Удаленка в последнее время приобретает всё большее значение как в России, так и за рубежом. На ее развитие сильно повлияла пандемия и связанные с ней ограничения, но формат существовал до времен COVID-19 и развивается после. Что происходит с удаленкой сейчас, когда она перестала быть обязательной? Какие правовые нормы ее регулируют? Разбираемся в статье.
Удаленка в России: картина последних трех лет
По результатам исследования МТС Линк и hh.ru количество вакансий с удаленным форматом работы в РФ в 2021 году составило 5,7%, в 2022 году — сократилось до 4,9%, а в 2023-м выросло до 6,7%.
В 2024 году востребованность формата только растет. По итогам исследования в первом квартале компании открыли 233 000 вакансий с удаленкой. Это в 1,5 раза больше, чем за такой же период прошлого года.
Востребованность удаленки по-прежнему высока там, где формат сразу стал пользоваться популярностью — например, в IT-сфере. В 2023 году 40% соискателей в IT были не готовы даже рассматривать вакансии с обязательным посещением офиса. Вернуться в офис после нескольких месяцев или лет удаленки для многих — стресс, поскольку приходится расставаться с привычными для любого фрилансера правами и образом жизни.
Виды удаленки по законодательству
С 1 января 2021 года удаленку регулирует Трудовой кодекс РФ. С новыми нормами появилось официальное деление удаленной работы на три вида.
Дистанционная работа на постоянной основе
Это классическая удаленка: за человеком не закреплено рабочее место в офисе и он все время трудится дистанционно. Если организации принципиально, чтобы удаленщик работал где-то конкретно, например дома, она вправе прописать это условие в трудовом соглашении.
Каждая компания самостоятельно формирует подходы, как нанимать сотрудников. Если сторонам удобно, возможность работать удаленно оговаривается при трудоустройстве и прописывается в договоре.
Временная удаленка
Это когда работник часть времени трудится удаленно, а после этого возвращается в офис. Временный период должен быть не больше полугода.
Такая удаленка существует для исключительных случаев: природных или техногенных катастроф, аварий на производстве, пожаров, наводнений и других ситуаций, которые угрожают жизни работников. Переход на временный удаленный формат возможен по инициативе работодателя или властей.
Периодическая удаленка
Это комбинированная, или гибридная удаленка. Обычно стороны согласовывают дни, когда сотрудник работает в офисе, а когда трудится дистанционно.
В чем преимущества удаленки и чем она отличается от традиционной и гибридной формы
Многие работники и компании во время самоизоляции обнаружили, что работать из дома не так уж плохо, и каждая сторона нашла свои плюсы в новом формате.
Какие преимущества получили работодатели
Более широкий выбор кандидатов
Компании получили возможность искать работников без привязки к месту жительства. Это увеличило шансы найти человека с нужными знаниями и опытом.
Возможность гибко организовать процессы
Это продолжение предыдущего плюса: поскольку у компании появляется более широкий выбор сотрудников, она может оперативно подобрать замену, когда человек уволился или не справился с работой.
Сокращение расходов
При переходе на удаленку компания может меньше тратиться на аренду офиса и другие издержки: коммуналку, кофе, уборку и канцелярию.
Какие плюсы удаленки понравились сотрудникам
Экономия времени
Можно позже вставать и не добираться на работу по пробкам, особенно если офис находится далеко. Благодаря этому появляется больше возможностей для совмещения домашних дел и рабочего процесса.
Экономия денег
Можно покупать меньше одежды и питаться дома.
Забота о здоровье
В сезоны простуд дома меньше рисков заразиться от коллег.
Карьерные перспективы
Удаленные сотрудники могут найти более интересную и высокооплачиваемую работу за пределами своего города.
В удаленке есть и недостатки. Например, многие вопросы, которые можно за минуты решить в офисе, на расстоянии занимают гораздо больше времени. Если у работников различаются часовые пояса, обсуждение срочного вопроса может затянуться. А еще на дистанции сложнее решать технические проблемы и всегда есть риски, связанные с утечкой конфиденциальной информации.
Для нивелирования этих минусов стандартную удаленку дополняет гибридный формат. С ним у работника на удаленной работе сохраняется право свободно организовать рабочее пространство, а у работодателя остается больше возможностей в области найма новых людей.
Какими нормативно-правовыми документами регулируется удаленка
Впервые удаленный формат стал регулироваться законодательно еще в 2013 году. Когда наступила пандемия, вопрос потребовал более детальной проработки. В итоге в начале 2021 года появился основной документ, который теперь регулирует права и обязанности дистанционного работника и работодателя — Федеральный закон № 407.
Что изменилось с его появлением? Например, до него не было деления удаленки на виды. Но главное — компании получили возможность официально трудоустраивать удаленщиков, а в экстренных случаях переводить на такой формат сотрудников офиса без их согласия.
Теперь, чтобы человек мог трудиться на удаленке, такое условие необходимо прописать отдельно:
- в трудовом соглашении — если человек только устраивается на работу;
- в допсоглашении — если человек уже работал в компании и захотел перейти на удаленку;
- в ином локальном нормативном акте — если возникла экстренная ситуация.
Особенности соглашения об удаленной работе
Упоминание формата
В соглашении важно прописать, что работник трудится удаленно. Размытой формулировки о том, что человек может работать дистанционно, будет мало. Пример фразы:
✅ Сотрудник выполняет работу вне места расположения работодателя (удаленно)
Отчеты о работе
В соглашении важно прописать, как удаленщик будет отчитываться о том, что сделал.
Средства труда
Нужно указать, какую технику и программные средства компания должна предоставить сотруднику. По закону именно работодатель обеспечивает удаленщика всем необходимым для работы.
Есть два варианта:
- Оборудование предоставляет компания. Тогда важно указать, что именно и в какие сроки.
- Сотрудник использует свою технику. Тогда нужно указать, как работодатель компенсирует удаленщику затраты на использование личной собственности.
Если работодатель сам предоставляет оборудование, нужно ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда при работе с ним.
Режим работы
Удаленщик сам устанавливает для себя режим работы и отдыха. Но при необходимости его можно указать в соглашении. Например, компании могут прописать стандартный режим: с 9 до 18 с обеденным перерывом. Но поскольку проконтролировать это сложно, на практике часто указывают общее число рабочих часов в неделю.
Как оформить договор об удаленной работе
Если удаленщик находится с работодателем в одном городе, он может приехать в офис, чтобы подписать трудовой договор и передать необходимые документы. Если сторонам удобно, можно встречаться так каждый раз, когда нужно подписать другие бумаги.
Но если человек из другого региона, так сделать не получится. Обмениваться копиями документов по электронке недостаточно: такие бумаги не имеют юридической силы. Здесь можно пойти двумя путями.
1. Оформить электронную подпись
По закону стороны могут заключить соглашение об удаленной работе, используя электронный документооборот. Это не обычные скан-копии, а бумаги, подписанные электронной подписью.
Электронная подпись — специальная технология защищенной передачи данных. Она должна быть у самой компании и у работника. Ее можно оформить в одном из аккредитованных удостоверяющих центров.
С электронной подписью получится обмениваться любыми кадровыми бумагами, которые должен подписать работник. У них будет такая же сила, как у бумажных оригиналов.
Исключение касается только трудового соглашения — если стороны подписывают его электронной подписью, компании все равно придется отправить удаленщику бумажный экземпляр.
2. Обмениваться оригиналами бумаг с помощью заказных писем
У этого сценария есть риски: если к работодателю придет трудовая инспекция и каких-то оригиналов не окажется, придется нести ответ за нарушение трудового законодательства. А еще, если случится трудовой спор с удаленщиком и у компании не получится доказать свою правоту оригиналом бумаги с подписью работника, компания рискует проиграть и понести ущерб.
Если удаленщик работает за рубежом
Минтруд России рекомендовал компаниям не заключать договоры об удаленной работе с иностранцами или россиянами, проживающими за рубежом. И вместо них использовать договоры ГПХ. Это объяснили тем, что российское трудовое законодательство действует только на территории РФ.
Письма Минтруда носят рекомендательный характер, а Трудовой кодекс РФ как основной документ, регулирующий трудовые отношения, запретов на удаленную работу из-за рубежа не содержит.
Раньше в работе с удаленщиками важно было учитывать вопрос резидентства. Если сотрудник в течение года более 183 дней жил за пределами РФ, то переставал быть резидентом. Это влияло на уплату налогов: доходы от работы, выполняемой за рубежом, не облагались НДФЛ в России.
Но с 1 января 2024 года правила изменили: теперь, если штатный удаленщик работает на российскую компанию, живет за рубежом и его доход не превышает 5 млн ₽, с него всё равно взимают те же 13%, что и с остальных сотрудников. Выше ставка только для тех, кто зарабатывает больше 5 млн ₽ год, — 15%.
Как оформить увольнение
Уволить удаленщика можно по стандартным основаниям из Трудового кодекса. Но с появлением нового закона в 2021 году появились еще две причины, которые касаются только удаленных работников:
- Если сотрудник без уважительной причины не отвечает на сообщения работодателя в течение 2 рабочих дней.
- Если сотрудник сменил место проживания и теперь не может выполнять работу на прежних условиях.
До появления ФЗ № 407 компании могли сами прописывать основания для увольнения в трудовом соглашении. В этом случае уволить сотрудников на удаленке можно было практически по любой причине. Теперь у работодателей такого права нет.
Если компания уведомила сотрудника об увольнении с помощью электронного приказа или распоряжения, она также обязана отправить еще и бумажную копию документа. Это нужно сделать в течение 3 рабочих дней.
Права дистанционного работника
Если кратко, то у удаленщиков есть те же права, что и у других штатных работников.
✔️ Удаленные сотрудники получают такую же зарплату, могут ходить в отпуск, получать больничные и декретные выплаты, отстаивать свои трудовые права в суде.
✔️ Если у работников есть право на льготы и дополнительные выплаты, работодатель обязан их выплачивать. В некоторых регионах полагается районный коэффициент и процентная надбавка за плохой климат. Например, на Крайнем Севере и приравненных к нему субъектах: Мурманской области, частично в республиках Карелии и Коми. Организация обязана прибавлять эти надбавки к зарплате удаленщика, даже если сама находится в более теплом регионе, где такие выплаты не предусмотрены.
✔️ Организация предоставляет удаленщику необходимое оборудование: ПК или ноутбук, принтер, модем, бумагу, мышь и доступ к интернету. Если сотрудник использует свою технику, компания компенсирует затраты. Порядок и размеры компенсаций необходимо включить в один из документов: коллективный договор, трудовое соглашение или локальный нормативный акт.
Как удаленка регулируется за рубежом
Во время пандемии на удаленку переходили во всем мире. Это вызвало поток правовых вопросов, и многие страны приняли новые законы о дистанционной работе. Большинство из них похожи на российские: стороны должны заключить договор, прописать обязательства и согласовать время работы.
Но, например, в Аргентине или на Кипре в соглашение дополнительно вносят пункт, что работодатель должен уважать права дистанционного работника отключаться от связи после завершения рабочего дня.
Как и в России, во многих странах компании компенсируют удаленщику затраты на технику и оборудование или предоставляют сами. А вот в Германии организации должны это делать, только если сотрудник переходит на удаленку не по своей воле.
В США в настоящее время нет законов, регулирующих организацию удаленки. Самым близким по смыслу можно считать закон о расширении телеработы от 2010 года. Но он касается только федеральных служащих и требует от компаний наличия руководств по удаленной работе и соответствующего обучения менеджеров.
Кого можно перевести на удаленку и как это сделать
В России переход на удаленку возможен по инициативе работодателя и самого работника. Но менять условия трудового договора можно только с согласия обеих сторон, если это не чрезвычайный случай. Чтобы оформить факт перехода, необходимо указать формат работы в трудовом договоре или заключить к нему допсоглашение.
Если организация согласна, перейти на удаленку может кто угодно. Исключение — службы, которые отвечают за жизнеобеспечение здания, помещения и техники, а также дежурные офисные работники.
Что сделать для перехода на удаленку:
- Организации нужно подготовить документацию: издать приказ по компании с указанием причин перехода и сроков работы в новом формате. Работнику необходимо подать заявление о переходе на удаленку.
- Организация заключает с сотрудником допсоглашение о переходе на удаленку. В нем необходимо прописать, где сотрудник будет работать, а также список техники и требования по защите данных.
- При необходимости можно также подписать локальные нормативные акты. Это не обязательно, но поможет установить правила для удаленки: порядок постановки задач, сроки их выполнения и методы отчетности.
- Составить акт, который запретит удаленщикам передавать данные третьим лицам и установит ответственность за сохранность информации.
Резюме
Когда пандемия пошла на спад, многие компании вернулись к традиционному формату работы. Кому-то удаленка показалась неэффективной: было сложно перестроить процессы и контролировать работников. Но другим новый формат понравился: каждая сторона нашла свои плюсы и сейчас хотя бы часть сотрудников продолжает работать дистанционно.
Формат устоялся на рынке труда и оброс нормативными актами — теперь трудовые права и обязанности дистанционных работников и работодателей регулируются законом. Стороны могут прописать в трудовом договоре порядок работы и особенности взаимодействия, и закон защитит интересы каждой стороны. Компаниям не придется терпеть, если удаленщик пропал на несколько дней, — таких сотрудников теперь можно уволить. А работники могут работать где удобно и иметь такие же права, что и сотрудники в офисе.