Как не ошибиться в выборе площадки для гибридного мероприятия: на что смотреть и что учитывать

Физическая площадка: на какие критерии обратить внимание

В первую очередь нужно исходить из задачи мероприятия. Так критерии выбора площадки для делового и развлекательного события будут отличаться. Чтобы решить, какие факторы станут играть ключевую роль, ответьте на следующие вопросы:

• какой результат хочет получить клиент?
• какая придёт аудитория и как работать с её вниманием?
• какой контент будет на мероприятии и какое оборудование для него нужно?
• сколько нужно залов, открытых площадок и как зрители должны перемещаться между ними?
• откуда будут выходить спикеры, ведущие, артисты?
• что должно транслироваться для онлайн-зрителей?

Кроме того, важно, чтобы физическая площадка подходила для мероприятия по техническим параметрам. Вот на какие критерии нужно обратить внимание.

Площадь зала

Правила такие же, как и при организации офлайн-мероприятия: нужно ориентироваться на максимальное количество людей, которые придут на площадку. Кроме того, важно дополнительно заложить в расчёт площади пространства для команды и оборудования, которые обеспечат съёмку и трансляцию. Площадка должна быть достаточно вместительной не только для зрителей, но и для спецтехники, коммуникаций и технической группы.

Возможности сети

Одно из требований к площадке для гибридного мероприятия — магистральный интернет. Кроме того, нужно заранее рассчитать необходимую нагрузку сети для видеосъёмки, обеспечения хорошего звука, света и самой трансляции.

Доступность

Важно проверить, насколько площадка удобна с точки зрения заезда автомобилей и завоза оборудования для мероприятия. Это поможет качественно провести технические тесты и репетиции программы. Поэтому оценить местоположение зала нужно ещё на этапе выбора площадки, а не в день события. 

Освещение

Учитывать нужно не только то, куда поставить оборудование, но и как на площадку проникает естественный свет. В зависимости от зала и расположения окон он может по-разному падать днём, в сумерках, в солнечную или пасмурную погоду. Эти моменты стоит проверить заранее.

«Когда мы делали собственное гибридное мероприятие, то при выборе небольшой площадки были вынуждены отказаться от пары московских лофтов именно из-за их несоответствия техническим требованиям, хотя они очень понравились нашему маркетингу», — поделился технический директор COMDI Антон Суворов.

Аудио- и видеооборудование

Большинство площадок технически оснащено для проведения мероприятий. Если же чего-то не хватает, то оборудование можно арендовать — например, организаторы могут дополнительно установить искусственное освещение или экраны. А вот за всё необходимое для съёмки и прямого эфира отвечает уже провайдер трансляции, которого стоит заранее нанять — на площадках таких возможностей, скорее всего, не будет.

«Чтобы обеспечить хороший опыт для онлайн-участников, приглашайте специалистов по гибридным мероприятиям и делегируйте им задачи. Например, мы в COMDI работаем сразу по всем направлениям: даём рекомендации спикерам по одежде, чтобы хорошо выглядеть на трансляции, а организаторам — по декорациям, освещению и спецэффектам. Наша общая задача — сделать так, чтобы в онлайне всё передавало атмосферу гибридного события, а ключевые выступления не страдали из-за неудачно выбранного фона», — рассказала Анастасия Суровенкова.

Обеспечение безопасности

Руководство площадки отвечает за основное, а иногда и за резервное обеспечение электропитанием для оборудования. Также важно, чтобы был продуман доступ на мероприятие участников, команды, спикеров и их безопасность. Например, на некоторых крупных площадках есть пропускная система. Техническую поддержку берёт на себя провайдер трансляции. 

«Если на площадке нет резервного питания, мы делаем его самостоятельно. Кроме того, со своей стороны мы оказываем поддержку участникам трансляции. Например, если у них возникли проблемы с подключением, то всегда могут получить помощь через чат поддержки», — пояснил Антон Суворов.

В идеале нужно заранее оценить площадки по данным критериям, а затем уже сделать выбор. Но на практике организаторов часто подключают в тот момент, когда зал уже выбран. Тогда приходится решать технические проблемы напрямую — например, прокладывать дополнительные коммуникации так, чтобы зрители не спотыкались о провода. В некоторых же ситуациях лучшее решение — это смена площадки. Хотя и будет потеряно время, но в результате от этого все только выиграют.