Ничего не найдено. Попробуйте еще
Терпеть нельзя бороться: что делать, если руководитель затягивает созвоны
-
АвторИрина СамаркинаЦенит рабочее время коллег -
ЭкспертМария КонсмановаОснователь кадрового агентства HR-Prof
Ситуация: «Наш руководитель часто назначает созвоны. И вместо запланированных 40–50 минут на общение уходит 3 часа. Во-первых, он сам опаздывает на эти встречи. Во-вторых, во время беседы царит хаос, все перебивают друг друга. В-третьих, руководитель не следует повестке и перескакивает с одной темы на другую. В итоге времени потрачено много — результата мало. Поэтому назначается новый созвон, и так бесконечно. Все боятся сказать ему, что это всё — пустая трата времени. Нужно ли ему озвучить претензии коллектива и как это сделать, чтобы не было негативных последствий?»
Ситуацию комментирует Мария Консманова — hr-эксперт, основатель кадрового агентства HR-Prof
6 проблем в организации созвонов
В своей практике я регулярно сталкиваюсь с типичными сложностями, связанными с организацией созвонов. Вот некоторые трудности, которые мешают проводить эффективные встречи.
1. Неподготовленность
У встречи нет заранее составленной повестки. Не определена цель рабочего созвона. Участники не понимают, зачем вообще собрались. Приглашение обычно выглядит следующим образом: «Коллеги, завтра в 14:00 коллективный созвон, просьба всем быть на связи». Организатор не даёт абсолютно никакой конкретики, чего ждать и к чему быть готовыми.
2. Нечёткие роли
Нет предварительных данных, кто выступает и делает доклады, кто модерирует, а кто принимает решения по результату онлайн-встречи. Все роли распределяются на ходу, вместо чёткого плана — сплошная импровизация.
3. Отсутствие модерации
Без модератора обсуждение рабочих вопросов может перейти в болтовню или разбор личного мнения. Часто бывает так, что встреча вообще превращается в психологическую беседу. Но не всем участникам такое интересно.
4. Созвон ради созвона
Руководители могут делать «встречи ради встречи», без конкретной цели. Например, начальник отдела поручил каждый день сдавать отчёт по продажам. Самый быстрый и простой вариант для подчинённых — отправлять таблицу с отчётом по почте или через мессенджер. Но руководитель предпочитает ежедневно устраивать встречу, собирать несколько человек, ответственных за продажи, и лично выслушивать отчёт по цифрам и с разбором каждой позиции. Когда таких созвонов слишком много, они мешают основной работе.
5. Низкая эффективность
Она проявляется в том, что по итогам встреч не принимается никаких решений. Приходится организовывать ещё один созвон, и так бесконечно.
6. Отсутствие follow-up или саммари
Follow up — это действия после созвона (опрос, напоминание, письмо с фиксированием договорённостей). Саммари — резюме по итогам встречи. Если нет follow-up, то никто не понимает, что делать дальше. Всегда важно прописывать действия, которые будут сделаны в определённый срок.
Без саммари участникам придётся каждый раз пересматривать запись, чтобы вспомнить главные моменты — это долго и неудобно. Для создания саммари не обязательно нанимать секретаря или ассистента — эту работу выполняют виртуальные помощники. К примеру, если организовать созвон через МТС Линк Встречи, то ИИ-помощник подготовит саммари. ИИ-ассистент на платформе МТС Линк расписывает по пунктам, о чём говорили, к каким решениям пришли (если, конечно, команда пришла к каким-то решениям), кто ответственный за задачу.
Зачем нужна обратная связь по организации созвона
Обратная связь — это не про «пожаловаться», это инструмент роста команды и процессов и возможность проводить действительно эффективные рабочие встречи. У фидбэка следующие преимущества:
- увеличивается вовлечённость, у людей появляется ощущение, что их мнение влияет на результат (это позитивно сказывается на дальнейших действиях в команде)
- растёт уважение к чужому времени и чужим обязанностям
- повышается качество коммуникаций — команда начинает договариваться, а не просто общаться
- формируется зрелая культура общения — на эффективных созвонахобсуждаются не люди, а процессы.
Нужно ли сообщить руководителю, что бессодержательные созвоны — пустая трата времени
Да, если есть аргументы и готово решение. Важно не жаловаться, а предложить улучшение в формате: «Вижу, что часть встреч неэффективна. Давайте попробуем другой формат, другой тайминг, другую цель».
Кто должен сообщить это руководителю, зависит от ситуации. Если это делает один человек, то ему важно объяснять чётко и по делу, быть эмпатичным и говорить исключительно от своего лица.
Но лучше дать обратную связь от команды. Коллективный фидбэк весомее и снижает риск давления на конкретного сотрудника.
В какой форме подать информацию
Идеальный вариант — при личной встрече в формате:
- что сейчас работает или, наоборот, не работает
- что чувствует команда
- какие есть предложения по улучшению.
К примеру, нужно сказать не «все недовольны», а «мы собрались и хотим предложить вот такой формат эффективных встреч». Если нет возможности поговорить лично, то можно коротко изложить суть проблемы в письме. Необходимо расписать по пунктам, что изменить, зачем, что это даст.
Как избежать негативных последствий для коллектива
Есть несколько приёмов, которые помогут дать грамотный фидбэк без обвинений.
1. Говорите про процессы, а не про людей
Не «Катя всегда болтает», а «На наших встречах часто смещается фокус».
2. Формулируйте в конструктиве
Пример: «Давайте попробуем формат стендапа, чтобы сэкономить время команды: 15 минут, каждый говорит по чек-листу».
3. Используйте «я-высказывания»
Не «Вы всё время…», а «Мне кажется, мы теряем фокус».
4. Уточняйте намерение
Пример: «Хочу, чтобы команда работала эффективнее, не тратила ресурс впустую».
Если вы сомневаетесь, давать или не давать обратную связь руководителю по поводу неправильно организованного созвона, то всегда оценивайте последствия молчания: молчать — значит продолжать неэффективность.
Если у вас есть вопрос о коммуникациях или работе в онлайне и вам нужна помощь эксперта, напишите на editors@mts-link.ru. В письме подробно расскажите про свою проблему и оставьте контакты, чтобы мы могли с вами связаться. Редакция подберёт нужного специалиста, пообщается с ним и опубликует ответ в МТС Линк Медиа. В тексте не будем использовать ваши личные данные, а ситуацию опишем обобщённо.
Другие статьи про рабочие созвоны
Договориться можно обо всём: как провести эффективные переговоры, даже когда нет настроения
Как сохранять концентрацию, если созвоны продолжаются целый день: 7 советов психолога
Невербальные сигналы в онлайн-коммуникациях: как считывать интонацию, жесты, мимику собеседника
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту