проектам сложно найти ответственного, а задачи выполняются намного медленнее. Как найти «золотую середину» по количеству созвонов с коллегами?»
Отвечает коуч, бизнес-психолог, основатель Школы другого коучинга Мария Роженко
Зачем нужны созвоны
Цели созвонов сегодня — это поддержание общей корпоративной культуры, погружение в деловой контекст. Коллективные телефонные разговоры и видеовстречи способствуют решению конкретных задач, развитию горизонтальных отношений в команде и, как следствие, снижению уровня тревожности и повышению лояльности к команде и работодателю.
Общение с коллегами должно быть регулярным, но при этом соответствовать определенным правилам. В зависимости от направления деятельности можно выбрать для себя именно те типы созвонов, которые лучше всего отвечают конкретно вашим деловым задачам.
Типы созвонов
Периодичность и продолжительность созвонов зависит от задач и целей.
Планерки
Максимально четкие, структурные видеовстречи и телефонные беседы. Во время разговора участники выясняют, что было сделано, что будет сделано, кто чем занимается на неделе. Этот тип общения с коллегами позволяет понять, что вообще происходит в команде. Такие встречи строго регламентированы. Рекомендую делать их раз в 1-2 недели продолжительностью не более часа. Сотрудники должны заранее готовиться к таким мероприятиям, чтобы каждому было что сказать.
Мотивирующие созвоны
Второй тип созвонов — мотивирующие. К примеру, когда речь идет об отделе продаж, можно даже делать ежедневные 10-минутные созвоны, чтобы взбодрить коллег и подготовиться к новому рабочему дню. Такое мероприятие построено на принципе мотивационной речи: «У вас всё получится», «Вы сегодня поставите новый рекорд!»
Если же работа не слишком энергичная, а наоборот, достаточно скрупулезная, то слишком частые созвоны могут раздражать. Тогда мотивирующие рабочие видеовстречи стоит выстраивать по другим принципам: рассказывать о ценностях и смыслах компании, говорить о новых важных проектах и их реализации. Оптимальная периодичность — 1 раз в 1-2 месяца. Но есть исключения. К примеру, при активном внедрении искусственного интеллекта или обучении сотрудников стоит сокращать временную разницу между мотивирующими созвонами и делать их 1 раз в 2 недели. Это поможет сформировать мотивацию на обучение и продемонстрировать активные изменения внутри компании.
Мозговые штурмы
Это встреча, во время которой коллеги собираются и в свободном режиме генерируют идеи, решая определенные задачи. Оптимальная продолжительность такого созвона — 2 часа. Проводится он по технике Уолта Диснея, когда задача рассматривается с трех точек зрения:
- Творческая: высказываются все идеи, даже самые нереалистичные.
- Реалистичная: подключается конструктивная критика. После окончания обсуждения должно остаться 3-4 идеи.
- Критическая: выбираются идеи, которые действительно можно претворить в жизнь.
Объединяющие созвоны
Они часто проводятся в формате свободного разговора, который не связан с рабочей деятельностью напрямую, но помогает понять, что на самом деле происходит у человека в жизни. Так, в одной из компаний мы внедрили систему ежемесячных вечерних созвонов, что позволило повысить лояльность к компании. Потому что нашлось место, где можно высказывать свои тревоги, да и просто пообщаться.
Этот инструмент прекрасно работает при численности коллектива до 8–10 человек. Но такой вид созвонов абсолютно нельзя использовать в организациях «подозрительного типа» — тех, в которых нет культуры горизонтального общения, а все сотрудники бессознательно руководствуются идеей «открываться нельзя, вокруг враги, которые хотят забрать мое место и мою работу».
Общие рекомендации, без которых не будет успеха
Если руководствоваться целями созвонов, четко определять их структуру, соблюдать временные рамки и не путать цели созвонов — не переходить от структурного к мотивирующему и от мозгового штурма к объединяющему, — то сотрудники не будут воспринимать встречи как пустую трату времени. Наоборот, команда будет адекватно реагировать и активно участвовать в них.
Периодичность и продолжительность созвонов нужно определять в индивидуальном порядке, ориентируясь на нюансы рабочего процесса. Для одних команд нормально созваниваться каждый день, для других — раз в месяц. Исключение — срочные созвоны по вопросам, которые не терпят отлагательств. Планировать их заранее сложно, они случаются спонтанно. Иногда отвечать на экстренные звонки приходится даже в отпуске. Если вам звонят по срочному вопросу, постарайтесь найти тихое место, включите фон для рабочего созвона и пообщайтесь с коллегами. И не забудьте поставить в рабочем мессенджере статус, до какого числа вас лучше не беспокоить.