Основные функции — бесплатно и навсегда
- 2 000 сообщений
- Видеозвонки до 60 минут
- Каналы, чаты и треды
Попробуйте бесплатно мессенджер МТС Линк Чаты
Ничего не найдено. Попробуйте еще
Ну это точно ИИ: можно ли использовать нейросети в деловой переписке
-
АвторАлёна ЧеркасоваНе полностью полагается на ИИ -
ЭкспертНина ШевчукБизнес-тренер по деловой коммуникации
- Перенесите ваши файлы и переписки из Telegram в несколько кликов
Нейросети уже вошли в повседневную работу и берут на себя рутинные задачи, в том числе составление деловых сообщений. Но использование ИИ может отразиться на коммуникации: если собеседник почувствует искусственный тон или шаблонность, это может испортить впечатление и подорвать доверие. Вместе с доцентом РАНХиГС (Санкт-Петербург) и автором телеграм-канала «Pro деловой этикет и не только…» Ниной Шевчук поговорили об этикете деловой переписки и нейросетях и разобрались, в каких ситуациях уместно использовать ИИ.
Может ли руководитель делегировать переписку нейросетям
Ещё до появления нейросетей у руководителей были помощники, которые составляют деловые письма — обычно это ассистенты или секретари. В деловом этикете принято указывать имя реального исполнителя. Обычно оно расположено в левом нижнем углу письма.
С нейросетями ситуация иная: о помощи ИИ получателю, как правило, не сообщают. Именно поэтому использование искусственного интеллекта в переписке может восприниматься негативно — собеседник не чувствует личного участия и вклада партнёра.
В дипломатии для писем мы использовали особые инструменты, чтобы подчеркнуть уважение и снизить степень формальности. Например, от руки вписывали формулы вежливости и почтения: «С уважением», «Жму руку» или «Искренне Ваш». Бизнес в какой-то момент перенял это у дипломатов. Однако сейчас из-за неправильного использования новых инструментов деловое письмо начало деградировать.
Как ИИ меняет бизнес-коммуникации: от удобства до риска утечек данных
Согласно исследованию почты Mail и Hi-Tech Mail, специалисты активно используют ИИ в деловой переписке. 29% респондентов нейросети помогают писать живые и персонализированные сообщения, 63% — экономить время, 18% — добавлять креативность в деловые письма. Среди задач, которые решает ИИ, участники опроса отмечают:
- подбор формулировок и стилистики письма
- автоматизацию ответов на письма и частые запросы
- перевод писем на иностранные языки с сохранением исходного стиля
- генерацию юмора и креативных вставок.
Но за удобством и скоростью скрываются и риски.
Утечка данных
Публичные ИИ-сервисы не застрахованы от утечек данных — фрагменты переписок, служебных документов и персональных данных могут оказаться в открытом доступе.
Такие инциденты уже происходили. Так в сеть попала конфиденциальная информация компании Samsung. В диалоге с чат-ботом сотрудники вводили исходный код программного обеспечения, упоминали разработку новых гаджетов и функций. В итоге вся эта информация стала частью базы знаний ИИ, то есть попала в сеть. Чтобы такого не повторилось, компания объяснила сотрудникам, какие данные и почему нельзя загружать в чат-бот, а также ограничила доступ с корпоративных серверов к ChatGPT.
Шаблонные письма
ИИ генерирует текст на основе большой базы данных. В ней есть множество текстов, но нет живого опыта и тонкостей бизнес-коммуникации. В некоторых случаях даже после редактирования такого письма получатель может заметить стиль нейросети.
Необходимость редактировать текст
В деловой коммуникации важна конфиденциальность, гибкость и индивидуальный стиль. Тексты ИИ пока не полностью соответствуют этим критериям. Дело не только в безопасности, но и в том, что ИИ не учитывает специфику ситуации и особенности отношений с адресатом.
Сегодня интернет-пользователи ежедневно читают тексты, сгенерированные нейросетями. В результате у них формируется насмотренность, которая позволяет определить, кто составлял письмо — человек или нейросеть. Чтобы партнёр или клиент не заметил участия ИИ, приходится тратить много времени на редактирование письма.
Как правильно использовать искусственный интеллект в коммуникациях
Полностью отказываться от нейросетей для делового общения не нужно. С помощью этого инструмента можно быстро проверить текст на опечатки, расставить знаки препинания или проанализировать большой объём информации.
Но письма партнёрам и клиентам, особенно в которых обсуждаются конфиденциальные темы, эксперт рекомендует писать самостоятельно. Так в переписке удастся соблюсти все нюансы и учесть контекст ситуации.
В итоге нейросеть лучше использовать как помощника, а не полноценную замену человека. Например, ИИ-ассистент в корпоративном мессенджере МТС Линк Чаты не пишет письма за сотрудников, а помогает им с ежедневными задачами: собирает сводку непрочитанных сообщений, напоминает о задачах на день и структурирует информацию. Такой подход экономит время, но сохраняет качество и живость коммуникации.
Признаюсь честно: я не могу выполнить абсолютно все дела за коллег. Но могу взять на себя мно-о-ого рутинных задач. Например, я быстро собираю саммари деловой встречи или переписки, чтобы коллеги быстро входили в курс дела, даже если их календари перегружены задачами.
Кроме того, в корпоративном мессенджере можно выборочно следить за тредами: где-то читать всё, а где-то — получать саммари. ИИ-помощник в одном сообщении распишет основные моменты и принятые решения.
ИИ — удобный помощник. Но индивидуальность, учёт контекста и конфиденциальность остаются зоной ответственности человека.
Другие статьи о цифровом этикете
Доверяй, но проверяй: 6 ситуаций, в которых не стоит пользоваться нейросетями
5 страхов, которые мешают озвучивать свои идеи, и простые способы побороть стеснение
Чатиться с друзьями в рабочее время: стрём или норм
5 деловых фраз, с которых стоит начинать знакомство в мессенджере
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту