Ничего не найдено. Попробуйте еще
Юмор и эмпатия: как вести себя на созвоне с коллегой, который постоянно уводит разговор в сторону
-
АвторИрина ПоловинкинаСтарается не быть дотошной на созвонах
Ох уж эти бесконечные вопросы и аргументы… Время рабочего созвона заканчивается, а вы замечаете, как коллеги уже потеряли суть разговора. Тема уходит в сторону, и чем больше слов, тем дальше вы от решения вопроса. Знакомая ситуация? Детект: чрезмерно дотошный сотрудник на встрече.
Вместе с экспертами по цифровому и деловому этикету разбираемся, как вежливо остановить того, кто любит уводить разговор на созвоне в сторону и есть ли превентивные меры.
Как заранее вычислить дотошного сотрудника
Иногда с человеком тяжело общаться из-за его педантичности и чрезмерной серьёзности. Такие люди могут придираться к мелочам, словам и отказываются воспринимать любые шутки. Часто им характерны такие черты:
- раздавание непрошеных советов;
- излишне демонстративная интеллектуальность или утончённость;
- подчёркивание мелких ошибок, например акцентирование на случайных опечатках;
- назидательность и морализаторство.
Сами по себе приведённые качества могут быть положительными. Например, аккуратность или способность к глубокому анализу ситуации. Но иногда они проявляются в неподходящей обстановке и становятся неуместными. К примеру, если на неформальной вечеринке кто-то из коллег внезапно встревает с советом, что «обсуждать работу невежливо» или «сплетничать — это плохо».
На созвонах коллеги-болтуны могут мешать докопаться до сути обсуждения и затягивать дискуссию. Впрочем, это не делает таких сотрудников безрезультатным или неприятным. Это просто особенность, с которой руководителю и коллегам стоит научиться работать, никого не обижая.
Разберёмся, как вежливо и грамотно вести себя с придирчивыми людьми на онлайн-созвонах с видео или в рабочих мессенджерах и как свести на нет затянувшуюся речь, чтобы никого не обидеть.
Что делать, если сотрудник уводит разговор в сторону
Эксперт по практическому этикету, колумнист, радиоведущая Татьяна Баранова делится своими лайфхаками. «Если на рабочих созвонах есть обычная практика (или даже полноценное правило), предполагающая, что на отвлечённые темы участники говорят только первые 5–10 минут, то вполне уместно вежливо напомнить человеку об этой корпоративной норме. Тогда получится, что мы ссылаемся на внешние обстоятельства, конкретное правило компании, а значит, здесь нет ничего личного, на что можно было бы обидеться», — рассказала она.
Татьяна Баранова выделила несколько практических техник.
Допустимо вежливо перебить говоруна и аккуратно напомнить об ограниченном времени
Очень желательно перенести акцент с персонального укора на общую пользу: «Дима, извини, пожалуйста, что перебиваю, просто хочу напомнить, что нам крайне важно решить текущий вопрос именно сегодня, а у некоторых коллег на встречу выделено всего 30 минут. Буду признателен, если сейчас мы все максимально оптимизируем усилия».
Предложите вернуться к вопросу позднее
Достаточно вежливо вернуть сотрудника к изначальной мысли: «Оля, нам правда интересно узнать подробности твоей поездки в Суздаль. Может быть, ты поделишься с нами историями во время обеда? И тебя очень хочется послушать, но и деловой вопрос надо успеть обсудить».
Уточните, что человек имеет в виду
При этом попробуйте целенаправленно предположить конкретный вариант в деловом ключе, чтобы вывести разговор в нужное практическое русло. Пример: «Уточни, пожалуйста, я правильно понимаю, что ты ведёшь к тому…»
Определите иерархию
Своим мнением также поделилась специалист по светскому и деловому этикету, soft skills и навыкам самопрезентации Анна Фокина. Эксперт считает, что прежде всего нужно понять иерархию: кто этот дотошный сотрудник, ваш подчинённый, руководитель или равный по статусу.
Если подчинённый — смело, но вежливо останавливайте говорящего и переводите разговор в нужное русло. Вам помогут фразы «Спасибо, Виталий, за развёрнутый комментарий. Если позволите, дополню…». Если собеседник не унимается и пытается продолжить, скажите спокойно, но настойчиво: «Спасибо, я понял вас и учту сказанное вами в дальнейшей работе. Теперь перейдём к следующему вопросу» или «Спасибо, предлагаю на этом завершить обсуждение».
Если собеседник — ваш руководитель и вы не можете проявлять инициативу для завершения разговора, придётся хитрить. Лучший вариант — внимательно и терпеливо выслушать всё, что руководитель захочет вам сообщить, а затем кратко подвести итог сказанному: «Спасибо, Роман Иванович, за подробные инструкции, я всё понял. Позвольте резюмировать. Я должен сделать то-то и то-то, верно?»
Если же руководитель ходит по кругу, попробуйте дождаться паузы и ответить: «Отлично, я всё понял. Вернусь к вам с информацией/предложением/результатами тогда-то». В крайнем случае придётся сослаться на внешние обстоятельства, которые вынуждают вас прервать разговор: «Роман Иванович, простите, у меня на параллельной линии инспектор налоговой по поводу камеральной проверки. Не возражаете, если я отвечу и перезвоню вам сразу, как закончу?» Помните, что обстоятельства, на которые вы ссылаетесь, должны быть очень весомыми.
Что делать, если сотрудник начинает задавать излишне много вопросов
Опытом делится Татьяна Баранова. По её словам, можно вежливо обратить внимание коллеги на фактор времени и, ни в коем случае не обесценивая его вклад, предложить сфокусироваться на теме встречи. Например: «Олег, у нас осталось 15 минут до конца встречи. Предлагаю сосредоточиться на главном. Детали тоже важны, мы вернёмся к ним дополнительно. А ещё лучше, если вас не затруднит, подготовьте, пожалуйста, перечень важных пунктов, которым нужно уделить особое внимание, чтобы мы ничего не упустили».
Также Татьяна Баранова советует использовать Я-сообщения: «Валерия, мне сложно сосредоточиться на сути рабочего вопроса, когда мы одновременно проговариваем так много дополнительных деталей и сторонних нюансов. Мы могли бы сейчас обсудить строго основную тему, а все второстепенные аспекты оставить на последнюю часть встречи?»
Анна Фокина добавляет ещё четыре совета.
- Для профилактики конфликта лучше поменять «Разрешите, я вас перебью» на «Разрешите, я вас дополню / добавлю к сказанному». Также рабочая фраза: «Я сейчас не готов вести содержательный разговор на эту тему, мне нужно уточнить информацию. Я сделаю это и вернусь к обсуждению тогда-то».
- Сделайте собеседнику комплимент перед тем, как закончить разговор. Главное, чтобы он прозвучал искренне и не был похож на сарказм: «Виталий, спасибо за мнение/неравнодушие, вижу, как для тебя важны нюансы, это внушает оптимизм. Предлагаю обдумать всё сказанное и вернуться к этому разговору позднее».
- Учитывайте контекст. Чаще всего собеседники придираются к деталям не потому, что они злодеи, а потому, что они искренне переживают за успех дела, чувствуют себя не вполне здоровыми или сильно устали.
- И, наконец, юмор, который выручит в любой, даже в неловкой ситуации. Начните с безобидной шутки: «Виталий, ты сегодня, как всегда, красноречив. Жажду услышать от тебя главные выводы, не томи» или «Этот монолог точно лучшее, что со мной случилось за день. Нужно закругляться, а то мы наслаждаемся разговором, а работа стоит и грустит без нас».
Также практическими советами поделилась Алёна Панкова, эксперт по деловому и светскому этикету, сооснователь образовательного клуба по коммуникации и этикету «Живая женщина».
Шаг 1. Послушайте, что человек пытается вам «просигналить»
Оставайтесь хладнокровным, чтобы не перейти на сторону эмоций и чтобы, наоборот, «перетянуть» собеседника на свою сторону. Для этого избегайте оценочных суждений о человеке, а пытайтесь понять, что он хочет сказать.
Шаг 2. Перехватите инициативу
Послушав и сформулировав мысль, скажите волшебную фразу: «Позвольте резюмировать то, что вы сказали, чтобы убедиться, что я всё правильно понял».
Шаг 3. Заранее обозначьте временные рамки
Если вы уже знаете о такой особенности собеседника, всегда перед разговором обозначайте, сколько у вас времени и какая главная цель разговора. «У нас 10 минут, и главное нам — обсудить вопрос 1, вопрос 2 и вопрос 3, так как это влияет на…». Человек должен услышать «правила игры» и соблюдать деловой этикет с коллегами. Важно в это время не загнать собеседника в слишком узкие рамки, иначе он ещё больше начнёт волноваться и будет думать, что не успеет, тем самым удвоит порцию выдаваемой информации в минуту.
Превентивные меры и общие правила разговора
О том, какие есть превентивные меры в профессиональном общении сотрудников с говорунами, рассказывает Татьяна Баранова:
- Введите соответствующие правила делового общения и регламент для созвонов. Важно заранее или в самом начале встречи объявить эти правила участникам.
- Назначьте модератора, который будет помогать проводить встречу: «Сергей Петрович, вы поднимаете важные вопросы, но цель встречи всё же несколько иная. Давайте сейчас пойдём по повестке, а позже обсудим сторонние темы».
- Измените формат подачи информации, чтобы не провоцировать говоруна и не оставлять открытым поле для просторных рассуждений и дискуссий: «Предлагаю такой вариант. Буду признательна, если сможете его как следует обдумать и в течение двух дней направить свои замечания в письменной форме, чтобы сейчас не тратить на это время».
Анна Фокина дополняет: «В любом случае следует держать эмоции под контролем и не терять терпения, сдержанности и доброжелательности, они никогда не бывают лишними».
Своим мнением поделилась и Алёна Панкова. Эксперт считает, что самое главное в ведении беседы с придирчивым коллегой — это не думать о том, какой у тебя собеседник, а вырабатывать навыки своего личного слушания. А высший пилотаж — это навык эмпатического слушания. Концентрируйтесь на умении слушать и выявлять посыл человека за потоком слов, который он произносит, и вы станете главным авторитетом своего сообщества.
Заключение
Ключ к гармоничному общению сотрудников в компании — это терпеливость, вежливость и активная вовлечённость в разговор. Если человек начинает уделять чрезмерное внимание деталям, напомните ему о временных рамках и продолжайте вести к сути беседы. Помните, что найти подход можно к любому, главное — оставаться вежливым и с пониманием относиться к особенностям каждой личности.
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту