Что делать, если пришлось отменить или перенести мероприятие?

Советы организаторам от юриста

Массовая отмена и перенос офлайн-событий — большая проблема, с которой столкнулись организаторы мероприятий в период карантина. О том, как быстро перевести событие в онлайн-формат, мы уже рассказывали.

Сегодня рассмотрим вопрос с юридической точки зрения. Для этого мы взяли интервью у Анны Зубовой — руководителя бизнес-практики Юридической фирмы «Гриц и партнёры» и задали ей 3 главных вопроса:

• Что делать, если пришлось совсем отменить мероприятие?

• Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?

• Что делать, если решили переводить мероприятие в онлайн?

Вопрос №1: Что делать, если пришлось отменить мероприятие?

Конкретнее: Что делать с участниками? Возвращать ли деньги и в каком объёме? Как быть с площадкой? Какие законы действуют в этом случае?

Ответ:

Отмена мероприятия организатором — самое финансово тяжелое решение, но уровень этой тяжести зависит от вариантов ситуации.

Если вы отменяете мероприятие без обстоятельств форс-мажора, то вы должны:

• уведомить участников об отмене
• вернуть участникам деньги — всю стоимость билета

Возвратить полную стоимость участнику в данном случае — обязанность организатора, установленная законом «О защите прав потребителей» ст. 28.

Если уже арендовали площадку:

Если под мероприятие вы арендовали площадку и от неё тоже необходимо отказаться, то финансовые потери будут зависеть от условий договора, который вы заключали с площадкой. 

На что следует обратить внимание в договоре:

• На наличие права отказаться от площадки и условий отказа: за сколько необходимо уведомить о решении, какие штрафные санкции это накладывает.
• Обязана ли площадка при отказе возвращать деньги организатору (спойлер: обычно в договоре нет этого пункта).

Также возможна ситуация, когда сама площадка не может пустить организатора в помещение. Например, при указе мэра или губернатора о закрытии кафе, ресторанов, торговых центров.

Тогда организатор может отказаться от договора (в соответствии со ст. 328 ГК РФ) и потребовать от площадки возврата уплаченных денег как неосновательного обогащения в соответствии со сложившейся судебной практикой (Постановление Пленума ВАС от 06.06.2014 г. №35 «О последствиях расторжения договора»).

Вопрос №2: Что делать, если мероприятие решили перенести на другую дату?

Конкретнее: Как тогда быть с участниками? Если переносить, можно ли не возвращать деньги? А тем, кто не захочет/не сможет посетить в другую дату? Как тогда быть с площадкой?

Ответ:

Перенос мероприятия на другую дату — более выгодное решение для организаторов. Если участники согласятся на перенос, стоимость билетов возвращать не придётся. 

Если же участник отказывается от участия в мероприятии в другую дату, то по закону организатор обязан вернуть полную стоимость билета.

Поэтому здесь организатору важно заинтересовать участников и сохранить их интерес. Например, предложить скидку, подарок, доступ к закрытым материалам или поработать над программой мероприятия и добавить что-то новое.

С площадкой работают те же правила, которые я описала в первом вопросе. Главное — это договор.

Если в нём есть пункт, который обязывает площадку предоставить организатору другие даты при отказе или форс-мажоре, то вы можете требовать перенести мероприятие на другое время без финансовых потерь. 

Однако чаще всего такого пункта в договоре нет, поэтому всё, что может сделать организатор — это предложить площадке такой вариант.

Вопрос №3: Что делать, если решили перевести мероприятие в онлайн?

Конкретнее:Как в этом случае быть с участниками? Если переводить мероприятие в онлайн, можно ли не возвращать деньги? А тем, кто не захочет/не сможет посетить онлайн? Что делать со стоимостью? Что делать с площадкой?

Ответ:

Если вы меняете формат мероприятия, то нужно заранее сообщить об этом участникам, например, по электронной почте или по телефону.

Если участники согласятся, то деньги можно либо не возвращать, либо вернуть частично. Это зависит от изначально прописанных условий в программе мероприятия.

Например, вы проводите бизнес-завтрак со спикером на какую-нибудь интересную тему. Теперь вы переносите мероприятие в онлайн, а значит завтрак каждый участник устроит себе дома сам.

В этой ситуации организатор возвращает участникам часть денег — стоимость несостоявшегося завтрака (если закуски были включены в стоимость билета на мероприятие), а вторую часть денег (за саму лекцию) не возвращает. 

При отказе от площадки из-за перевода мероприятия в формат онлайн действуют те же правила, что и в первом вопросе.

Как правильно сообщить о переносе мероприятия

Если не предупредить пользователей об отмене мероприятия, то организаторов, в лучшем случае, ждут плохие отзывы, а в худшем — судебные разбирательства с требованиями возместить ущерб. Проявите уважение к своей аудитории и предупредите, что планы на посещение мероприятия придется изменить.

Официальное уведомление должно быть оформлено в виде письма. Это главный документ, в котором перечислены причины отмены или переноса и указано, что организатор собирается делать: вернуть деньги, назначить новое место и дату проведения, предложить альтернативный вариант зрителям и слушателям. 

Итак, ваше мероприятие переносится: как сообщить посетителям об этом в письме?

Предлагаем пошаговую инструкцию:

• Начните с обращения. Если это персональная рассылка, обратитесь к получателю по имени. Когда письмо адресовано сразу нескольким сотням или тысячам пользователей, просто напишите «Уважаемые зрители» или «Уважаемые клиенты».
• Сразу переходите к сути. Объясните, что мероприятие переносится или отменяется. Не забудьте указать, о какой встрече идет речь, напомните дату отмены и время (возможно, у пользователя на этот день запланировано несколько событий).
• Расскажите, когда зрители или клиенты смогут посетить перенесенное мероприятие. Напишите новые данные: дату и время проведения концерта, конференции, мастер-класса.
• Принесите извинения, предложите компенсацию или бонус. Это может быть бесплатный ваучер на посещение выставки, скидка на абонемент или какое-то другое поощрение.

В дополнение к отправленным письмам необходимо публично заявить об отмене или переносе мероприятия. Разместите объявление на главной странице своего сайта или опубликуйте пост на странице в социальной сети. 

Как правильно написать текст о переносе мероприятия на сайте? Используйте крупный яркий шрифт, чтобы посетители сразу обратили внимание на объявление. Кратко изложите суть вопроса. Оставьте контакты на тот случай, если кто-то из аудитории захочет узнать подробности или не до конца поймет, на какую дату перенесут событие.

Как правильно сообщить о переносе мероприятия по телефону? Устное уведомление допустимо лишь в том случае, когда речь идет о встрече с друзьями или формальных переговорах с деловыми партнерами. Тогда можно просто позвонить, предупредить о том, что у вас поменялись планы и извиниться за неудобства. Если запланированы перенос или отмена масштабного зрелищного мероприятия с большим числом участников, то устная форма обращения недопустима. О перенесенной конференции, концерте или выставке сообщают только в письменном виде. Как отправлять предупреждение: курьерской службой, по электронной почте или через смс — зависит от особенностей организации.