Онлайн-встречи — что это, как проходят, форматы

COVID-19 перевел общение между людьми в онлайн-формат. В период пандемии живые встречи считались опасными, а потом и вовсе были запрещены. В ноябре 2022 уровень заболеваемости продолжает падать, но онлайн-встречи по-прежнему в тренде. Что значит онлайн встреча, какие существуют форматы дистанционного общения, как организовать удаленную конференцию — разбираемся ниже!

Что такое онлайн-встреча простыми словами

Онлайн-встречи — это веб-конференции, в которых собеседники общаются в интернете через приложения. Для этого нужен гаджет (смартфон, ноутбук, планшет), стабильное подключение к интернету и одинаковое приложение у всех участников. Обсуждают разное: от будничных дел до масштабных рабочих вопросов. В ходе онлайн-встречи живые контакты исключены.

Если тестовая онлайн-встреча прошла хорошо, пользователи получат доступ к видеозаписи, у них останутся чаты с перепиской, а значит они смогут вернуться к важным моментам разговора. Помочь в эффективной организации ваших онлайн-встреч может системный администратор, начальник отдела или другой активный участник. Мощности современных приложений позволяют проводить встречи любых масштабов. Подробнее разберемся ниже. 

Встреча онлайн и офлайн: в чем разница

Вот несколько основных отличий виртуальной конференции от общения на реальных встречах:

1. Встреча в режиме онлайн не требует времени на дорогу. Достаточно включить интернет и созвониться с другим человеком (или группой людей). Это экономит время, ресурсы и силы. Такой формат удобен жителям мегаполисов, которые раньше часами простаивали в пробках ради присутствия на совещании или на дружеских посиделках. А отсутствие необходимости ехать в общественном транспорте снижает риски для здоровья (что особенно актуально в периоды высокой заболеваемости сезонными простудами).
2. Онлайн встреча будет длиться столько, сколько нужно. Ее продолжительность зависит только от возможностей собеседников и тарифов программы. Разные города, режим работы заведений, разница часовых поясов — все это больше не влияет на удобство звонков.
3. В ходе онлайн встречи собеседник всегда на приятной дистанции. Он не сможет увидеть больше, чем ему покажут. Достаточно установить веб-камеру на уровне портретной съемки. Более того — часто камеру не используют вовсе, а видео-конференция фактически становится стандартным звонком с демонстрацией экрана. Удобно, если нет времени или ресурсов на подготовку костюма, макияж, прическу.
4. Проведение онлайн встреч гарантирует удобство: презентацию выводят на экран, раздаточный материал не нужен, спикер говорит без искажений, высказывается в полном объеме, его никто не отвлекает шумом и разговорами.

На скрине предложены варианты открытых на ПК вкладок, которые будут выводиться на экран во время онлайн-встречи. Приложение Zoom

5. Живые встречи иногда перерастают в масштабные и неконструктивные дискуссии: собеседники превращаются в оппонентов, перебивают друг друга, игнорируют банальную вежливость или даже переходят на личности. Провести онлайн-встречу легче: организатор может ограничить доступ к микрофону и видео других участников, кроме спикера. Присутствующие должны ждать своей очереди, либо «поднимать руку», если хотят что-то сказать. К тому же в распоряжении всех участников веб-конференции есть общий чат. Туда можно написать сообщение, задать вопрос, прикрепить файл, звуковую запись или презентацию.
6. Онлайн-встреча прошла, и организатор может получить ее запись. При живом общении часть диалога неизбежно стирается из памяти, а спустя несколько недель участники нередко помнят только объект обсуждения.

Мы предложили плюсы онлайн встречи. Но у такого формата есть и недостатки:

1. Звонки через интернет могут не состояться, если у собеседника не будет стабильного интернета, смартфона или ноутбука. На офлайн-собраниях интернет нужен редко.
2. Общение в сети лишено той эмоциональности и духовной близости, какая может возникнуть при диалоге вживую. Если камера отключена, сложно понять, в каком настроении собеседник и о чем думает. Как сообщает исследование Cyberpsy, у тех, кто общается только в сети, игнорируя действительность, снижен уровень самомотивации и эмоциональный интеллект.
3. Есть ограничения приложений и программ для звонков. Из объективных лимитов: продолжительность звонка в бесплатной версии и число участников. Субъективно человеку может не понравиться дизайн интерфейса, юзабилити приложения, сложности с настройкой демонстрации экрана, наличие или отсутствие чатов.

Как проходят онлайн встречи

Встреча участников онлайн-занятия должна быть подготовлена заранее:

1. Сначала назначают организатора. Он модерирует и протоколирует встречу. Чаще всего обговаривание правил и презентация спикера происходит устно. Реже — участники заранее получают копию корпоративного акта, регулирующего онлайн-звонки.

Все участники встречи смогут видеть пометку «Организатор»

2. Организатор определяет повестку. Чтобы онлайн-встреча принесла плоды и не растянулась на несколько скучных часов, он тезисно готовит темы для обсуждения. Также он приглашает на онлайн-выступление спикеров и регламентирует время на вопросы и комментарии.
3. Видео встреча онлайн проходит технический тестинг. Организатор сам или вместе с техподдержкой проверяет доступ к приложению, работу микрофона, веб-камеры, скорость интернета и другие параметры.

А вот пара предложений, как эффективно провести деловую встречу онлайн:

1. Стоит вовремя начать. Подготовку к созвону лучше начать за 15-30 минут до назначенного часа.
2. Следите за дедлайном. Оптимально — заранее сделать тайминг и добавить его в рассылку участникам. Если неизвестно, сколько будет длиться встреча, укажите максимальное время, на которое рассчитываете.

Обратите внимание! Заранее уточните часовые пояса всех участников созвона. Хороший тон — когда звонок длится меньше 90 минут, если между собеседниками больше 3-х часов разницы.

3. Следите за очередностью выступлений и общим порядком. Онлайн встреча — это удобный формат для бесперебойного выступления. Если у кого-то из участников будет включен микрофон, организатору стоит его выключить — это можно сделать самому или попросить об этом владельца микрофона. Оптимально, когда для рубрики «Вопрос-ответ» выделено время в конце выступления.

Но не только организаторы должны готовиться к мероприятию. Мы предлагаем практические советы участникам, чтобы звонок не превратился в хаос:

1. Проверьте настройки приложения и дайте программе доступы к камере и микрофону. Лучше сделать тестовый звонок и проверить, все ли работает.
2. Продумайте фон. Большая часть программ предлагает цветные фоны или пейзажи. Если не хотите делать размывку или ставить картинку, уберите не относящиеся к работе вещи, отрегулируйте освещение, приведите себя в порядок. Положите на стол все, что вам потребуется, чтобы во время конференции не отходить от камеры.
3. Отключите уведомления и закройте окна. Выступлению часто мешают сторонние разговоры, фоновые шумы, звуки автомобилей с улицы или диалоги домашних.
4. Подготовьте презентацию. Чаще всего спикер выводит визуал на экран. При желании файл можно разослать всем участникам конференции или прикрепить в общем чате.
5. Следите за временем. Особенно если дедлайн выступления известен заранее. Если нет — уместное время выступления 10-15 минут. Более длинный монолог заставит присутствующих зевать.
6. Следите за сутью выступления. В речи стоит минимизировать слова-паразиты, вводные конструкции, повторы, литературные подводки, лирические отступления и прочее подобное. Если онлайн встреча проходит с деловыми партнерами или коллегами, стоит избегать эмоциональности. Опираться важно не на личностное восприятие, а апеллировать к фактам.

В любой групповой онлайн встрече стоит избегать длительных дискуссий между 2-3 участниками. Если возникают вопросы, которые нужно решать долго, лучше это сделать в личных сообщениях.

Мы подготовили наиболее удачные варианты завершения созвона:

• Рубрика «вопрос-ответ» к спикерам или организатору.
• Рассылка материалов, которые вызвали интерес у участников конференции.
• Составление протокола и обратная связь.

Варианты онлайн встреч разные — дружеские, деловые, корпоративные, бизнес-созвоны. Но все они требуют быстрых и удобных программных решений. Мы сделали подборку наиболее простых и доступных приложений для связи.

Zoom

Личный кабинет Zoom

Чтобы зарегистрироваться в Zoom потребуется почта. Установить приложение можно на ПК, смартфон, планшет. Оно доступно на OC Android и iOS. Никаких специфических требований у программы к устройству нет. Zoom обеспечивает стабильное соединение даже при небольшом объеме ОЗУ.

Плюсы:

• Понятный и простой интерфейс, разберется даже новичок.
• Есть бесплатный тариф.
• Доступен встроенный чат, можно менять фон.
• Есть возможность организовывать групповые звонки.
• На веб-конференции одновременно могут присутствовать до 100 человек.

Есть и несколько минусов:

• В бесплатном тарифе действует ограничение — максимальная длительность звонка 40 минут.
• Приложение на смартфонах часто тормозит.

Организатор может сам решать, кого добавлять в конференцию. При желании участника можно оставить в комнате ожидания вплоть до окончания встречи.

Можно поставить встречу на запись, и файл будет сохранен в личном кабинете организатора. А еще — разработчики предлагают разные тарифные пакеты для крупного бизнеса, частных лиц и некоммерческих организаций. Минимальная стоимость в месяц — $14.99.

Также читайте нашу статью про российские аналоги ZOOM.

Skype

Интерфейс Skype

Эту программу можно установить на телефон или компьютер вместе с офисным пакетом Microsoft. Есть встроенный чат, возможность записывать встречу, размытие фона. Легко демонстрировать рабочий стол. Продолжительность звонка на бесплатном тарифе — до 240 минут. А вот максимальное число участников конференции всего 50 человек.

Также читайте нашу статью про российские аналоги Skype.

Google Meet

Интерфейс личного кабинета Google Meet

Этот продукт от Google должен был стать удобным бизнес-инструментом, но в итоге разработчики дали доступ всем пользователям gmail. Единственное условие — наличие Google-аккаунта. Приложение нельзя установить на ПК или другой девайс. Вся нагрузка приходится на браузер. А те, кто хотят созваниваться с помощью смартфона, используют мобильную версию.

На бесплатном тарифе максимальное число участников — 100 человек. Помимо записи видео, замены фона и общего чата, есть подавление шума и даже интерактивная доска.

Форматы онлайн встреч

Виды онлайн-встреч следующие:

1. Личные и рабочие — в зависимости от статуса и уровня близости собеседников.
2. Индивидуальные и групповые — в зависимости от количества участников.

Чаще всего вопросы вызывает организация деловой встречи. Тогда нельзя прогадать и в чем-то ошибиться — это может сказаться на репутации компании или начальства. Разберемся, для чего и в каком формате организовывается частный звонок с одним сотрудником:

• Такие встречи нужны регулярно. Они помогают понять, как устроена операционная деятельность, какие задачи готовы, а какие — в процессе, определить пути решения трудностей. На них коллеги быстро решают мелкие проблемы, разбирают задачи, делятся достижениями или упущениями и задают вопросы.
• Встречи онлайн и офлайн с сотрудником могут организовываться периодически. К примеру, с теми, кто работает на «частичной удаленке». На таких звонках определяют точки роста работника, устраняют неуместные ожидания или отмечают заслуги подчиненного.
• Единичная встреча по запросу руководителя или сотрудника. Чаще всего единичные звонки организовываются, если есть новые инициативы, идеи, проектные вопросы или замечания.

А если речь идет о групповой онлайн встрече — это как понять? Тогда на конференцию собираются сразу несколько партнеров или сотрудников. И вот для чего:

• Регулярные звонки помогают быстро решать проблемы в оперативной деятельности. Особенно это важно для дистанционных работников или отделов.
• Периодические созвоны с коллективом нужны для грамотного планирования, к примеру, маркетингового.
• Мини-звонки для презентации прототипов, макетов, разработок. Это нужно, чтобы быстро выбрать лучшие идеи и пустить их в работу.
• Неформальная онлайн встреча — это «минутки благодарности», мотивационные планерки и другое.

Заключение

Виртуальная конференция, встреча в дистанционном формате, онлайн-выступление — все эти мероприятия фактически означают одно и то же. Участники запускают программу на смартфоне, компьютере или профессиональном оборудовании, подключенном к интернету, и начинают общаться друг с другом, даже если находятся в разных городах или странах. Такой режим взаимодействия подходит для разных мероприятий: уроков и работы на «удаленке», деловых совещаний, крупных международных переговоров. Встречи и конференции в онлайне позволяют экономить время и деньги сторон. При этом решение вопросов не менее эффективно, чем при живом общении.