Возьмите в работу: учимся делегировать задачи для сотрудников на удаленке
-
АвторЮлия ГолубоваКонтент-менеджер
Многие руководители совсем не делятся задачами и тащат их в одиночку. Постепенно рост нагрузки и увеличение количества обязанностей ухудшают качество работы, а в дальнейшем приводят к выгоранию. Равномерно распределить нагрузку между членами команды и разгрузить себя поможет делегирование задач.
Компания Gallup еще в 2013 году провела исследование, согласно которому выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители активно делегируют задачи, оказалась на 33% выше, чем у компаний, чьи руководители не имеют навыка делегирования.
Давайте разбираться, как правильно выстроить процесс делегирования.
Плюсы делегирования задач для команды
Прежде всего нужно понять, что такое делегирование и чем оно отличается от обычной постановки задачи сотруднику.
Когда руководитель передает свои задачи или полномочия подчиненному, это называется делегированием. Ключевое отличие от обычной постановки задач: сотрудник получает часть полномочий руководителя и погружается в его задачу. Разберемся, как помогает делегирование задач.
Формирует культуру доверия
Команда эффективнее работает с руководителями, которые заботятся о сотрудниках и помогают им расти в профессии. Один из способов развития доверительных отношений с подчиненными — продемонстрировать команде уверенность в их компетенциях и желание, чтобы они внесли ценный вклад в успех организации.
Повышает уровень вовлеченности членов команды
Когда в команде не выстроен процесс распределения поручений, то часто сотрудники опасаются проявлять инициативу или предлагать идеи по улучшению. Если дать им возможность почувствовать, что их компетенции и опыт важны, то возрастет уровень вовлеченности и ответственности. И в целом настроение в коллективе улучшится.
Стимулирует творчество и развивает навыки удаленной команды
Руководители, которые предоставляют членам команды свободу в решении делегированных задач, расширяют возможности сотрудников и дают творчески проявляться. Члены команды получают возможность реализовать амбиции и проявить креативность, что, в свою очередь, помогает им развиваться профессионально.
Создает положительную деловую культуру
Такой подход к выстраиванию командной удаленной работы дает следующий эффект для компании: планомерное делегирование повышает коллективное настроение сотрудников, эффективность работы и производительность труда в целом. Возможность решать новые задачи отражается на энтузиазме и внутрикомандном взаимодействии. Удовлетворенность и понимание собственной ценности каждого члена команды на работе снижает текучку кадров и обеспечивает компанию квалифицированными сотрудниками, заинтересованными в дальнейшем развитии.
Какие задачи делегировать, а какие нет
В первую очередь необходимо разобраться, какие задачи вообще подходят для передачи сотрудникам, а какие все-таки придется оставить для самостоятельного решения.
Исходя из опыта членов команды и компетенций подчиненным можно поручать такие задания: рутинные и повторяющиеся, задачи, которым легко научить, или которые мешают выполнять другую работу. Какие могут быть варианты:
- планирование встреч и совещаний;
- управление входящей корреспонденцией;
- координация сроков и результатов проекта;
- общение с заказчиками;
- проведение исследования и сбора информации;
- предоставление клиентам информации о ходе проекта;
- поиск идей для контента;
- организация командных встреч;
- сбор обратной связи от клиентов и анализ полученной информации.
Как определить, кому и что делегировать
Начните с составления списка дел, которые нужно выполнить. Посмотрите на получившийся список и определите:
- небольшие рутинные задачи, которые отнимают время например, разбор электронной почты);
- задачи, не требующие специфических навыков, вроде заполнения однотипных отчетов или ввода информации в таблицы;
- дела, которым легко научить любого сотрудника.
Когда список готов, расставьте приоритеты в зависимости от срочности и важности. В этом поможет матрица Эйзенхауэра: распределите задачи по категориям «Важное и срочное», «Важное и несрочное», «Неважное и срочное», «Неважное и несрочное».
Дела, которые попали в «Срочное и неважное» делегируйте, а ото всего неважного и несрочного лучше отказаться.
Позвольте сотрудникам выбирать задачи, которые им интересны и помогут развивать профессиональные навыки.
Основные принципы делегирования задач
Ясность поставленной задачи
Четко определите задачу, которую должен выполнить сотрудник. Проговорите с ним методы, обсудите цели и ожидания, определите образ результата. Подчиненному нужно понимать критерии успешного выполнения поставленной задачи и знать, какой результат вы ожидаете.
Четкая коммуникация
Прежде чем подчиненный приступит к выполнению задания, максимально подробно обсудите с ним суть задачи, дайте понятные инструкции. После обсуждения выделите время на вопросы, которые могут появиться после обсуждения. Зафиксируйте договоренности в письменном виде, например в онлайн-документе, с которым можно сверяться.
Сроки и приоритеты
Установите четкий срок выполнения. Это даст сотруднику возможность спланировать время и поможет встроить делегированную задачу в список дел.
Регулярная обратная связь и корректировка
В делегировании задач на удаленке важно договориться о том, как часто будете встречаться для обсуждения прогресса. Регулярные онлайн-встречи помогут быть в курсе хода работы и дадут возможность убедиться, что задание выполнено правильно.
Поддержка в процессе выполнения
Убедитесь, что у подчиненного есть всё необходимое для выполнения работы: доступы к ресурсам и документам, нужные контакты, инструкции. Важно дать почувствовать свободу в выполнении задания, но быть готовым подсказать и сориентировать в случае возникновения вопросов у сотрудника.
Мотивация сотрудника
Не забывайте отмечать успехи и поощрять работу. Так сотрудники будут видеть, что их усилия ценны, а это поддерживает мотивацию в удаленной команде и способствует дальнейшему росту.
Проблемы в делегировании и способы их решения
Почему же при всех плюсах делегирования задач так сложно решиться и внедрить его в работу? Причин, конечно же, очень много. Разберем две наиболее часто встречающиеся.
Микроменеджмент
Руководители, склонные к подобному стилю управления командой, с трудом делегируют задачи подчиненным — желание держать под контролем каждый шаг мешает развитию самостоятельности и креативности команды. По данным исследования, микроменеджмент — одна из главных причин роста стресса и недоверия у сотрудников. Но есть хорошая новость: победить в себе микроменеджера поможет анализ коммуникации с подчиненными и тренировка навыка делегирования.
Организуйте регулярные встречи для обсуждения прогресса и вопросов коллег, обсуждения понятных целей и четких сроков при передаче задач. Попробуйте создать общее пространство для отслеживания выполнения заданий.
Отсутствие доверия в команде
Недостаток уверенности в способностях членов команды часто мешает руководителям эффективно делегировать выполнение задачи. Менеджеры могут сомневаться в том, что подчиненные смогут компетентно справиться с поставленными задачами.
Три кита победы над недоверием в команде: развитие навыка тайм-менеджмента и приоритизации задач, понятные инструкции для сотрудников, открытая обратная связь и возможность проконсультироваться по сложным вопросам.
Выводы
- Эффективное делегирование требует четкой коммуникации между делегирующим и делегируемым. Важно понятно формулировать задачи, ожидания и сроки, чтобы избежать путаницы и обеспечить успешное завершение работы.
- Обязательно нужно учитывать навыки и способности членов команды. Поручение задач, соответствующих сильным сторонам и опыту, повышает шансы на получение результата и способствует повышению мотивации. Удаленная работа не мешает этому.
- Такой подход к работе команды предполагает предоставление сотрудникам возможности принимать решения и отвечать за работу. Доверие к способностям ведет к развитию автономии, ответственности и профессионального роста.
- Правильному делегированию задач сотрудникам нужно учиться, и это занимает время. Это навык, который требует постоянных тренировок. Но постепенно всё точно получится!