Организация онлайн трансляций мероприятий

Обычно вебинар — это мероприятие с прикладной информацией на заданную тему. На трансляции мероприятия в режиме реального времени могут быть ведущие, интерактивы, активности — при этом не только как часть механики по вовлечению аудитории, но и как одно из основных элементов события. Такие события могут проходить в гибридном формате, но требуют большей подготовки.

Для начала важно проводить регулярные проверки — оптимально подключить канал, который будет оперативно сообщать о сбоях в интернете. Заблаговременно подготовьте альтернативный источник связи — например, второй роутер или мобильный интернет. Главное — нанять команду профессионалов, у которой есть богатый опыт в решении подобных сложностей. Это поможет снизить риск форс-мажоров.

На практике всё зависит от особенностей конкретного заказа. Команда по организации событий приходит заранее. Обычно за полтора или два часа. Этого времени должно хватить, чтобы расставить технику и протестировать соединение. Но чем больше мероприятие, тем больше технических устройств будет задействовано. Поэтому перед крупными эфирами команде настройки может потребоваться больше времени. 

Для гибридного мероприятия обычно оборудуют зал, в котором заранее устанавливают большой экран. В этом случае офлайн-спикеры выступают в классическом формате: выходят на сцену и показывают презентацию. А онлайн-спикеры подключаются удалённо, и их видеотрансляция выводится на экран. Главное — согласовать тайминг и в момент мероприятия строго следить за его соблюдением и своевременным подключением экспертов.

Самый простой вариант — подключённый к эфиру чат. Там пользователи могут свободно задавать вопросы по теме выступления, а модератор будет следить за порядком. Например, пространство для гибридных и онлайн-мероприятий COMDI позволяет настроить чат для участников, где они могут общаться друг с другом и со спикерами. Также есть возможность отправлять реакции, проводить тесты и опросы во время трансляции.

Среди основных статей расходов: оборудование (камеры, микрофоны, микшерный пульт), команда для проведения эфира (режиссёр, звукорежиссёр, модераторы), цифровая инфраструктура (платформа для трансляции, сервисы рассылки приглашений) и дополнительные расходы (например, дизайн презентаций или визажист). Также можно обратить внимание на подрядчиков, которые организуют мероприятие под ключ и приезжают со своей командой и оборудованием.

После трансляции клиенты COMDI получают запись. Она доступна на платформе сразу после завершения трансляции. По запросу клиента платформа может хранить записи и данные прошедшего мероприятия на своих серверах. Так, для клиентов будет доступна статистика и база регистраций, которую можно поднять для следующего мероприятия.