Стратегическая сессия — это мероприятие, на котором руководители и сотрудники вместе решают, как развивать бизнес или компанию дальше. В первой части мы рассказали, как подготовиться к проведению стратсессии в онлайне, а сейчас объясним, как ее провести. Стратегическая сессия начинается с открытия и анализа текущей ситуации. Затем участники переходят к поиску и подбору решений, чтобы разработать план действий. Чтобы понять, как провести стратегическую сессию эффективнее, разберем каждый ее этап.
Открытие стратсессии
Всё начинается с объявления агенды текущего дня, тизера текущей повестки и знакомства участников. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что коллеги из разных направлений впервые совместно решают рабочие вопросы.
На очной встрече легче понять, что каждый участник вовлечен и не просто присутствует на мероприятии. В онлайне сложнее убедиться, что собравшиеся мотивированы в день открытия к активной работе. Кто-то может отвлекаться на текущие задачи или не готов к диалогу, другие преисполнены скепсисом и не доверяют коллегам.
Здесь в дело вступает фасилитатор, который должен заранее сопоставить цели каждого участника с общей и провести подготовительную работу. Он берет вступительное слово и управляет вниманием, подводя участников к сути: «сессия нужна, чтобы каждый мог прийти к общей и своим целям».
Повысить доверие участников друг к другу можно, если уделить больше времени на презентацию успехов и компетенций каждого из них.
Как использовать онлайн-доску на открытии стратсессии
Проведите разминку, которая поможет выявить настроение участников. Например, предложите заполнить стикеры, ответив на два вопроса: зачем пришли и что ожидаете. Другой вариант — командная работа, когда все участники определяют, насколько у них успешная команда. Фасилитатор рисует шкалу, где есть закрепленные стикеры и стикеры, которые можно двигать. Каждый ставит туда, куда он хочет, по шкале.
Анализ ситуации
Участники выступают по своим направлениям и делятся данными, обсуждают ключевые проблемы и идеи развития компании.
На очной встрече одна из частых проблем — это фокус. Кто-то из коллег не увидел на экране презентации часть блок-схемы, другой врывается в обсуждение с наболевшим вопросом, третий закатывает глаза и отпускает комментарий: «Всё не так».
В ходе анализа идеи и предложения начинают теряться или участники отвлекаются от темы, чтобы записывать мысли в ноутбук или смартфон.
Проводить анализ ситуации в онлайне гораздо проще. Можно поделиться визуализацией данных и убедиться, что каждый участник понимает текущее положение дел как со своей стороны, так и в общем. Детальнее подсветить сложные места и дать время участникам ознакомиться с ситуацией подробнее.
Негативные эмоции коллег можно сразу же обуздать правилом: «сначала говорит спикер, потом — остальные в порядке очереди».
Как использовать онлайн-доску для анализа ситуации
Создайте для каждого этапа стратегической сессии область на доске, куда можно прикрепить стикеры с вопросами. После выступления всех участников устройте короткую сессию, чтобы ответить на вопросы или перенести их на следующий этап — поиск и подбор решений.
Поиск и подбор решений
На этом этапе начинается активная работа участников. Например, метод мозгового штурма позволит участникам сразу же высказывать идеи от своего направления — остается только записывать и анализировать.
На очной встрече большинству людей комфортнее обмениваться мнениями, а фасилитатору проще применять методологии для формулирования решений. В онлайне же лучше удается сконцентрироваться и детальнее декомпозировать аналитические вводные. Здесь гораздо удобнее применять SWOT- и PESTEL-анализ.
SWOT концентрируется на антагонистах: «преимуществах-недостатках» и «рисках-возможностях». А PESTEL охватывает политические, экономические, социальные, технологические, экологические и правовые сегменты.
Например, руководители разных департаментов и отделов могут отдельно декомпозировать текущую ситуацию и готовые предложения. При этом каждый по своему направлению. Затем — обменяться данными и собрать единое видение. В офлайне сделать это было бы гораздо труднее: с данными оперировать сложнее.
Как использовать онлайн-доску для поиска решений
Возьмите готовый шаблон в МТС Линк Досках для проведения мозговых штурмов. Поставьте таймер и предложите накидать идей и мыслей по всей цели или ее подцелям.
План действий
После того как участники выбрали решения для продвижения к цели, нужно убедиться, что каждый понимает план и свою роль в его реализации.
На очной встрече подойдет обычный опрос и утвердительные ответы. Профессиональные фасилитаторы используют и другие методы, но чаще всего в офлайн-формате всё сводится к обычному «ага, понятно, начинаем делать».
В онлайне же можно поступить эффективнее и применить моделирование. Так как сессия длится не один день, для участников готовят ситуации, с которыми они могут столкнуться при реализации плана по своим направлениям.
Как использовать онлайн-доску для составления плана действий
Подготовьте несколько задач или кейсов на онлайн-досках и попросите участников их решить, а затем объяснить, как придуманные решения влияют на продвижение к цели. После согласуйте общий план действий на сессии.
Закрытие сессии
После нескольких дней активной аналитической и коммуникативной работы большинству людей хочется закончить это «долгое совещание», поэтому на завершающей встрече не должно быть какой-то работы или доведения до ума плана действий. Участники хотят радостно выдохнуть и начать готовиться выполнять план, поэтому здесь фасилитатор презентует готовую стратегию.
Можно сделать перерыв и спокойно закрыть сессию спустя пару дней. Участники отдохнут и придут на закрытие сессии отдохнувшими. Им будет намного проще подтвердить сроки реализации плана со своих позиций и комфортно приступить к выполнению.
Как использовать результаты стратегической сессии
Итак, у вас и коллег на руках рабочий план по достижению конкретной цели. Остается реализация, но люди работают в разных отделах и нужно как-то обмениваться данными и результатами.
Такой подход поможет прийти к поставленной на сессии цели и избежать внезапных проблем:
- Создать единое коммуникативное пространство для участников на онлайн-доске.
- Заложить в плане точки, после которых нужно проводить обсуждение — «достигли или нет».
- Расшифровывать принятые механики реализации для линейных сотрудников. Им также должно быть понятно, что придумали руководители и что требуется от них, чтобы прийти к цели.
- Оперативно реагировать, если план не реализуется, и собраться на новую сессию.
- Привлекать фасилитатора для формирования рабочих групп, которые реализуют совместные механики.
Итоги
Во время проведения стратсессии нужно организовать корректную встречу, где удастся обработать полученные данные и создать идеи, а затем интегрировать их в работу компании и зафиксировать результаты. Для этой задачи хорошо подходят онлайн-доски: они позволяют сразу начать взаимодействовать сотрудникам друг с другом, фиксировать идеи, составлять план развития, а после возвращаться на доску, чтобы отслеживать результаты.