Поддержка 24/7

Попробовать бесплатно

Как управлять таймингом онлайн-встречи: 13 советов о том, что нужно сделать до и во время созвона

ВКС

Встречи

Тайм-менеджмент

17 ноя 2025

8 мин

ВКС

Встречи

Тайм-менеджмент

Автор

Алина Носкова

Любит короткие и продуктивные созвоны
Эксперт

Татьяна Баранова

Бизнес-тренер, эксперт по деловому этикету

МТС Линк Встречи

Сервис для совещаний и онлайн-встреч

Стабильная связь
Техподдержка 24/7
ИИ-функции

Превратить короткий и продуктивный онлайн-созвон в бесполезную беседу на несколько часов легко — достаточно заранее не составить план, упустить из внимания тайминг и обсуждать на встрече все-все вопросы, независимо от их важности. Если же вы хотите, чтобы рабочие созвоны проходили быстро и с пользой для всех участников, научитесь управлять временем онлайн-мероприятий. В статье собрали 13 ключевых правил от бизнес-тренера, эксперта по деловому этикету Татьяны Барановой, которые помогут решить эту проблему.

Почему важно следить за таймингом

Составить план, пригласить участников, подвести итоги — без этих шагов не обходится ни одна онлайн-встреча. Но этого недостаточно для того, чтобы видеосозвоны проходили эффективно. Организатор должен уметь грамотно управлять временем, ведь иначе встречи затянутся и выйдут за пределы предполагаемого тайминга, особенно если на них присутствует большое число спикеров. Например, на онлайн-мероприятии в сервисе МТС Линк Встречи можно собрать до 200 участников. Если при этом многим необходимо дать слово, очевидно, что без грамотного распределения времени такая встреча превратится в хаос и больше утомит, чем принесёт пользу.

Кроме того, большое количество продолжительных созвонов с коллегами вызывает постоянную усталость. А долгая концентрация, отсутствие перерывов и необходимость сидеть практически неподвижно на одном месте влияют на эффективность встречи.

Как управлять временем онлайн-встречи

Чтобы созвон длился столько, сколько вы запланировали, и при этом все всё успели, нужно учесть несколько моментов до онлайн-встречи и во время неё.

Что важно сделать до встречи

1. Чётко сформулировать цель и повестку созвона

Определите, чего вы хотите достичь, составьте адженду со списком вопросов, которые нужно обсудить. Это избавит от затяжных дискуссий и ненужных отклонений от основной темы.

2. Разделить встречу на последовательные тематические блоки

Например, первые 20 минут посвящены обсуждению финансовых вопросов, следующие 20 — юридических, затем 20 минут на технические аспекты и так далее. Это особенно удобно для мероприятий с большим количеством участников, которые не всегда располагают временем. Так они могут чётко определить, когда именно их присутствие критически необходимо, а когда можно отлучиться по другим важным вопросам, рассказала эксперт по деловому этикету Татьяна Баранова.

3. Установить правила: порядок выступлений, временные рамки

На них участники смогут ориентироваться во время созвона. По словам бизнес-тренера и эксперта по деловому этикету Татьяны Барановой, правила могут включать:

порядок выступлений
временные рамки и требование ориентироваться на таймер
схему работы с вопросами (сразу ли слушатели задают их спикеру или в самом конце будет сессия вопросов и ответов)
нормы уважительного отношения друг к другу — не перебивать говорящего («правило одного микрофона»), говорить только по существу, помнить о корректной тональности общения
уведомление о ведении записи на мероприятии
информацию о том, кто отвечает за конспект встречи и рассылку участникам итогов (или указание, что это автоматически делает ИИ-помощник)
информацию об отправке материалов участникам после встречи (часто слушатели задают один и тот же вопрос: можно ли будет потом получить презентацию спикера или файл?).

4. Разослать приглашения и описание онлайн-встречи участникам

Текст приглашения должен представлять собой краткое саммари: что вы будете обсуждать, зачем и почему. Участники заранее должны знать, какие у вас ожидания от встречи. Так они смогут заранее подготовиться, будут понимать, с какими идеями прийти, что прочитать и так далее.

Качественная подготовка материалов для выступления сильно экономит время на дополнительные объяснения и вопросы во время проведения встречи. А если такие материалы рассылаются участникам заблаговременно, чтобы они успели с ними ознакомиться, то это автоматически повышает качество и эффективность любого мероприятия.

Татьяна Баранова

Бизнес-тренер, эксперт по деловому этикету и эффективным коммуникациям

5. Назначить модератора, если на встрече более 4 участников

На встречи с 4 участниками и более лучше приглашать модератора, который будет следить за временем, направлять обсуждение в нужном направлении и поможет соблюсти регламент.

6. Проверить техническую сторону

Убедитесь, что сервисы работают без перебоев, а участники умеют ими пользоваться. Технические неполадки раздражают и отвлекают от темы, поэтому стоит отнестись к этому серьёзно. Проверьте работу микрофона, платформы, проведите тестовый запуск.

Какой созвон вас ожидает сегодня: узнайте, прежде чем подключиться

ВКС

Встречи

Тест

Что необходимо сделать во время встречи

1. Озвучить тему, цель и вопросы

В самом начале встречи проговорите, что вы будете обсуждать, к какому результату должны прийти, чтобы участники могли сфокусироваться на главном.

2. Использовать таймер для выступлений

Если на встрече есть модератор, за тайминг созвона обычно отвечает он. Удобное решение — устанавливать таймер на каждый тематический блок встречи. Таким образом участники смогут видеть, когда завершится обсуждение текущего вопроса. Этот способ особенно эффективен для крупных команд и длинных совещаний.

Многие сервисы для видеозвонков на работе предлагают встроенные функции контроля времени. Включать таймер можно и во время созвонов в МТС Линк Встречах. Инструмент помогает придерживаться отведённого времени для выступления спикера, презентации, брейнсторма и других задач.

Таймер в сервисе МТС Линк Встречи

3. Обсуждать действительно важное

Старайтесь обсуждать только те вопросы, которые стоят на повестке дня. Дополнительные и менее важные задачи можно решить отдельно, например, в корпоративном чате или включить их в следующий созвон. Когда кто-то из участников начинает говорить на отвлечённые темы, стоит тактично напомнить о главной теме, правилах и ограниченном времени. Этот шаг обычно также находится в компетенции модератора.

Модератор должен отслеживать любые отклонения от повестки и стараться их тактично, но чётко и оперативно пресекать. Это же касается и параллельных дискуссий в чате: если во время выступлений там разворачиваются отвлекающие дебаты, стоит напомнить всем, что чат предназначен только для технических вопросов или отправки ссылок.

Татьяна Баранова

Бизнес-тренер, эксперт по деловому этикету и эффективным коммуникациям

При этом хороший модератор знает, что идеальная онлайн-встреча — это не только про чёткое следование плану, а ещё и про гибкость, внимание к происходящему здесь и сейчас. Иногда можно отойти от пункта плана, если он теряет значимость, и сосредоточиться на реальных желаниях и потребностях участников.

4. Делать заметки

Фиксируйте важные детали и договорённости, чтобы к ним можно было вернуться позже и не тратить время на попытку вспомнить свой вопрос.

5. Допускать короткие паузы

Если разговор затягивается, сделайте паузу. Когда обсуждение какого-либо вопроса идёт слишком долго, договоритесь о продолжении в другое время. Но при этом избегайте слишком частых перерывов. Они снижают концентрацию внимания и увеличивают общее время созвона. Оставляйте лишь короткие интервалы для отдыха и освежения мыслей.

6. Внедрять интерактивы, инструменты визуализации

С их помощью можно сделать более интересными долгие и монотонные выступления спикеров.

Во время онлайн-встречи на платформе МТС Линк участники могут визуализировать свои задачи или совместно работать на интерактивной доске. В МТС Линк Досках удобно проводить брейнстормы, разряжать атмосферу с помощью айсбрейкеров, фиксировать информацию и возвращаться к ней даже после мероприятия.

Совместная работа на онлайн-доске во время созвона

7. Завершать созвон вовремя

Даже если успели обсудить не все пункты, заканчивайте встречу в запланированное время. Оставшиеся вопросы перенесите на следующий созвон, чтобы поддерживать дисциплину и уважение ко времени всех участников.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете повысить эффективность видеозвонков на работе, сократить потери времени и добиться максимальной отдачи от мероприятий. Грамотное управление временем созвонов поможет выстроить успешную коммуникацию и достичь поставленных бизнес-целей.