«Я ничего не успеваю», или 3 истории о проблемах с организацией рабочего времени и пути их решения

«До глубокой ночи размазываю задачи, которые могла бы выполнить за 3–5 часов»

PR-специалист в спай-сервисе MTWSPY Евгения Шафоростова

Моя работа заключается в том, чтобы продвигать бренд, создавать информационные поводы, работать с репутацией и помогать выстраивать доверие в комьюнити. Мне более близок неторопливый темп, но по факту получается, что я живу в стремительном режиме: с горящими дедлайнами и вечным страхом что-то не успеть. Я работаю целыми днями, но если разобраться, то просто до глубокой ночи размазываю задачи, которые могла бы выполнить за 3–5 часов.

Мой рабочий график выстроен следующим образом: в 11-12 часов сажусь за компьютер, а заканчиваю глубоко за полночь. Совсем срочные задачи могу доделывать до 7-8 утра. А потом отсыпаюсь. В целом у меня есть проблемы с графиком: ложусь поздно и встаю поздно. Во время работы я бесконечно отвлекаюсь. И в этом, скорее всего, главная проблема. Помимо домашних дел, таких как уборка, приготовление пищи, мытьё посуды, есть те, что мне просто нравятся. Потискать собак, поинтересоваться, чем заняты дети, решить, что пора побаловать себя чашечкой кофе. А какой же кофе без сериала? И такие отвлечения порой съедают до 90% времени, что я работаю. 

Ещё одна моя проблема — залипание в телефоне и других гаджетах. Так как я работаю с информацией, мозг порой просто закипает от её количества. Чтобы перезагрузиться, я включаю примитивную игру на телефоне или бездумно листаю ленту соцсетей. Кажется, должно стать легче, но, когда ты приходишь в себя спустя час или два, понимаешь, что мозг не перезагрузился, а наоборот, ещё больше устал.

Что касается выходных и отдыха, то с понедельника по пятницу я работаю в обязательном порядке. В выходные как будто бы хотелось отдыхать, но по факту тоже работаю, так как это идеальное время, чтобы «заткнуть дырки» и доделать то, что не успела в будни. Чаще всего это мне не удаётся. И в итоге ночь с воскресенья на понедельник наполнена тревожными мыслями и страхами. Я лихорадочно вспоминаю, что не успела сделать, и грызу себя за это.

В то же время я не могу сказать, что я совсем ничего не успеваю. Каждый день выполняются какие-то задачи, дом не рухнул, собаки сытые и счастливые. Но ежедневно из списка задач на день выполняется хорошо если 50%, но бывает что и 20–30%.

Если же наступает аврал, то в приоритет я ставлю сначала самые срочные задачи, потом те, которые мне больше нравятся. Нелюбимые форматы остаются на потом и выполняются, когда уже все дедлайны сгорели. 

Иногда я пытаюсь наладить график, стараюсь взять себя в руки, меньше отвлекаться. Пробовала работать по системе Pomodoro (метод чередования рабочего времени и отдыха — ред.), но она только вызывает раздражение. 

Я считаю, что те люди, которые говорят, что всё успевают, на самом деле всех обманывают. Сейчас в целом такой ритм жизни, что люди хотят успеть всё и сразу. Это не получается, но врать, что получается, никто не запрещает. 

Если бы у меня появилась возможность получить помощь специалиста, способного научить более грамотно распоряжаться временем, я бы спросила, как наладить график работы и отдыха, как меньше прокрастинировать и как мотивировать себя работать, не отвлекаясь. Но, честно говоря, вряд ли кто-то мне поможет, кроме меня самой.

Ситуацию разбирает бизнес-психолог Вероника Кромбергер

Евгения — это человек с очень высоким уровнем тревоги. И этот уровень тревоги определяет её образ жизни. Евгения переживает, что чего-то не успеет, при этом хаотично работает: до пяти утра, ночами, выгорает, залипает в телефоне и т. д. 

Первая проблема Евгении — отсутствие понятного графика работы. Так часто бывает, особенно сейчас, когда так популярен фриланс. Размываются границы работы и отдыха. Есть даже исследования (например, Harvard Business Review (2021), Microsoft Work Trend Index (2021)), которые показывают: тренд на удалёнку только усиливает тревожность, потому что человеку очень сложно удерживать рамки работы и отдыха.

Исходя из этого, первая задача Евгении — чётко определить для себя режим работы и отдыха и начать его придерживаться. Это непросто. Мы не можем сказать, что легко обозначить: «Я работаю с 10:00 до 18:00, а в остальное время не работаю». Скорее всего, тревога усилится. Но это нормально: нужно выдержать хотя бы 21 день, чтобы это стало новой нормой и образом жизни. Для этого придётся приложить усилия (а их тяжело прикладывать, когда ты уже в истощении), поэтому важно сначала отдохнуть по-настоящему и запланировать себе конкретную дату старта нового режима. Безусловно, даже в отпуске рука будет тянуться к телефону, будут срывы, но это и есть путь.

Второе, что необходимо, — использовать систему трекинга и начать вести «дневник нового образа жизни». Нужно ставить задачи вроде:

• лечь спать до 23:00
• пообедать без телефона
• отложить телефон после 19:00. 

Необходимо отмечать каждый день галочками: получилось — не получилось. Так выстраивается новый режим.

Третье — планировать выходные. Если мы не планируем отдых, мы оказываемся в кровати с чипсами и сериалом. Нужно знать свои ресурсные действия: баня, лес, тишина, книга, встречи — у каждого своё. И заранее их планировать. 

Так тревога будет постепенно снижаться. Но здесь есть ловушка: выстроить режим раз и навсегда невозможно. Это требует постоянного внимания. Этот внутренний диалог «ещё одну серию посмотрю» против «режим важнее» будет всегда. И чем раньше вы признаете, что режим — это усилие, тем легче его будет держать.

Четвёртое — маленькие победы и награды. В жизни должен быть дофамин. Если вы не создаёте себе здоровые источники дофамина, вы тянетесь к дешёвым: шопинг, сериалы, залипание на короткие видео, игры. Каждый человек сам ответственен за то, чтобы наполнять жизнь качественным дофамином.

И последнее — окружение. Если рядом с вами те, кто тоже живёт в сумасшедшем режиме, то выстроить свой будет сложно. Можно, например, сделать челлендж здорового режима с кем-то из близких: с подругой или партнёром. Или найти сообщество бегунов, йогов — кого угодно. Чтобы повысить эффективность тайм-менеджмента, главное — формировать среду, где здоровый режим — норма.