Как отказаться от деловой встречи и не обидеть партнёров: чек-лист и советы HR-эксперта

ВКС

Встречи

Команда

Цифровой этикет

21 авг 2025

7 мин

Автор

Ирина Самаркина

Ни разу не отказывалась от деловых встреч
Эксперт

Владислав Викулов

Эксперт в области операционной эффективности и HR

Когда нужно обсудить рабочие вопросы, наладить контакты с новыми партнёрами или устроить мозговой штурм по проекту, может быть назначена деловая встреча. Как правило, в ней заинтересованы все участники. Но бывает так, что у одной из сторон не получается присутствовать на таком созвоне. И тогда нужно уведомить об этом остальных участников. Как сделать это корректно и грамотно? Специалист в области операционной эффективности и HR Владислав Викулов помог разобраться, как отказаться от деловой встречи, чтобы не испортить отношения с партнёрами и коллегами.

Владислав Викулов — эксперт в области операционной эффективности и HR. Основатель проекта People Management Tech (платформы с обучающими курсами для HR-специалистов). Создатель телеграм-канала People Management Tech

В каких ситуациях возможен отказ от деловой встречи

Когда партнёры или коллеги договариваются о деловой встрече, то они сразу выбирают наиболее удобную дату и время с учётом рабочих графиков. Но на 100% гарантировать участие всех сторон нельзя до последнего момента: всегда есть вероятность, что кто-то откажется от встречи или попросит её перенести. Владислав Викулов перечислил наиболее распространённые ситуации, когда может понадобиться отмена деловой встречи.

Поменялись приоритеты

Один из участников понял, что ему уже не нужно обсуждать запланированные вопросы. Возможно, он уволился из компании или перешёл работать в другой отдел и теперь предмет встречи не входит в его сферу ответственности.

Поменялись планы

Участнику всё так же нужна эта встреча, но в данный момент появились другие, более срочные и важные рабочие задачи.

Изменились обстоятельства

Обнаружились какие-то факты, которые ранее не брались в расчёт. Встреча может оказаться не просто бесполезной, но даже и навредить одному или всем участникам. Например, стороны собирались обсудить условия контракта по поставке оборудования. Но покупатель в последний момент узнал, что поставщик недавно инициировал процедуру банкротства и сотрудничество с ним сопряжено с финансовыми рисками. Тогда покупатель вынужден отказаться от встречи, чтобы обдумать дальнейшие действия.

Случился форс-мажор

Отключение электроэнергии или интернета, срочная командировка, болезнь — никто не застрахован от незапланированных обстоятельств, из-за которых встреча не может состояться.

Красные флаги бесполезных созвонов: как понять, что встреча не нужна, и объяснить это коллегам

Как проинформировать партнёров о том, что не сможете присутствовать на встрече

По словам эксперта, сообщать об отмене встречи нужно через тот канал, который стороны использовали, когда договаривались об этой встрече. К примеру, если участники общались по телефону, то сообщить об отмене тоже нужно по телефону. Если это была переписка по почте, то тоже нужно отправить электронное письмо. Оно может выглядеть следующим образом:

Как отказаться от деловой встречи и не обидеть партнёров: чек-лист и советы HR-эксперта | Фото Group 2087327712

Бывает, что стороны договариваются о деловой встрече лично, общаясь в офлайне. Признак хорошего тона — снова встретиться и с глазу на глаз объяснить, почему мероприятие придётся отменить. Но это не всегда возможно в условиях цейтнота. Решением проблемы станет онлайн-сервис для видео-конференц-связи. Сделайте видеозвонок и пообщайтесь с другим участником в режиме реального времени.

Желательно, чтобы онлайн-сервис не требовал предварительной установки и сложных настроек, иначе это может вызвать раздражение у собеседника. Такая возможность предусмотрена на платформе МТС Линк Встречи. Просто отправьте пригласительную ссылку, собеседник перейдёт по ней в браузере и присоединится к видеозвонку. Лично объясните, почему не сможете присутствовать на встрече. Зафиксируйте договорённости в чате или просто пересмотрите запись, чтобы вспомнить, о чём был разговор (все онлайн-встречи на платформе записываются автоматически). Если беседа получилась долгой, то встроенный ИИ-помощник сделает саммари и представит его в виде тезисов.

Когда общаетесь в переписке, то убедитесь, что собеседник прочитал письмо. Попросите прислать ответ с подтверждением. Дополнительно можно попросить поставить реакцию, и тогда будет понятно, кто из участников точно увидел новость, а кому лучше лично позвонить и сообщить.

Если встреча отменяется из-за того, что сменились приоритеты, то лучше честно сообщить об этом партнёрам или коллегам. Не стоит придумывать легенды: при первом же случае обман может вскрыться. Не обязательно указывать конкретику. Например, можно написать:

Как отказаться от деловой встречи и не обидеть партнёров: чек-лист и советы HR-эксперта | Фото Group 2087327714

Если участник честно назовёт причину отказа от участия в мероприятии, то в будущем будет намного проще восстановить отношения с партнёрами или коллегами.

Как тактично отказаться от встречи, если сами её инициировали

По словам эксперта, каждую ситуацию нужно рассматривать индивидуально. Когда речь идёт об обсуждении проекта с коллегой, то можно просто написать: «Прости, не смогу сегодня встретиться, давай перенесём на завтра». Если планировалась серьёзная встреча на высоком уровне, то содержание письма, сообщения или звонка должно быть более официальным.

Что важно учитывать, перед тем как вежливо отменить встречу:

насколько важен для вас этот вопрос
как долго вы добивались согласия на встречу
нужно ли вам в дальнейшем продолжать поддерживать отношения
есть ли взаимные обязательства.

Владислав Викулов уверен: главное в таких ситуациях — извиниться и чётко объяснить причину.

Как отказаться от деловой встречи и не обидеть партнёров: чек-лист и советы HR-эксперта | Фото Group 2087327713

В ряде случаев для организации встречи участники прибегают к помощи посредников (людей, которые помогли договориться с остальными участниками). Тогда им тоже нужно сообщить об отмене встречи и извиниться за доставленные неудобства. Люди ценят честность. Эксперт уверен: если честно объяснить причину отказа от встречи, то есть высокая вероятность, что вас поймут и удастся сохранить хорошие отношения со всеми участниками несостоявшегося мероприятия.

Чего точно нельзя делать

Владислав Викулов уверен: точно нельзя исчезать «с радаров» или молча игнорировать мероприятие. Есть правила делового этикета. Чтобы организовать встречу, людям нужно потратить время, силы: собрать повестку, расписать тайминг, пригласить участников, выбрать помещение или онлайн-платформу (когда речь идёт об онлайн-встречах). Нужно уважать время и силы других людей. Если участник не предупредит об отмене встречи, то получится, что он буквально украл время других людей.

Также недопустимо врать. Партнёр или коллега в любой момент могут захотеть проверить правдивость истории. И даже небольшая ложь способна поставить под удар отношения и испортить репутацию. Деловой отказ от участия в мероприятии должен быть прямым и честным.

Как не надо проводить созвон: 10 вредных советов для онлайн-общения

Что делать в обратной ситуации: деловой партнёр постоянно отказывается от встречи

Владислав Викулов рекомендует выяснить, по каким именно причинам партнёр или коллега избегают встреч. Речь может идти о том, что:

ему просто не важен обсуждаемый вопрос
остальные участники встречи не представляют для него интереса, он не хочет с ними общаться
изменилась стратегия работы.

Попытайтесь связаться с ним напрямую и обсудить причины. Напишите в мессенджере, позвоните по телефону или просто придите в кабинет (если это ваш коллега, который работает в том же офисе). Если этот человек занимает высокую должность, то попробуйте обратиться к его помощнику или запишитесь на приём. Когда вопрос действительно важный и без участия этого человека его не решить, то придётся искать посредника. Это может быть общий знакомый, коллега, руководитель — человек, которому доверяете и вы, и второй участник встречи.

Чек-лист

Владислав Викулов даёт несколько рекомендаций, как правильно отказаться от деловой встречи.

Даже когда речь идёт о масштабной встрече на большое количество человек, всё равно нужно предупредить о своём отсутствии. Неважно, какую должность вы занимаете в компании: если вас пригласили, значит, эта встреча действительно нужна и полезна. Игнорирование и молчание — это признак неуважения к организаторам и остальным участникам.