Как справляться с прокрастинацией, когда работаешь из дома
-
АвторАлёна ЧеркасоваКопирайтер, маркетолог
Желание отложить задачу на потом возникает даже у самых дисциплинированных удаленных сотрудников. Дедлайны горят, но вместо работы человек находит более интересные дела. Это и есть прокрастинация. Если такое случилось пару раз — не страшно. А вот постоянное откладывание дел может негативно сказаться на работе. Рассказываем, почему так происходит и как избавиться от прокрастинации, если вы работаете дома.
Что такое прокрастинация и почему она становится большой проблемой на удаленке
Исследования показали, что 20% мужчин и женщин по всему миру — хронические прокрастинаторы. Чтобы понять масштаб этой проблемы, посмотрим сначала на определение прокрастинации.
Прокрастинация — это склонность постоянно откладывать дела. Даже если человек знает, что задачу нужно сделать сейчас, он не может приступить к ней. Вместо этого человек, например, занимается домашними делами, уборкой или просто листает соцсети. Такое поведение не только негативно отражается на продуктивности, но и вгоняет в постоянный стресс самого сотрудника.
Когда работаешь из дома, справиться с прокрастинацией еще труднее. Например, исследование LinguaTrip и Digital Broccoli показало, что 53% удаленщиков считают прокрастинацию главной проблемой при работе из дома. Связано это со следующим.
⛔ Нет непосредственного контроля: никто не может отследить, чем вы занимаетесь в конкретный момент.
⛔ Много отвлекающих факторов: телевизор, холодильник, любимый кот могут отвлекать от работы.
⛔ Отсутствие четкого распорядка: дома сложно следовать графику и расписанию.
⛔ Минимум контакта с другими людьми: недостаток общения может снизить мотивацию к работе.
Различия работы в офисе и на удаленке, которые приводят к прокрастинации
Привычка откладывать дела на потом часто приводит к проблемам на работе:
- задачи постепенно накапливаются в один большой «снежный ком» — это приводит к стрессу;
- в глазах руководителя сотрудник, который постоянно затягивает сроки, кажется некомпетентным;
- если вы фрилансер, то из-за постоянной прокрастинации можете упускать возможность заработать больше на проектах.
Мифы и заблуждения о прокрастинации
Хотя про прокрастинацию знают уже давно, вокруг этого понятия скопилось множество заблуждений. Разбиваем самые популярные мифы.
Миф 1. Люди откладывают дела на потом, потому что они ленивы
Чаще всего всё происходит наоборот. Человек берет на себя много задач, перегружается и начинает откладывать все дела на потом. Большой список дел кажется неподъемным. Это вызывает стресс, а за ним и желание прокрастинировать.
Миф 2. Приложений для тайм-менеджмента достаточно, чтобы избавиться от прокрастинации
Тайм-трекеры и программы для управления временем действительно помогают планировать и организовать свой день. Однако скачивание такого приложения не решит сразу проблему прокрастинации. Например, человек может установить такую программу себе на гаджет, но пользоваться ею просто не будет.
Чтобы меньше прокрастинировать, нужно еще продумать ежедневные ритуалы, организовать рабочее место и воспользоваться некоторыми психологическими приемами. Только в этом случае вы увидите результат.
Миф 3. Люди прокрастинируют, потому что неправильно расставляют приоритеты
В большинстве случаев человек может легко определиться, какая задача сейчас важнее. Проблема чаще всего в том, что мысли об этой работе доставляют ему дискомфорт и негатив. Поэтому сотруднику эмоционально легче переключиться на более мелкое и простое дело, чем заняться большой и важной задачей.
Миф 4. Прокрастинация — это часть характера
Когда мы говорим, что прокрастинация вызвана генетикой, характером или особенностями конкретного человека, то снимаем с себя ответственность. На самом деле каждый человек периодически прокрастинирует. Важно уметь справляться с желанием оставить неприятную задачу на потом.
Причины прокрастинации при работе из дома
Чтобы побороть прокрастинацию, необходимо сначала разобраться в ее причинах. Они могут отличаться в зависимости от конкретного человека. Рассмотрим наиболее частые причины прокрастинации при удаленной работе.
Нет четкой границы между работой и личной жизнью
На удаленке границы между рабочим и личным временем размываются. Одни люди могут работать с утра до ночи и забывать о перерывах. Другие тратят большую часть рабочего времени на бытовые дела. Во втором случае есть высокая вероятность, что сотрудник будет часто прокрастинировать.
Например, человек даже может запланировать с утра сразу приступить к задачам. Однако сначала возникнет необходимость постирать белье, затем приготовить завтрак, погулять с собакой. В результате рабочий день начинается только к обеду.
Недостаток мотивации и самодисциплины
Без регулярного общения с коллегами и при отсутствии внешнего контроля может быть сложно поддерживать уровень мотивации и самодисциплины. Из-за этого человек чаще откладывает задачи, не может заставить себя заняться работой.
Сильное влияние отвлекающих факторов
Отвлекающие факторы встречаются как в офисе, так и дома. В первом случае это постоянные разговоры с коллегами, поход за чашкой чая или кофе. Во втором — домашняя обстановка, семейные и бытовые дела.
Если же сравнить, то на удаленной работе таких соблазнов намного больше. Внешний шум, семья, развлечения, отсутствие контроля со стороны руководителя — всё это повышает риск постоянно отвлекаться от работы.
Проблемы с самоорганизацией и управлением временем
Не все люди умеют эффективно планировать свое время. На удаленке же важно самостоятельно составлять график и распределять задачи — со стороны этого никто другой сделать не может. Если человек не понимает, как организовать себя и расставить приоритеты, то может отдавать предпочтение мелким задачам, а важные оставлять на потом.
Практические советы по борьбе с прокрастинацией
Исследования в США показали, что среднестатистический человек тратит на прокрастинацию 218 минут в день. Это примерно 100 часов в месяц, или 25 в неделю. При этом 94% респондентов, которые признаются в прокрастинации, считают, что их склонность — серьезная проблема.
Чтобы не тратить часы, дни и месяцы жизни впустую, нужно завести привычки, которые помогут бороться с прокрастинацией. Вот несколько рекомендаций, которые этому поспособствуют.
Создайте рабочее пространство дома
Обстановка влияет на способность сосредоточиться. Поэтому важно выделить зону, где вы будете заниматься рабочими задачами. Это не обязательно должна быть отдельная комната или кабинет. Например, можно выделить уголок в гостиной или оформить пространство на утепленном балконе. Вот еще несколько советов, как создать домашний офис.
✔️ Поддерживайте порядок на рабочем месте
На столе должны быть только те вещи, которые необходимы вам для работы. Уберите лишние вещи, чашки, настольные игры, которые будут только отвлекать внимание. Документы разложите по папкам, а канцелярию поставьте так, чтобы она была под рукой. Порядок на рабочем столе поможет вам поддерживать и внутреннюю дисциплину.
✔️ Позаботьтесь об освещении
Чем больше света на вашем рабочем месте, тем дольше удастся сохранять продуктивность. Идеальный вариант — естественное освещение. Если обеспечить его по каким-то причинам невозможно, подойдет и достаточное количество искусственного света.
✔️ Подберите удобную мебель
Стол правильной высоты, эргономичное кресло, подставка под клавиатуру — всё это сделает работу комфортнее. Вам не придется думать, какую позу удобнее принять или как избавиться от дискомфорта — это поможет реже отвлекаться.
✔️ Обеспечьте себя всеми технологиями для работы
Проверьте, чтобы зарядки, шнуры и адаптеры были легко доступны во время работы. Заранее позаботьтесь о хорошем интернет-соединении, чтобы не отвлекаться на постоянные проблемы со связью. Чем меньше лишних телодвижений вам придется делать, тем ниже риск начать прокрастинировать.
Установите четкий рабочий график
Чтобы минимизировать отвлечения, повысить продуктивность и структурировать день, пропишите четкое расписание на день. Если вы работаете фултайм, сделать это проще: у вас уже есть четкие рабочие часы. Если же у вас гибкий график, нужно подобрать комфортный ритм. Вот пошаговый план, как определиться с расписанием для работы с прокрастинацией.
✔️ Выберите оптимальное время для работы
Определите, в какие часы вы наиболее продуктивны. Кому-то легче даются сложные задачи утром, а кто-то работает лучше по вечерам. Учитывайте собственные биоритмы и часовые пояса коллег.
✔️ Разделите рабочий день на блоки
Ваше расписание должно включать не только задачи, но и перерывы. Например, работайте один час, а затем отдохните десять минут: встаньте из-за стола, пройдитесь по комнате, налейте чашку чая. Не забывайте учесть в расписании и время на обед — отведите на него 1–1,5 часа.
✔️ Составляйте план задач на день
Утром или вечером прописывайте свои дела и распределяйте их по временным блокам. Например, работу над отчетом запланируйте с 9:00 до 10:00, затем сделайте перерыв на 15 минут, а с 10:15 до 12:15 займитесь тестированием проекта.
✔️ Установите границы между работой и отдыхом
Определите, в какое время вы завершаете рабочий день. После этого закройте ноутбук и займитесь личными делами. Так вы сможете быстро настроиться на отдых и не потерять мотивацию к следующему дню.
✔️ Создайте для себя ежедневные ритуалы
Привычки помогут быстрее переходить в рабочий режим и, наоборот, настраиваться на отдых. Например, утром делайте короткую зарядку и выпивайте чашку кофе — только потом приступайте к задачам.
Важно не просто продумать рабочий график, но и постоянно следовать ему. Чтобы ваши старания не были впустую, избегайте многозадачности, оставляйте «окна хаоса» по 30 минут для непредвиденных обстоятельств и регулярно пересматривайте расписание, чтобы сделать его максимально комфортным для себя.
Техники тайм-менеджмента для планирования
Ставьте цели и распределяйте приоритеты
Часто проблема прокрастинации возникает, когда человеку непонятны его цели или он не знает, с какой задачи лучше начать. Чтобы работа имела смысл, нужно четко видеть результат, к которому вы стремитесь:
- сформулируйте задачи по методике SMART — стремитесь, чтобы цели были конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени;
- разбейте цель на маленькие задачи — например, если вам нужно написать большую статью, сначала соберите материал, потом подготовьте план, напишите первый черновик, отредактируйте материал;
- расставьте приоритеты — решите, какие дела нужно выполнить в первую очередь;
- вознаграждайте себя за успехи — отмечайте выполненные задачи и поощряйте себя за результаты.
Чтобы не терять мотивацию, избегайте постановки нереалистичных целей — они только снижают мотивацию. Например, если вы понимаете, что на доработку проекта нужна неделя, не ставьте себе срок в три дня.
Используйте инструменты и технологии для самоорганизации
Кроме упражнений для борьбы с прокрастинацией, советуем обзавестись полезными программами для тайм-менеджмента. Эти инструменты помогут вам не отвлекаться в течение дня и сохранять продуктивность.
✔️ Трекеры времени
Обычно трекеры рабочего времени вводят руководители, чтобы отслеживать активность своих сотрудников. Инструмент замеряет, сколько времени человек потратил на конкретную задачу, а затем автоматически формирует отчет.
Трекеры можно использовать и для борьбы с прокрастинацией. Отчеты доступны не только руководителям, но и самим сотрудникам. Так вы сможете увидеть, какие мелкие дела «съедали» ваше время и сколько часов тратите на прокрастинацию. Это поможет изменить подход к планированию и привить себе самодисциплину.
✔️ Сервисы для управления проектами
Такие платформы и онлайн-доски помогают создавать единое информационное пространство для команд и управлять своими задачами. Обычно в карточках прописывают дедлайны, все нужные данные и назначают ответственного исполнителя. Поскольку все ваши коллеги будут видеть, в каком статусе находится задача, соблазн прокрастинировать сойдет на нет.
✔️ Блокировщики сайтов
Чтобы не было соблазна во время рабочего дня проверить соцсети, посидеть на развлекательных порталах, установите такое приложение на свой ноутбук. Остается только добавить в список сайты, которые отвлекают вас от работы, и включить блокировщик на период работы.
✔️ Таймер
Инструмент помогает не забывать о перерывах, отслеживать рабочие интервалы и следовать одной из техник тайм-менеджмента. Например, вы решили попробовать метод помодоро. Поставьте таймер на 25 минут — в течение этого времени не отвлекайтесь от задачи. Затем засеките с его помощью время для перерыва — 5 минут. С помощью таймера следовать расписанию будет гораздо проще.
✔️ Корпоративные мессенджеры
Сообщения от друзей и коллег могут надолго отвлечь от рабочего процесса. Однако не все могут отключить уведомления в мессенджерах: часто личные и рабочие чаты находятся в одном месте.
Чтобы не терять контакта с коллегами, но и не отвлекаться на личные сообщения, используют корпоративные мессенджеры. В них есть все функции для эффективной коммуникации внутри команды, при этом общаться вы будете только с коллегами.
Избавьтесь от отвлекающих факторов
Выше мы уже говорили, что дома намного больше вещей, чем в офисе, которые могут отвлечь. Ваша задача — минимизировать влияние таких факторов, чтобы не впасть в прокрастинацию. Вот несколько советов.
✔️ Поставьте на смартфоны режим «не беспокоить»
Перед этим убедитесь, что все рабочие чаты есть на вашем ноутбуке — так вы не пропустите важное уведомление. Чтобы друзья и родственники не переживали, что вы им не отвечаете, заранее обговорите, что в рабочее время вы недоступны.
✔️ Отключите уведомления в соцсетях
Даже если вы специально не заходите в свой профиль во время работы, очередное пуш-сообщение может к этому подтолкнуть. Чтобы не было соблазна «зайти в соцсеть на 5 минут», отключите уведомления на время работы.
✔️ Договоритесь с семьей
Близкие люди могут захотеть пообщаться с вами, дети — требовать внимания, а родители — звонить на телефон. Всё это отвлекает от работы не меньше, чем гаджеты. Чтобы не обидеть родных людей, но при этом работать продуктивно, договоритесь, в какое время вас нельзя беспокоить. Например, если вы работаете в отдельной комнате, в качестве такого знака может быть табличка на ручке или закрытая дверь.
✔️ Заблокируйте лишний шум
Иногда причиной прокрастинации в работе становится обычный фоновый шум. Гул машин за окном, ремонт у соседей, звуки из другой комнаты часто не дают сосредоточиться на задачах. Чтобы избавиться от этого отвлекающего фактора, купите шумоподавляющие наушники. В них будет не только легче работать, но и комфортнее проводить созвоны.
Психологические аспекты борьбы с прокрастинацией
Бывает, что человек подготовил место, составил расписание, завел таймер и сел за задачу, но всё равно не может к ней приступить. Обычно это связано с психологическими барьерами, из-за которых удаленная работа и прокрастинация становятся практически синонимами. Посмотрим на внутренние барьеры, с которыми сталкивается удаленщик, и разберемся, как их устранить.
Страх начала работы и «чистого листа»
С этой психологической проблемой сталкиваются не только журналисты и копирайтеры, но и другие специалисты. По сути это страх перед началом работы, когда не получается сделать первый шаг. В результате человек решает заняться чем-то другим, а задача так и остается на месте. Преодолеть этот страх можно следующим образом:
- разделите задачу на маленькие шаги — так она перестанет пугать и станет более управляемой;
- начните не сначала — например, соберите максимальное количество материала для статьи в хаотичном порядке, а уже потом структурируйте его;
- придумайте ритуал для начала работы — например, введите в привычку делать небольшую разминку перед тем, как сесть за задачу;
- установите более реалистичную цель — вместо того чтобы успеть закончить проект за сутки, запланируйте сегодня только завершить исследовательскую часть.
Перфекционизм
Перфекционисты часто боятся не достичь совершенства или допустить ошибку. Давление может их сковывать — в результате задачу откладывают на потом. Кроме того, такие люди обычно тратят слишком много времени на обдумывание и планирование — это приводит к отсутствию реальных действий. Чтобы перфекционизм не стал причиной прокрастинации, попробуйте следующие рекомендации:
- примените технику «страшной первой версии» — например, при работе со статьей напишите первый черновой вариант за 30 минут, не отвлекайтесь на логику и форматирование, а затем уже просто занимайтесь редактированием;
- практикуйте позитивное подкрепление — не нужно ругать себя из-за каждой ошибки, а лучше придумайте вознаграждение за завершенный этап;
- фокусируйтесь на процессе, а не результате — так вы снизите давление и уровень тревожности;
- интересуйтесь мнением коллег и друзей — поддержка других людей мотивирует и вселяет уверенность.
Стресс
Если перед вами стоит сложная задача, то естественная реакция организма — избежать угрозы любой ценой. Кроме того, стресс вызывает негативные эмоции, снижает мотивацию, делает человека рассеянным и мешает принимать решения. Всё это вызывает желание отложить дела на потом.
Вместе стресс и прокрастинация негативно влияют и на здоровье. Исследования показывают, что сотрудники, которые часто откладывают дела на последний момент, больше переживают и чаще болеют.
Снизить уровень тревоги поможет следующее:
- физическая активность — подойдет йога или медитация до и после рабочего дня;
- планирование и организация — снова же вам поможет разделение задач на более мелкие и расстановка приоритетов;
- техника пяти минут — чтобы снизить уровень значимости задачи, пообещайте себе позаниматься ею только пять минут, а дальше решите сами, продолжать или пока остановиться;
- проговаривание своих чувств — поделитесь переживаниями с близкими или коллегами, чтобы снять напряжение.
Как руководителям помочь своим сотрудникам побороть прокрастинацию
Проблемы удаленных сотрудников из-за прокрастинации отражаются и на результатах всего отдела. Чтобы команда работала продуктивно, руководителям нужно поддерживать мотивацию работников. Вот как это можно сделать.
Ставьте конкретные сроки и цели
Чтобы работники могли четко планировать свой день, устанавливайте перед ними конкретные цели. Указывайте сроки выполнения, ставьте приоритеты, детально разберите задачи и будьте всегда открыты для вопросов.
Обучите сотрудников техникам тайм-менеджмента
Не все знают о методе Помодоро, матрице Эйзенхауэра и методе «съесть лягушку». Проводите внутренние тренинги и мастер-классы, где познакомите команду с этими способами управления временем. Например, можно организовать ряд вебинаров для удаленных сотрудников.
Внедряйте инструменты и ПО для эффективной работы в команде
Чтобы сделать работу прозрачнее и понятнее, используйте онлайн-доски или сервисы для управления проектами. Если же ваши сотрудники теряют мотивацию из-за недостатка коммуникации, используйте корпоративные чаты и проводите созвоны с командой.
Общайтесь с сотрудниками и давайте им обратную связь
Регулярные встречи один на один, похвала за работу, конструктивная критика — всё это помогает сотруднику расти и корректировать свои действия. Небольшие еженедельные созвоны создают ощущение контроля со стороны руководителя, дисциплинируют команду — прокрастинации в работе становится меньше.
Создавайте благоприятную обстановку
Не нужно увлекаться чрезмерным контролем удаленной команды — давайте больше свободы работникам при выполнении задач. Например, позвольте сотрудникам самостоятельно планировать свой график и устанавливать дедлайны в рамках общих сроков проектов.
Еще один способ создать атмосферу, которая мотивирует на работу — неформальное общение. Сделайте отдельный чат для обсуждения нерабочих вопросов, планируйте совместные выезды офлайн и не мешайте коллегам общаться друг с другом не в деловом, а в более свободном стиле.
Заключение
Прокрастинация на удаленке не редкость, но с ней можно справиться, если применять конкретные инструменты и стратегии. Чтобы оставаться эффективным в течение рабочего дня и перестать откладывать дела на потом, попробуйте сначала:
- разобраться в причинах прокрастинации;
- планировать дела заранее и разбивать задачи на более мелкие;
- применять техники тайм-менеджмента;
- организовать комфортное рабочее пространство;
- выработать удобный график работы;
- избавится от отвлекающих факторов.
Внедряйте инструменты постепенно. Например, выберите один-два совета и следуйте им на протяжении недели. Оцените их эффективность, а затем добавляйте новые.
Борьба с прокрастинацией — долгий и непростой путь, но с правильным подходом вы сможете повысить качество жизни на удаленке. Главное — сделать первый шаг уже сегодня, а не откладывать очередную идею на потом.