Трекинг рабочего времени: нужно ли контролировать удаленных сотрудников
-
АвторВера ЦареваРедактор МТС Линк -
ЭкспертИван ДейтерНаставник на курсах для руководителей
Какой сотрудник работает эффективнее: тот, что по 8 часов в день не поднимает головы от ноутбука, или тот, который загружает посудомойку в перерывах между совещаниями? Разбираемся в вопросах тайм-трекинга при удаленной работе вместе с Иваном Дейтером.
Иван Дейтер
CIO «Спорт-Марафон», наставник на курсах для руководителей
в Яндекс Практикуме. Стаж в роли руководителя — 12 лет. Управлял командами до 60 человек с распределенными центрами разработки и общей удаленной командой
Причины внедрения тайм-трекинга на удаленке
2020 год не только открыл бизнесу очевидные выгоды удаленки, но и разблокировал страх всех руководителей — потерю контроля над сотрудниками.
В разгар пандемии с новым форматом работы у каждой пятой российской компании снизилась эффективность и финансовые результаты. В исследовании «Ростелекома» 30% руководителей признались в полной потере контроля над командой, а 40% — посчитали ситуацию неуправляемой.
Сотрудники подтвердили опасения работодателей. В том же году сервис Blind опубликовал статистику чистого рабочего времени своих пользователей. Только 15% сотрудников сказали, что работают по 7-8 часов в день, тогда как 31% занят рабочими задачами только 3-4 часа в сутки.
Страх, что часики тикают, деньги капают, а работа не продвигается, породил огромное количество способов мониторинга удаленных сотрудников.
Трекинг рабочего времени как часть электронного мониторинга
Электронный мониторинг сотрудников — это система для отслеживания активности и сбора данных по определенным параметрам. Чаще всего фиксирует начало и конец рабочего дня, использование программ и посещение сайтов, а также время, потраченное на выполнение рабочих задач и личные дела.
Системы электронного мониторинга
UEBA (User and Entity Behavior Analytics)
Анализирует поведение пользователей и защищает компанию от киберугроз. Основная задача — определить нормальные модели поведения пользователей и сообщать специалисту по информационной безопасности обо всех отклонениях от нормы.
DLP (Data Leak Prevention)
Отвечает за сохранение информации в компании и борется с утечками. При выявлении несанкционированной передачи данных оповещает специалиста по информационной безопасности, блокирует операцию или совершает другие защитные действия.
EMS (Employee Monitoring Software)
Ведет учет рабочего времени сотрудников. Измеряет показатель эффективности сотрудника в реальном времени: сколько задач закрыл, за какой период, как часто и как надолго отвлекался.
Существуют десятки способов измерения эффективности сотрудника и отслеживания рабочего времени. Вот примеры того, что могут смотреть руководители:
- переходы на сайты и веб-сервисы;
- время, проведенное за компьютером;
- количество кликов в промежуток времени;
- запись видео с мониторов сотрудников;
- геолокацию разъездных сотрудников;
- запись звонков и онлайн-встреч.
Логика внедрения систем электронного мониторинга понятна и оправдана, но она во многом отвечает потребностям компании, а не ее сотрудников.
Американская психологическая ассоциация провела исследование влияния электронного контроля на психологическое здоровье сотрудников.
Опрошенные отмечают, что с электронным мониторингом стирается грань доверия между компанией и сотрудником, автономия последнего ограничивается, отсутствуют гарантии занятости.
Уровень электронного контроля над сотрудниками во многом зависит от корпоративной культуры, типа управления и масштаба компании.
Подходы к трекингу рабочего времени
Попробуем посмотреть на тайм-трекинг с разных сторон. Ориентироваться будем на характеристики компаний.
По типу корпоративной культуры
Авторы курсов для руководителей в Яндекс Практикуме описывают 4 типа корпоративной культуры, характерных для российских компаний:
- культура силы,
- культура правил,
- культура подвига,
- культура успеха.
Культура силы предполагает подчинение одному лидеру, который сильнее всех в команде. Характеризуется централизацией власти, когда полномочия практически не передаются. В такой культуре часто процветает микроменеджмент и отслеживание рабочего времени. Руководитель смотрит, не тратят ли сотрудники рабочее время на личные дела.
Культура правил дает гарантии и предсказуемость рабочих процессов. Работает по регламентам, которые позволяют получать на выходе один и тот же результат. В такой компании трекингу рабочего времени также уделяется большое внимание, но смотрят в основном на следование правилам: время прихода и ухода, продолжительность обеда, пунктуальность на совещаниях.
Культуры подвига и успеха в большей степени ориентируются на результат, и рабочее время стоит далеко не на первом месте. В таких компаниях сотрудники мотивированы много работать и у работодателя не возникает потребности в мониторинге.
По типу управления
Здесь поговорим о бюрократическом типе управления, который предложил немецкий социолог Макс Вебер, и его противоположности — органическом типе управления.
Бюрократический тип подразумевает четкую иерархию, контроль сверху, высокую степень формализованности. В чистом виде этот тип можно встретить в сфере государственного управления и бюджетных организациях. Тайм-трекинг идеально укладывается в подобную концепцию.
Органический тип управления характеризуется большим количеством горизонтальных связей, адаптацией к новым условиям и гибкостью. Здесь знают, что такое day off и саббатикал. С работы могут уйти не в 18:00, а условно в 17:45 или 18:15 — когда очередная задача решена или доведена до нового этапа.
По размеру компании
Чем больше компания, тем сложнее контролировать сотрудников. В командах до 10 человек каждый работник, как правило, закрывает своими функциями отдельное направление. Если направление проседает, встает вопрос об эффективности работы ответственного.
В компаниях, где в штате сотни или тысячи сотрудников, тунеядцу затеряться легче. На общий результат его недоработка влияет не настолько сильно и видна не сразу. В таких условиях приложение для тайм-трекинга может стать лучшим вариантом для руководителя.
Преимущества и недостатки трекинга рабочего времени удаленных сотрудников
Даже после глубокого анализа компании нельзя однозначно сказать, полезен тайм-трекинг для ее удаленных сотрудников или нет. Чтобы сориентироваться, разберем очевидные преимущества и недостатки отслеживания рабочего времени.
Преимущества
Предсказуемость в управлении проектами
Контроль рабочего времени помогает участникам проекта соблюдать сроки и продумывать перспективы. Тайм-трекинг показывает, на какие задачи в будущем нужно закладывать больше времени, чтобы ожидания максимально совпали с реальностью, а проект не пришлось корректировать на лету.
Формирование отчетов и табелей
Программы для учета рабочего времени уже умеют создавать отчеты, графики и диаграммы, чем существенно экономят время руководителя. Если по продуктивности сотрудников нужно отчитываться, на ее основе формируется премия или строятся планы на новый период, то тайм-трекинг очень поможет.
Решение проблем в реальном времени
С тайм-трекингом руководитель может быстрее обнаружить и решить проблему, пока она не стала глобальной. Частые отвлечения от работы могут сигнализировать о выгорании, сложной жизненной ситуации, трудностях в проекте и неудовлетворенности текущими задачами. Узнать об этом можно на еженедельных встречах «1-1».
Высокий уровень самоконтроля
Сводные данные по учету рабочего времени видит не только руководитель, но и сам сотрудник. Он может увеличить свою продуктивность, если найдет «пожирателей времени» и изменит подход к планированию дня. Например, будет проверять почту не каждые полчаса, а 2-3 раза в день.
Work-life balance
Для трудоголиков тайм-трекинг тоже важен. Одно дело — знать, что перерабатываешь, и совсем другое — видеть, как много часов своей жизни тратишь на работу.
Недостатки
Сопротивление со стороны сотрудников
Мы уже говорили, что большинство сотрудников, подвергающихся электронному мониторингу, испытывают стресс на рабочем месте. Добавим, что сотрудники не всегда понимают целесообразность действий руководителя. Они считают, что контроль рабочего времени бесполезен и не отражает реальную картину работы.
Желание обмануть систему
Этот недостаток вытекает из предыдущего. Если сотрудник не понимает, зачем введено то или иное правило, то он это правило не уважает и ищет возможность безболезненно нарушить. Например, устанавливает на компьютер автокликер и идет пить кофе. Или собирает онлайн-совещание с коллегами и часами общается на нерабочие темы.
Нарушение системы ценностей
У состоявшихся специалистов на первый план чаще всего выходит семья. Если не дать сотруднику забрать ребенка из детского сада, когда тот внезапно заболел, или не отпустить на час пораньше на день рождения второй половинки, сотрудник чувствует угрозу и посягательство на его ценности. Жизненные ситуации нужно учитывать в тайм-трекинге, чтобы сотрудник чувствовал себя в безопасности.
Неприспособленность к разным режимам работы
Зумеры активно проявляют себя на рынке труда и вводят новые правила. Им не подходит режим с 9 до 18 с перерывом на обед, они не видят ценности в большом количестве стандартов и регламентов. Они уважают свободу и платят за нее своей эффективностью.
Когда нужно контролировать рабочее время удаленных сотрудников
Иногда тайм-трекинг — это необходимость. Рассмотрим случаи, когда категорически нельзя игнорировать рабочее время.
Нет других показателей эффективности
Такое может практиковаться в новых командах, когда не до конца сформирован список обязанностей, нет понимания объема работы, не с чем сравнить результат. Явление, скорее, временное, пока команда не укрепится.
Обязанность постоянно быть на связи
Оператор техподдержки, диспетчер или сотрудник кол-центра работает по четким регламентам и не может покидать рабочее место по своему усмотрению. Любая работа, подразумевающая дежурство и подключение к рабочему процессу в необходимый момент, также подходит под этот критерий.
Важна скорость реакции
Сюда тоже отнесем техподдержку и другие профессии, где важна скорость и уровень сервиса. Если быстро не обработать лид, можно потерять потенциального клиента. Если не ответить в чате, можно сильно просесть в лояльности.
Когда контроль над рабочим временем не требуется
Теперь обратимся к случаям, когда вводить тайм-трекинг не только нецелесообразно, но даже опасно для морального состояния коллектива.
Творческие задачи
Люди, отвечающие за креатив, не могут предсказать, за 15 минут родится идея, или придется доставать ее месяц. Сценариста, креативного директора или продюсера сложно контролировать тайм-трекерами, а отслеживать мысли и поток сознания электронные сервисы еще не научились.
Интеллектуальный труд
Работа многих таких специалистов со стороны выглядит одинаково. Человек с ноутбуком что-то читает, печатает, кликает мышкой. Если не заглядывать в монитор, не поймешь, разработчик перед тобой, маркетолог или копирайтер. Еще сложнее понять, в какой момент он работает, а в какой нет. Классная мысль может прийти по дороге на кухню за чашкой чая или во время прогулки с собакой. Как это время зафиксирует таймер?
Работа, где время не главное
Не нужно подключать платформу для тайм-трекинга только из-за того, что отчетность дает руководству уверенность и чувство контроля. Это иллюзия. В математике есть понятие «избыточные данные» — это данные, которые не влияют на ответ и отвлекают от решения. Их нужно найти и отбросить.
Как контролировать рабочее время по закону
Если решили, что без отслеживания рабочего времени вам не обойтись, изучите нормативно-правовую сторону вопроса.
Начнем с того, что каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников. Неважно, в офисе они или на удаленке. Об этом говорит ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
Понятно, что учитывать рабочее время при удаленной работе сложнее, и тут государство дает послабление. Согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Опять же, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Напрямую в законодательной базе не прописано, как можно контролировать удаленного сотрудника, а как нельзя. Косвенные ответы есть в Конституции РФ, Гражданском кодексе и Федеральном законе «О персональных данных».
Конституция декларирует право гражданина на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны, а также на тайну переписки и переговоров. Собирать, хранить, использовать и распространять информацию о частной жизни без согласия человека запрещено. Тот же вопрос, но более детально описывает Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ.
Если информация о частной жизни гражданина получена незаконным путем и содержится на материальных носителях, ГК РФ дает право обратиться в суд.
Кажется, что при отслеживании рабочего времени частная жизнь сотрудника не затрагивается, но при получении данных с тайм-трекера работодатель может случайно получить конфиденциальную информацию.
Пошаговый план внедрения программы для тайм-трекинга
- Внесите в правила трудового распорядка информацию о трекинге рабочего времени. Укажите, с помощью чего контролируете, какие данные собираете, в каком объеме.
- В трудовой договор или дополнительное соглашение к нему добавьте эту же информацию. Сотрудник должен знать о контроле и согласиться с его правилами.
- Ознакомьте сотрудника с нововведениями в документах, получите его подпись.
Покажите сотрудникам, как работает выбранный вами тайм-трекер. Новая программа на компьютере не должна стать сюрпризом.
Как преодолеть сопротивление сотрудников
Трекинг рабочего времени должен учитывать потребности и страхи обеих сторон: компании и сотрудника. Вот 3 рекомендации, которые помогут наладить контакт.
1. Синхронизация ожиданий
Начать следует с рассказа, зачем в компании внедряется трекинг рабочего времени. Какие проблемы он поможет решить обеим сторонам. В каких ситуациях он будет применяться и учитываться. Такой разговор нужно провести на этапе внедрения перед подписанием документов. Обязательно дать сотрудникам высказаться, услышать их сомнения и успокоить.
2. Прозрачность процессов
Важно после подписания документов не оставлять сотрудников наедине со своими страхами. Если чувствуете, что напряжение в коллективе возрастает, проведите повторную встречу, не игнорируйте вопросы и о любых изменениях в процессе контроля времени сообщайте незамедлительно. Лучше пусть новости дойдут от вас, чем через сплетни.
3. Помощь и поддержка
Новая программа на компьютере будет пугать, пока сотрудники не поймут, как она работает. Напишите памятку, организуйте мастер-класс по работе с тайм-трекером, пригласите на встречу с представителем компании-разработчика.
Если контролировать не время, то что контролировать
Короткий спойлер: контролируйте результат работы и ее качество.
Для каждого отдельного случая будут свои метрики. Например, все ли задачи от заказчиков закрыты, сколько раз нарушены дедлайны, как сотрудники коммуницируют с руководителем и коллегами, какой объем обратной связи вы получаете, какие договоренности заключаете с сотрудниками и в какой мере они достигаются.
Договариваться — отличный навык.
Как найти баланс между контролем и доверием
Предположим, на этом этапе вы принципиально определились, нужен вам тайм-трекинг для удаленных сотрудников или нет. Нерешенным остался вопрос «Где проходит грань между контролем и попустительством?». И тут мы вспоминаем о менеджменте.
Сильный менеджер доверяет своим сотрудникам. Он создает среду, где сотрудник находит время на работу, чувствует свою самостоятельность, замечает связь между личной эффективностью и эффективностью компании. Сильный менеджер не будет влезать в работу сотрудника, только чтобы убедиться, что тот занят делом.
Неуверенный менеджер считает, что все перестанут работать, как только он ослабит контроль. Даже без тайм-трекера он будет контролировать время: писать в чатах и требовать статусы по задачам, создавать много встреч, отвлекая сотрудников от работы. Истина, как всегда, где-то посередине.