Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как не потратить время команды впустую: чек-лист по проведению продуктивных онлайн-встреч
-
АвторИрина СамаркинаСтарается выносить что-то полезное из каждой онлайн-встречи -
ЭкспертЕлена ЛитвиноваЭксперт в стратегиях и групповых коммуникациях
После некоторых онлайн-встреч у участников остаётся только недоумение: что это было, для чего собиралась команда и почему так жалко потраченного времени. Чтобы после ваших онлайн-мероприятий таких вопросов не возникало, вместе с экспертом в стратегиях и групповых коммуникациях Еленой Литвиновой разобрались, как сделать созвон максимально продуктивным и не потратить время команды впустую.
Чек-лист быстрой проверки необходимости онлайн-встречи
Перед тем как собрать онлайн-встречу с коллегами, Елена Литвинова рекомендует ответить на несколько вопросов.
Если хотя бы на два вопроса ответ «нет», то встреча не так уж необходима. И вообще, пора пересматривать подход к подготовке и правилам проведения онлайн-встреч.
Подготовка — это не скучно, это спасение
По словам эксперта, когда кажется, что подготовка отнимает время, просто вспоминайте правило: вы либо нормально готовите встречу, либо дважды на ней сидите. Один раз — в реальном времени, второй — разбирая хаос, который остался после неё.
Что можно сделать?
Если нет конечного пункта, то это не встреча, а простая болталка.
Планируйте, но не превращайтесь в робота-планировщика
Елена Литвинова уверена: люди не любят жёсткие регламенты, но ещё больше они ненавидят нудные, бесконечные встречи.
Как создать баланс?
Используйте проверенный сервис для проведения онлайн-встреч. Если команда будет вынуждена каждый раз разбираться в интерфейсе новой платформы, это не вызовет ничего, кроме раздражения.
Должны ли участники готовиться заранее
Елена Литвинова убеждена, что готовиться нужно, но без фанатизма. Обычно все думают: «Ну что там готовиться, я и так в теме». В итоге люди заходят, смотрят на экран и пытаются понять и переключиться с предыдущей встречи или начинают читать документы прямо на встрече. Что делать?
Нужна краткая подводка в начале
Напомните участникам контекст: «Что обсуждаем, к чему придём, какие документы используем во время обсуждения, почему это важно». Эти 5–10 минут точно помогут людям сфокусироваться на вопросе, а затем быть полноценными участниками встречи.
Необходима общая тема и ключевой вопрос
В приглашении на встречу обозначайте не только общую тему, но и ключевой вопрос для обсуждения. Например, вместо темы «Проблемы маркетинга» напишите: «Какие решения мы должны принять по текущей маркетинговой активности, чтобы привлечь новых подрядчиков?»
Тайминг встречи — это не про контроль, а про уважение
Елена Литвинова уверена: онлайн-встречи живут в календаре. Если одна задерживается, рушится всё расписание. Золотое правило, которое приживается в продуктивных компаниях: «Если у вас есть встреча, сразу сокращайте время на 10–15% от привычного». Хотели на час? Делайте 45 минут. Хотели 30 минут? Делайте 25. Случается чудо: люди начинают говорить быстрее.
Как не попасть в овертайм?
Как завершить онлайн-встречу, чтобы она не превратилась в день сурка
По словам эксперта, плохая концовка встречи выглядит так: «Ну, вроде обсудили… Давайте ещё подумаем… Ладно, встретимся через неделю…». Итоги деловой встречи не подведены, у команды нет чёткого понимания, зачем было организовано мероприятие. Елена Литвинова приводит пример хорошей концовки мероприятия: «Что решили? Кто что делает? Когда проверяем?» Должны быть даны конкретные ответы на эти вопросы. Если у кого-то из участников осталось недопонимание, то лучше написать встречное сообщение из трёх строк, чем потом неделю гадать, о чём вообще была встреча.
Возможно, вам будут интересны другие статьи про проведение рабочих созвонов:
Как сохранять концентрацию, если созвоны продолжаются целый день: 7 советов психолога
Как часто устраивать рабочие созвоны: советы и рекомендации
Собеседование по дороге в роддом и рабочий звонок на фоне слонов — 9 историй о необычных созвонах
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту