Как уменьшить информационную перегрузку от мессенджера
-
АвторНэлли КиргинцеваКопирайтер МТС Линк
Уведомлений из рабочих чатов иногда становится так много, что забываешь, над чем вообще работаешь. Исследование HH и Budu показывает, что общение в корпоративном мессенджере снижает производительность персонала. Проблему можно решить, если каждый сотрудник правильно настроит переписку. Рассказываем, как это сделать, на примере МТС Линк Чаты.
Отключите уведомления на второстепенных каналах и чатах
Если у компании много рабочих процессов, поток сообщений не утихает весь день. У части людей такое обилие чатов вызывает страх упустить что-то важное, а постоянные оповещения отвлекают от текущих задач. Чтобы снизить возможный стресс, оставьте звук уведомлений мессенджера у контактов только с приоритетной для вас информацией. Например, пропускать уведомления в канале действующего проекта нельзя, а вот новости и другие отделы лучше отключить.
Еще можно заблокировать все пуши на уровне устройства. На Windows и MacOS для этого есть функция «фокусировка внимания». Включите ее в настройках и назначьте время действия: в течение этого диапазона уведомления приходить не будут. Поставьте уведомления на телефоне в беззвучный режим. Не бойтесь пропустить обновления: количество входящих сообщений отобразится либо на вкладке браузера, либо на иконке мессенджера.
Используйте статусы, чтобы отложить несрочные вопросы
Эта функция особенно полезна, если вы постоянно перемещаетесь или проводите встречи. Статус покажет коллегам, где вы находитесь и когда будете свободны. В МТС Линк Чатах можно загрузить картинку на аватарку или поставить личный статус в настройках — эмодзи с подписью и сроком действия рядом со своим именем. Вы можете выбрать статус «недоступен», «в дороге», «болею» и другие варианты, а еще — сделать свой.
Ведите переписку в тредах
Тред — это ветка комментариев под одним из сообщений в чате, канале или группе. Функция помогает уменьшить входящий поток информации по отдельным темам в общих переписках. Уведомления из треда получают только те, кто в нем участвует. Если информация из него станет неважной, вы всегда сможете выключить уведомления, как в обычном диалоге.
Создайте график просмотра чатов
Даже с выключенными уведомлениями и тредами можно потерять много сил на переписку. Так бывает при бессистемном переключении между чатами и другими рабочими обязанностями. Некоторые психологические исследования показывают, что многократные переходы от задачи к задаче снижают продуктивность человека на 40%.
Если в компании нет правила отвечать на сообщения сразу, выделите в графике несколько промежутков времени для проверки чатов. Например, раз в два часа или утром, перед обедом и вечером. Это поможет сохранить концентрацию на том, что важно, и не растрачивать силы на постоянное переключение внимания.
Ставьте реакции вместо односложных ответов
Реакции используют там, где не требуется развернутого ответа. Например, когда нужно показать, что вы увидели сообщение, согласны или благодарите. Функция реально снижает активность в мессенджере: мы убедились в этом, когда добавили реакции в МТС Линк Чаты.
Не медлите с ответом в уже открытой переписке
Старайтесь отвечать сразу, как откроете чат. Иначе вам будут присылать новые сообщения с напоминанием, и в результате уведомлений станет еще больше. Если не владеете информацией или задача не готова, сориентируйте собеседника по времени, которое потребуется на решение. Или поставьте реакцию, чтобы показать свое внимание.
Продумывайте сообщения перед отправкой
Зачастую люди склонны вести переписку на одну тему, но отрывками. В результате собеседник получает много уведомлений подряд, ему приходится уточнять, и чат превращается в хаос уже с обеих сторон. Чтобы такого не происходило, пишите всё, что хотите сказать, в одном сообщении. Если информации много, поместите главную мысль в первых строках, разделите текст на абзацы, выделите важное.
Перенесите обсуждение сложных вопросов на видеовстречу
Если обсуждение в чате не приносит результата или задача требует синхронного включения участников, пригласите собеседников на видеовстречу. Иногда визуальное присутствие помогает лучше понять коллегу и быстрее найти решение. В МТС Линк Чатах можно создавать звонок из каналов и чатов для двух человек или большой команды.
Эти принципы работают, только если их придерживаются все собеседники. Поэтому шер, лайки и репост — уменьшим информационную перегрузку и сделаем рабочие коммуникации лучше.
Не утонуть в переписке помогут МТС Линк Чаты — в них есть реакции, треды, статусы и настройка уведомлений. Бесплатный тариф поможет оценить все возможности мессенджера.