Записаться на консультацию
Получите консультацию по возможностям трансляции вашего мероприятия
Ничего не найдено. Попробуйте еще
- Цифровая платформа
- Видеосъемка и продакшен
- Любые типы мероприятий
Организовать многозальную конференцию в гибридном или онлайн-формате — это как дирижировать оркестром: десятки параллельных потоков, сотни участников, тысячи деталей. Ошибка в одном зале может повлиять на всё впечатление от события. Но при правильной архитектуре процессов всё работает синхронно, а участники перемещаются между залами так же легко, как переключаются между вкладками браузера.
Команда единого пространства для мероприятий COMDI от МТС Линк многократно сопровождала организацию многозальных конференций и знает: хаос начинается там, где нет системы. В статье собрали 6 советов от COMDI, которые помогут держать под контролем даже самые масштабные события — от внутренних корпоративных ивентов до крупных ИТ-конференций.
1. Синхронизируйте сценарий с технической командой
Многозальная конференция — это формат онлайн- или гибридного события, в котором программа одновременно проходит в нескольких залах или потоках. Участники могут выбирать, какие сессии посещать, переключаться между темами и выстраивать собственный маршрут по мероприятию.
Обычно такой формат используется для крупных конференций, форумов, отраслевых саммитов и корпоративных мероприятий, где важно охватить широкий спектр тем, объединить разные целевые аудитории и дать больше возможностей для выбора и персонализации.
Ошибка № 1 при организации многозального события — рассинхрон между программой и техническими возможностями. Это происходит, когда программа живёт в одном документе, техническое задание — в другом, а команды ориентируются на устные договорённости. В итоге сессии стартуют с задержкой, спикеры ждут, участники переходят в пустой зал, а техническая команда вынуждена «тушить пожары» на ходу.
Важно заранее синхронизировать все элементы: хронометраж выступлений, особенности площадки, доступность оборудования, требования спикеров, порядок подключений и переключений между потоками. Часто именно на стыке этих деталей возникают проблемы. Например, в одном зале предусмотрен интерактив с демонстрацией экрана, но техника там не поддерживает нужный формат или в соседнем зале параллельно проходит шумный интерактив, мешающий записи трансляции. Чтобы избежать этого, стоит учесть 3 аспекта.
Репетиция
Проведите репетицию с технической командой минимум за пару дней до старта.
Технический сценарий
Подготовьте технический сценарий с таймингом — с хронометражем, названиями сессий и точками переключения.
Время на перестройку оборудования
Заложите 10–15 минут между сессиями для перестройки оборудования и смены залов, если есть такая необходимость.
Любая творческая идея при организации события сталкивается с технической реальностью. Основная роль технического блока, команды — это решить 100% задач, придуманных «творцами». И не просто решить, а решить качественно и надёжно. Какие здесь могут быть ограничители? Техническую команду поздно подключили к проекту, передали задание в последний момент или есть технические ограничения на площадке. Поэтому, несмотря на то что «мы уже тысячу раз делали это мероприятие», важно продумывать техническую часть чуть ли не в первую очередь.
2. Продумайте структуру программы
Прежде чем бронировать площадку и настраивать оборудование, важно ответить на три вопроса:
- сколько потоков будет идти параллельно?
- какова логика переходов между ними?
- какие форматы в каждом зале — доклады, мастер-классы, дискуссии, нетворкинг?
Совет. Визуализируйте программу ещё на этапе планирования — это помогает увидеть узкие места: пересекающиеся темы, неравномерную нагрузку на аудиторию и спикеров.
На платформе COMDI есть широкие возможности для формирования программы и размещения виджета на нужных вам площадках (на сайте, на мониторе во время мероприятия и т. д.) Если вдруг в программе произошли изменения, их можно оперативно актуализировать. Данные обновятся моментально на всех площадках, что поможет избежать неудобств в навигации участников. Это особенно важно, когда вы стремитесь организовать крупную конференцию с большим количеством динамичных обновлений.
3. Назначьте модератора для каждого зала
Даже при идеальной программе один человек физически не сможет контролировать всё — на мероприятиях с несколькими залами важна командная работа.
Выберите ответственного координатора на каждый поток — человека, который отвечает за тайминг, спикеров, технику и обратную связь участников.
В команде COMDI это продюсер, который следит за статусом всех залов и потоков в реальном времени. А также онлайн-платформа для мероприятий, которая позволяет держать все данные в едином пространстве и снижает нагрузку на организаторов.
4. Позаботьтесь о навигации для участников
Даже самая продуманная программа не сработает, если участники теряются. Навигация должна быть интуитивной.
5. Централизуйте обратную связь
После многопоточного события обычно остаётся гора разрозненных отзывов — от бумажных анкет до случайных комментариев в чатах.
Чтобы не утонуть в данных:
- используйте единую систему сбора обратной связи по залам и сессиям
- автоматизируйте аналитику — COMDI, например, позволяет выгрузить отчёт по активности участников, просмотрам, вовлечённости и реакциям на контент.
Так вы сможете не просто «провести» мероприятие, а улучшать его с каждым разом — на основе точных метрик, а не субъективных ощущений.
Это особенно актуально для крупной конференции, где важно анализировать данные по каждому залу.
6. Разбор полётов с командой
Самое ценное — опыт. После многозальных трансляций проведите короткий дебриф: что сработало, что требовало больше ресурсов, где команда перегорела, а где, наоборот, всё прошло гладко.
Итогом должен стать чек-лист вашей команды для будущих многозальных и масштабных конференций — с отлаженными ролями, шаблонами таймингов и рекомендациями по работе с площадками и спикерами.
Главное — единая система
Организация многозальной конференции без хаоса возможна (даже конференции крупнейших компаний), если построить всё вокруг единой цифровой инфраструктуры. COMDI помогает компаниям делать именно это: централизовать управление потоками, обеспечить бесперебойные трансляции, аналитику и коммуникации. Например, команда COMDI помогла провести гибридное мероприятие XIII Всероссийский форум ПРОФ-IT.
В задачи COMDI входила техническая экспертиза сценария, звукорежиссура, видеосъёмка, трансляция и подключение удалённых спикеров. Результатом этой работы стали 16 часов эфира с 14 камерами и более 700 онлайн-зрителей.
Когда процессы отлажены, участники видят не организацию, а профессионализм. А за профессионализмом всегда стоит система.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту