Если «гоу на созвон на 10 мин» не вариант, то вам потребуется управление календарем встреч. Разложите по полочкам свой день, чтобы не упрашивать коллег выделить слот и без того в забитом графике. В статье разбираемся, почему важно фиксировать расписание рабочего дня, какие есть техники управления временем на созвонах и как их реализовать.
Почему важно планировать созвоны
Умение себя организовать — базовый навык для удаленщика. Планирование созвонов — признак грамотного тайм-менеджмента. Если соблюдать базовые правила, то можно существенно улучшить рабочую рутину, в частности:
Вы не забудете о встречах
Банальное и самое распространенное последствие. Если вы не ведете календарь, вы не получите уведомления за 10–30 минут до начала встречи. Даже если вы предпочитаете сервисы для созвонов, в которых нет встроенного планера, обратите внимание на возможность интеграции созвона в календарь. Например, в МТС Линк Встречах созвоны автоматически подтягиваются в Google Календарь после подтверждения участия.
Будете укладываться в дедлайны
В потоке внезапных созвонов сроки выполнения задачи придется переносить. А если вы своевременно вносите встречи в календаре, то сможете наглядно оценивать свою загрузку и адаптироваться.
Приобретете отличную репутацию
Если не хотите стать предметом осуждения, составьте календарь событий. Так вашим коллегам не придется подолгу ждать, пока вы подключитесь, а вы будете спокойны, что всё успеваете. Это значит, что никто не будет жертвовать рабочим временем впустую.
Как включать созвоны в рабочее расписание
Разберем несколько примеров, как составить расписание созвонов. Начнем с самого распространенного и простого способа — Google Календарь. Чтобы добавить встречу в этот сервис, выполните следующее:
- Авторизуйтесь в аккаунте Google. Теперь для этого придется подключить прокси.
- Перейдите в календарь. Познакомьтесь с разметкой и выберите дату. Плюс — можно привязать несколько календарей с разных аккаунтов. Например, с рабочего и личного. Так все встречи будут в одном месте.
- Нажмите на желаемую дату и внесите данные созвона. Сервис предлагает подробную карточку для заполнения.
Совет
Синхронизируйте календари в своем телефоне и на компьютере. Так вы не потеряете важных созвонов, а информация в обоих источниках будет актуальной.
Следующий пример — добавление встречи через приглашение на созвон. Вас приглашают на плановое совещание отдела, а на почту приходит приглашение. Вам не нужно вносить вручную каждую такую встречу — достаточно принять приглашение. Главное — выбирать сервис, который интегрирован с Google Календарь или другим подобным инструментом.
Техники управления временем на созвонах
Если вы чувствуете, что бесконечные созвоны крадут вашу продуктивность, выполните следующее.
Решите с коллегами, какие созвоны можно заменить переписками в чате
Часть созвонов реально исключить. Например, если вам нужно быстро сделать отчет за день. Просто составьте список выполненных задач начальнику и дождитесь от него одобрения.
Каждый раз определяйте модератора встречи
Он должен передавать слово, направлять дискуссию и вовремя останавливать разговор, если он пошел «не туда».
Создавайте резюме после встречи
Фиксируйте тезисы, чтобы позже к ним можно было быстро вернуться. Оптимально, если вы скинете заметки в чат, чтобы ваши коллеги тоже могли освежить в памяти прошедший колл.
Важный момент в управлении временем на созвонах — устанавливать границы на выступление каждого спикера. Чтобы не перебивать выступающих, обратите внимание на сервисы, которые предлагают встроенные функции контроля времени. Например, в сервисе МТС Линк Доски можно организовывать совместную работу и ввести ограничения по времени выступления. Для этого там есть общее рабочее пространство и встроенный таймер.
А если коллеги ушли от основной темы обсуждения, мы предлагаем вам несколько техник быстрого завершения таких разговоров.
Напомните о регламенте
Прямо отметьте, что время вашего рабочего созвона ограничено и что у вас еще остались нерешенные вопросы. Попросите перенести разговор, не относящийся к делу, в личные сообщения или оставить его на другую встречу.
Признайтесь в некомпетентности
Речь про универсальную фразу: «К сожалению, я не владею этой темой, давайте вернемся к тому, что мы обсуждали ранее».
Задайте лимит времени
Если, несмотря на то что время на таймере вышло, коллега продолжает говорить, напомните ему о лимитах. Укажите на таймер и подчеркните, что сегодня еще должны высказаться другие коллеги.
Разумное решение — подготовиться к созвону заранее. То есть прописать регламент, расписание встречи, определить временные лимиты и всех предупредить об этом. Это удобно делать через такие сервисы, как, например, МТС Линк Встречи. Функции сервиса позволяют заранее напомнить всем о созвоне и разослать вводные данные.
Подготовка к созвонам
Если в календаре для созвонов стоит встреча, подготовьтесь к ней: составьте план и пропишите вопросы. Иногда это делают вручную на обычном листе бумаги, но это не всегда удобно. В этом вопросе поможет визуализация в Kaiten, Miro или МТС Линк Досках. Трекеры или доски помогут наглядно представить, как должен проходить созвон, и отследить ход времени. Плюс — во время онлайн-встречи модератор не будет путаться и теряться, а сможет выстраивать разговор по плану.
Что касается подготовки, выполните несколько простых шагов:
1. Выберите тихое место
Лучше проводить созвоны дома или в тихой зоне коворкинга. Закройте окна и позаботьтесь об отсутствии музыки и шума на фоне.
2. Подготовьте фон
Уберите избыточные предметы из поля видимости камеры. Плюс позаботьтесь о внешнем виде. Опрятная прическа и чистая одежда выглядят презентабельно.
3. Изучите тему
Отметьте, по какому вопросу вы собираетесь, уточните ответственных и выступающих, разберитесь в деталях. Это поможет отсеять нерелевантные темы во время разговора и следовать намеченному пути.
4. Внесите созвон в календарь встреч и разошлите приглашения
Это легко сделать через сервис, на котором вы проводите созвон. К примеру, в МТС Линк Встречах вы можете разослать приглашения участникам на почту.
5. Следуйте заготовленным вопросам и плану
Обязательно включите в расписание время на дополнительные вопросы.
В конце созвона подведите итоги и сделайте резюме.
Ведение заметок и записей
Для начала разберем, зачем вести заметки во время созвона.
Чтобы не забыть, что происходило
Общая идея обычно запоминается, но детали быстро стираются из памяти. Заметки помогут освежить нюансы.
Чтобы не исказить данные
Человек в силу природы склонен пропускать информацию через субъективный фильтр. Отсюда множество ложных воспоминаний и необъективных оценок. Когда есть заметки или запись разговора, достаточно вернуться к спорному моменту и разобраться в нем. Это решает споры и предотвращает конфликты.
Чтобы улучшить будущие онлайн-встречи
Благодаря записям просто разобраться, какие разговоры крадут время, а на какие не отвели тайминг. Так модератор формирует наиболее удобный и результативный для всех участников план беседы.
Как это сделать? Для начала модератору стоит поставить встречу на запись. Также ему нужно выбрать протоколиста — того, кто будет делать заметки. Вот несколько простых рекомендаций, как сделать записи встречи эффективными.
Укажите детали
Речь про дату, имена участников и выделенное им время, повестку. Это уместно прописать до начала созвона.
Укажите контекст
Стоит прописать тему встречи и вопросы, которые будут рассмотрены. Отмечайте все «за» и «против», важные нюансы и цифры. Записи должны содержать краткий и емкий пересказ того, что говорили выступающие.
Сделайте резюме в конце собрания
Укажите задачи, сроки, ответственных, а также статус по каждому пункту.
После каждого собрания размещайте протоколы в одной папке. Лучше выбрать электронный вариант, чтобы у каждого участника встречи был доступ ко всем записям.
Улучшаем навыки управления созвонами
Предлагаем несколько практических рекомендаций, как улучшить навыки управления созвонами.
Собирайте обратную связь от коллег
Спросите, что, по их мнению, реально улучшить. Руководители часто находят в отзывах практические советы.
Пользуйтесь электронными сервисами
Используйте по максимуму функционал трекеров, канбан-досок, платформ ВКС и других сервисов. Это упростит организацию созвона и поможет быстро достать выжимку.
Уделяйте время оформлению записей
Они должны быть не только емкими и содержательными, но и грамотными. Избегайте опечаток, выделяйте важные моменты жирным, структурируйте текст. Так его будет легче воспринимать, а значит, больше людей действительно будет к нему возвращаться.
Заключение
Календарь встреч помогает ориентироваться во множестве созвонов. Его ведение минимизирует забывчивость, невнимательность и пропуск дедлайнов. Используйте специальные сервисы экосистемы МТС Линк, чтобы организовать свой календарь созвонов и не упустить ничего важного.