Как провести успешное удалённое собеседование

Нанимать сотрудников онлайн удобно, но сложно. С одной стороны, компания ускоряет поиск и может найти сильного специалиста в любом городе. С другой – риск выбрать неподходящего кандидата повышается из-за ограниченной коммуникации. В статье рассказываем об особенностях проведения собеседования через интернет, выясняем, какие плюсы и минусы есть у онлайн-интервью, разбираемся в сложностях удалённого найма и даём пошаговый план их решения. 

Что такое онлайн-собеседование

Дистанционное собеседование — это онлайн-встреча работодателя с соискателем перед приемом на работу. Стороны созваниваются по видеосвязи и общаются, чтобы узнать нужную информацию. Рекрутер задает вопросы по образованию, скиллам, кейсам. Потенциального сотрудника обычно интересуют условия работы, график, размер зарплаты. На виртуальном собеседовании, как и при очной встрече, стороны выясняют, подходят ли они друг другу и могут ли начать сотрудничать.

Прежде чем пригласить соискателя на удаленное собеседование, работодатель может предложить выполнить тестовое задание и скинуть результат на электронную почту. Это помогает сразу отсеять некомпетентных кандидатов: на встречу в режиме онлайн приглашают только тех, кто успешно справился с задачами и показал хорошие навыки.

Как проводятся онлайн собеседования? Их чаще всего проводят с помощью популярных мессенджеров, которые установлены на большинство смартфонов. Это Zoom, Skype, Telegram. Если внутренней политикой компании предусмотрено использование специальной платформы для ВКС, то соискателя предупреждают об этом. Ему отправляют пригласительную ссылку на встречу или просят установить приложение, если это необходимо.

Зачем проводить интервью онлайн

Дистанционный формат работы расширяет границы и для сотрудников, и для работодателей. Если кандидат на должность живет в сотнях и даже тысячах километров от офиса компании, это не проблема: он сможет в обычном режиме выполнять задачи и отправлять результат по электронке или через корпоративную CRM-систему.

Интервью онлайн избавляет от необходимости лично приезжать в офис на очную встречу. Собеседование в формате интервью — оптимальное решение для тех случаев, когда потенциальный работник и рекрутер живут в разных часовых поясах. Для таких ситуаций придумали запись видео интервью. Компания готовит перечень вопросов, отправляет их соискателю, а тот записывает ответы на видео и отправляет готовый файл. Но этот способ нельзя назвать альтернативой полноценного собеседования: у HR нет возможности задать дополнительные вопросы и попросить подробнее раскрыть тот или иной момент. Получается, соискателю необходимо в коротком видео продемонстрировать свои лучшие качества, чтобы за несколько минут произвести хорошее впечатление на работодателя. Тех кандидатов, которые сумели заинтересовать рекрутера, приглашают на следующий этап — личную беседу в режиме онлайн. 

Интервью в записи: инструкция для соискателя

Дадим несколько советов для соискателя, как провести интервью онлайн, чтобы работодатель гарантированно пригласил на классическое собеседование:

• Подготовьтесь заранее. Проверьте, как работает интернет и оборудование. Если начнете настраивать камеру и микрофон за минуту до записи, есть риск, что возникнут какие-то сбои, а времени на их исправление не будет. Дело в том, что компании часто используют для проведения интервью специальные программы. Как только вы нажмете кнопку «Начать», автоматически включится запись, и время ответа будет ограничено 2-3 минутами.
• Для прохождения интервью в онлайне выберите классический стиль одежды (как если бы вы пришли на очное собеседование). Не рассчитывайте на то, что нужно привести в порядок только верхнюю часть образа, которую будет видно в объектив. Всегда есть вероятность, что придется встать на секунду (открыть дверь, достать с полки лист бумаги, дотянуться до телефона). И тогда HR увидит вас в полный рост. Будет неловко, если вместо брюк или юбки на вас окажутся домашние шорты или тренировочные штаны.
• Чаще всего соискатели проходят собеседование в домашней обстановке. Выберите максимально тихий уголок желательно со светлым фоном. Некоторые программы позволяют установить любой фон: от библиотеки до пляжа (такая функция есть у скайпа и других сервисов). Постарайтесь не вставать во время записи видео, иначе на картинке это будет выглядеть так, что вы исчезаете сквозь настроенный фон.
• Подготовьте шпаргалку (посмотрите в интернете примерный список стандартных вопросов от работодателя). Если начнете волноваться во время прохождения собеседования, подсказки помогут сосредоточиться и вернуть мысли в нужное русло. Возможность пользоваться шпаргалками — одно из преимуществ, которым отличается дистанционное собеседование при приеме на работу.

Если время на ответы по ходу интервью ограничено, то не тратьте драгоценные секунды на общие фразы. Старайтесь говорить четко по делу, без «воды».

Как организовать онлайн-интервью: инструкция для рекрутера

Основная задача работодателя — дать соискателям такой список вопросов, которые помогут понять, что представляет собой кандидат, какой у него опыт и есть ли серьезная заинтересованность в вакансии.

• Вопросов не должно быть слишком много. Чем дольше длится интервью, тем больше вероятность, что соискатель устанет и не захочет проходить интервью до конца. Может сложиться впечатление, что компания сама не знает, какой сотрудник ей нужен.
• Вопросы должны быть составлены с учетом профессиональной деятельности. Если вы принимаете на работу технического специалиста, то не добавляйте в интервью задачи на креативность и творчество. Соискатели также не любят вопросы, связанные с описанием их сильных и слабых сторон. Ответы на них, как правило, стандартные и не всегда соответствуют действительности.
• Чтобы лучше понять скиллы, вместо стандартных вопросов дайте соискателю пару проблемных ситуаций, связанных с будущей работой, и попросите описать, как он справится с задачей.

Не задавайте вопросы ради вопросов. Если интервью будет слишком затянутым, то это для вас же станет проблемой: придется потратить много времени, чтобы послушать ответы каждого кандидата. 

Выберите тех соискателей, кто, на ваш взгляд, успешнее всего прошел этот этап. Пригласите их на телефонный разговор или предложите пройти интервью уже в режиме реального времени с глазу на глаз. В таком формате, как и при личном общении, вы сможете пообщаться более развернуто, и по ходу собеседования посмотрите, как ведет себя каждый соискатель.

Плюсы онлайн-интервью

Проведение электронного собеседования в записи имеет плюсы и для соискателей, и для работодателя:

• компания может сразу отсеять тех кандидатов, которые не подходят на должность по тем или иным параметрам;
• соискатели увереннее себя чувствуют, когда знают, что могут перезаписать ответ (если программа, с помощью которой проводятся интервью, это позволяет);
• такие собеседования проводятся в подходящее для обеих сторон время (соискатель записывает ответы, когда ему удобно, а рекрутер по возможности просматривает видео).

HR может отобрать самые удачные интервью и показать их руководителю.

Минусы онлайн-интервью

При очном интервью рекрутер оценивает не только ответы, но и поведение соискателя, эмоциональную реакцию на те или иные вопросы. Когда проводят собеседование в записи, такой возможности у представителя работодателя нет. Поэтому тем кандидатам, которые уже прошли успешно первый этап, обязательно назначают онлайн-встречу в режиме реального времени.

Среди минусов также риски сбоев в работе оборудования и сложности с интернет-соединением. Когда речь идет о любом мероприятии, которое проводится онлайн, то стороны полностью зависят от технического оснащения.

Ключевые отличия собеседований в онлайне и офлайне

В таблице – три основных отличия очных и дистанционных интервью. На первый взгляд, это серьезные препятствия, но с ними можно справиться.

Как нивелировать минусы онлайн-интервью

Выберите сервис для видеовстречи

Кандидаты могут отказываться от включённой веб-камеры, но для нанимающей стороны это невыгодно. Общение только голосом даст ограниченное представление о человеке. Вы не узнаете, насколько он сконцентрирован на разговоре с вами. Не сможете оценить мимику. Поэтому нужно подобрать удобную площадку для видеовстречи. На ней должны быть:

• Возможность записать интервью. Заметки от руки – это хорошо, но просмотреть запись удобнее. 
• Функция скриншаринга или возможность добавить презентацию и другие файлы. Вы сможете показать соискателю, как выглядит рабочее пространство – это важно, если вы планируете выход в офис.
• Возможность подключить к беседе других людей. Можно пригласить тимлида или руководителя, чтобы не организовывать дополнительную встречу. 

Эти опции упрощают удалённую работу HR-менеджера. Кроме них, важны хорошее качество трансляции и простой интерфейс.

Приготовьте план Б на случай технических неполадок. Убедитесь, что вы можете быстро связаться с человеком для выяснения обстоятельств по телефону или в мессенджере.

На платформе Линк Встречи (ранее Webinar Meetings)можно создать онлайн-встречу за несколько секунд. Пользователи могут заходить на платформу с любого устройства – это выручит, если у вас или соискателя сломается компьютер.

Чтобы пригласить участника, нужно скопировать ссылку в правой части экрана

Подготовьте сценарий интервью

Начните с погружения кандидата в атмосферу компании. В офисе это происходит само собой. Мерч, манера общения, интерьер частично знакомят соискателя с особенностями организации. HR-специалист завершает картину рассказом о корпоративной культуре. В онлайне нужно приложить больше усилий, чтобы рассказать о компании.

• Подготовьте фотографии офиса и коллектива, чтобы показать их на встрече. 
• Если команда работает удалённо, сделайте презентацию в корпоративных цветах или загрузите брендированный фон на заставку. 
• Объясните на примерах, какого поведения вы ожидаете от сотрудников. Например, как специалист должен действовать в рамках ценностей компании, если совершил ошибку в работе. 
• Расскажите, как протекает рабочий процесс и общение в коллективе. Кто выставляет задачи и принимает решения, какие сервисы используете, когда и в каком формате проходят совещания. 

Вторая часть сценария – примерный список ваших вопросов. Вы сможете корректировать его в ходе беседы. Обозначьте основные моменты, чтобы контролировать разговор и направлять его в нужную сторону. Заранее ознакомьтесь с резюме, подготовьте все необходимые документы.

На платформе Линк Вебинары можно брендировать фон в стиле вашей компании. Для этого нажмите «Перейти к встрече», откройте настройки, активируйте «Фоновое изображение» и загрузите картинку.

Проинструктируйте соискателя  

Напишите для участников встречи пошаговую инструкцию: 

• Расскажите, где будет проходить интервью, как зарегистрироваться на платформе и проверить исправность инструментов.
• Попросите выбрать тихое место и не садиться спиной к окну. Дневной свет испортит видимость, а посторонние звуки будут отвлекать. 
• Расскажите, что делать, если не получается подключиться – дайте ссылку на запасной вариант. 
• Попросите подготовить и открыть все необходимые документы, блокнот для записей. 
• Продублируйте инструкцию, дату и время собеседования в мессенджере или на электронную почту.
• Напомните о предстоящей встрече накануне.

В Линк Вебинары можно настроить автоматические напоминания о событии. Участник получит письмо на электронную почту, в котором будет уведомление о встрече и предложение добавить её в календарь.

Пошаговый план дистанционного собеседования

Подготовка

Чтобы в разговоре не возникали неловкие паузы, подготовьтесь к нему заранее:

На платформе Линк Вебинары есть круглосуточная техническая поддержка на русском языке. Напишите в чате «@support», и специалист в течение двух минут подключится к встрече

Блок вопросов кандидату

Эта часть онлайн собеседования мало отличается от офлайн-версии. В интервью вам нужно выяснить релевантность опыта соискателя, совпадают ли его ценности с корпоративными, как он представляет себе работу, сможет ли успешно коммуницировать с коллегами. 

При этом разговор не должен напоминать допрос. Формулируйте мысли так, чтобы инициировать живой диалог. Каждый из вопросов должен принести вам полное понимание профессиональных и личных качеств человека. 

Если нужно разрядить атмосферу, спросите об увлечениях. Будьте аккуратны с личными вопросами. Они не всегда уместны, а на удалённом собеседовании вы уже на личной территории человека, потому что видите его домашнюю обстановку. 

Чтобы оценить профессионализм и самостоятельность специалиста, предложите подробно описать кейс с прошлой работы. Какие инструменты он применял? Что помогло ему добиться результата и как это отразилось на жизни компании? 

Ответы помогут вам понять не только профессиональный уровень, но степень проактивности человека. Умение брать ответственность и самостоятельность особенно важны для удалённого сотрудничества. 

Если такой задачи не было, смоделируйте рабочую ситуацию и попросите найти решение. Вам нужно понять, как мыслит собеседник и какие навыки у него есть. Вот ещё несколько вопросов, которые помогут лучше узнать специалиста:

• Готов ли он подстроиться под график компании? Вопрос актуален для полностью удалённых команд, слишком большая разница во времени критична для менеджмента и совместной работы.
• Сможет ли приезжать на обучение, оформление или корпоративные мероприятия? Личная встреча иногда помогает человек лучше понять корпоративную культуру компании.
• Что ему нравится и не нравится в своей работе? Цель – больше узнать о мотивации соискателя работать на этой должности и выяснить, почему он решил покинуть текущее место. 
• По какой причине можно не выполнить задачу? Вопрос раскроет степень ответственности специалиста, его понимание своей роли в компании, способность контролировать собственные возможности.

Избегайте общих формулировок. Они сбивают с толку и затягивают интервью, а в онлайне оно и так длится дольше и напряжённее для участников. Подумайте, что именно вы хотите узнать и перефразируйте точнее.

На платформе Линк Вебинары есть функция «Запись встречи». Это удобно, если вы проводите много интервью. Не нужно вести заметки – вся информация доступна в личном кабинете. 

На случай частых собеседований в Линк Вебинары есть опция «Серия встреч» – с её помощью вы можете использовать одну ссылку для приглашения всех соискателей. Каждое интервью сохранится отдельно.

Записи хранятся в личном кабинете и доступны после окончания встречи

Рассказ о компании

Цель – убедить соискателя принять предложение о работе. Часть информации о компании кандидат может найти в открытом доступе: на сайте, в социальных сетях. Поэтому постарайтесь сделать свой рассказ интересным. Подкрепляйте его примерами и фактами. Например, расскажите о реальном случае карьерного роста. С какой должности начинал ваш сотрудник? Чего достиг? За какой срок? 

Внимательно изучите резюме – в нём может быть информация, которая вам поможет. Например, если соискатель указал в качестве хобби активный отдых, а вы как раз устраиваете корпоративные сплавы на байдарках. 

• Расскажите о достижениях, целях, стратегии и корпоративной культуре в компании.
• Презентуйте вакансию: почему она открыта, какие перспективы есть у сотрудника на этой должности, какие обязанности предстоит выполнять.
• Если работаете удалённо, проговорите все нюансы сотрудничества: как принимаются решения, когда проходят планёрки, какие графики возможны.
• Покажите фотографии офиса, команды, корпоративных мероприятий, продукта.

Чем достовернее и объёмнее вы расскажете о вакансии и компании, тем проще будет кандидату принять ваше предложение.

Подключение команды

Возможно, потребуется привлечь других сотрудников для принятия решения. Задача HR-специалиста – предотвратить неловкие ситуации и распределить роли. Кто и когда подключается, начинает и завершает встречу, принимает решение. 

Не должно быть ситуаций, когда сотрудники начинают обсуждать в эфире, насколько кандидат соответствует должности. Плохо, если на встрече неожиданно появится новый человек – это стресс для соискателя. Продумайте и согласуйте сценарий заранее со всеми участниками.

Перед встречей расскажите соискателю, сколько человек будет на ней присутствовать и о чём пойдёт речь. Напомните коллегам структуру собеседования, как подключаться к встрече и проверять исправность камеры и микрофона. 

На платформе Линк Вебинары можно приглашать в эфир сразу несколько человек. Для этого нужно создать мероприятие и прислать ссылку участникам. Они смогут выходить в эфир без одобрения администратора, демонстрировать свой экран, добавлять презентации и другие документы. 

Вопросы соискателя

Эта часть собеседования хорошо раскрывает мотивацию человека. Вы поймёте, что он считает важным в работе. Например, вы не затронули тему карьерного роста, а в процессе обратного интервью выяснилось, что для кандидата это серьёзный момент. 

Предложите соискателю заранее написать список вопросов. Многие волнуются на интервью и забывают, что хотели узнать.

Окончание встречи

Подведите итог разговора и обсудите дальнейшие действия:

• Поблагодарите за интервью. 
• Подробно расскажите, что будет дальше: как долго ждать решения, когда и в каком формате пройдёт следующая встреча. 
• Дайте контакты сотрудника, который сможет ответить на вопросы. 
• Продублируйте договорённости в мессенджере или по электронной почте.

7 правил успешной коммуникации на удалённом собеседовании

1. Начинайте говорить через пару секунд после собеседника

В дистанционном диалоге сложнее понять, что собеседник закончил говорить. Чтобы не перебивать его, выдерживайте небольшую паузу.

2. Используйте язык тела

Представьте, что вы на обычном собеседовании. Улыбнитесь, поддержите зрительный контакт. Продемонстрируйте вовлечённость в разговор.

3. Выделите немного времени для small talk и шуток

Неформальное общение в процессе разговора поможет создать комфортную, дружелюбную обстановку. Кандидат расслабится и будет говорить откровеннее.

4. Будьте внимательны к эмоциям собеседника

Сфокусируйтесь на мимике, реакциях на ваши вопросы и умении вести диалог. Отмечайте, как часто отвлекается человек и насколько погружён в разговор. Наблюдайте за глазами и речью. Если соискатель не слышит вас, не смотрит, постоянно переспрашивает, возможно он недостаточно заинтересован вакансией.

5. Не затягивайте интервью

Онлайн-встречи могут быстро утомлять, потому что требуется больше внимания от обеих сторон. В 2020 году профессор Стэнфордского университета Джереми Бейленсон провёл исследование о взаимосвязи между многочасовыми онлайн-встречами и усталостью. Он пришёл к выводу, что видеосвязь утомляет из-за большой когнитивной нагрузки, снижения мобильности и слишком близкого зрительного контакта с посторонними людьми.

6. Обратите внимание на подготовку соискателя

Какой фон человек выбрал? Как оделся? Придерживается ли делового стиля в общении? Если соискатель не подготовился к собеседованию, возможно он несерьёзно относится к собеседованию и к работе будет относиться также.

7. Внимательно слушайте

Человек может умалчивать какие-то факты, отвечать расплывчато, избегать вопросов о своей роли в команде. Задайте уточняющие вопросы. Раздражение или замешательство в ответ – повод задуматься о честности кандидата.

Заключение

Структура дистанционной встречи мало отличается от обычной. HR приветствует кандидата, рассказывает о компании, задаёт вопросы и подводит итог беседы. 

При этом наниматель не ограничен географически. Искать подходящего специалиста можно в любом городе. Преодолеть нехватку зрительной коммуникации поможет хороший сервис видеосвязи, подробная презентация компании и внимательность.  

Подготовьте сценарий встречи, рабочее место, блокнот, резюме.

Сосредоточьтесь. Ваша задача – получить развёрнутое представление о специалисте, поэтому не бойтесь переспрашивать, если пропал звук или вы не поняли ответ.