По мере роста технологий и возможностей интернета проведение онлайн-мероприятий превратилось в привычное дело. Онлайн-трансляция стала особо популярным форматом, когда пандемия разделила людей и ограничила только виртуальным общением. Тысячи масштабных мероприятий перешли в форматы онлайн, что позволило участвовать в них людям со всего мира.
Интерактивные онлайн-мероприятия стали ценным инструментом для бизнеса, они помогают вовлекать целевую аудиторию и продавать продукцию. Если вы думаете о деловых событиях, но не знаете, как провести онлайн-мероприятие, стоит начать с основ.
Сегодня для проведения конференций, гибридных мероприятий, прямых трансляций или спортивных мероприятий не всегда нужно прикладывать много усилий. Есть десятки профессиональных подрядчиков, которые могут разработать и провести любое событие в режиме онлайн и под ключ за несколько дней. Но будет не лишним разобраться самим, в чем заключается подготовка онлайн-мероприятий.
Что такое виртуальное мероприятие
Отличительная особенность виртуальных мероприятий — это то, что они частично или полностью проходят в интернете. Спикеры могут собраться в одном зале или студиях, организаторам доступны онлайн-мероприятия такого уровня, как музыкальные концерты на сотни тысяч человек или эксклюзивные вебинары по приглашению. Любое событие такого формата транслируется на специальные виртуальные платформы, сайты онлайн-мероприятий или социальные сети. Организация онлайн-мероприятий может проходить в режиме реального времени или в формате трансляции уже готового материала.
Часто после трансляции онлайн-мероприятия делятся контентом — презентациями спикеров и записью выступлений. Это увеличивает число доступных событий, ведь пользователи смогут его посмотреть, даже если не попали на прямые эфиры.
Проведение мероприятий в онлайн-режиме раскрывает все больше успешных и интересных проектов и дает ощутимую выгоду бизнесу. Не нужно тратить деньги на аренду помещения и обустройство площадок, продумывать логистику. Тимбилдинг на корпоративных мероприятиях или участие в отраслевых конференциях — можно позволить событие в любом формате и под любую задачу. Кроме того, это отличный способ расширить географию присутствия.
Тем не менее, некоторые люди считают, что мероприятия в онлайне безличны, поскольку не происходит персонального физического взаимодействия. Проблемы с сетью, фоновый шум, отсутствие качественных звука или видео и т. д. могут негативно сказаться на впечатлениях участников. Но возможности современных площадок гарантируют, что технически все пройдет на высочайшем уровне.
Разработка концепции
Установите четкие цели
Как и любую другую организацию и проведение мероприятия, начните с определения цели. Чего вы хотите добиться с помощью виртуального мероприятия:
- Повысить узнаваемость бренда.
- Презентовать продукт или его обновления.
- Пасширить потенциальную аудиторию.
- Обучить сотрудников или клиентов.
- Организовать нетворкинг и т.д.
Какой бы ни была конечная цель, начните с ее формулировки. Затем вы можете преобразовать план в SMART-цель — конкретную, измеримую, достижимую, реалистичную и ограниченную по времени. Например, если вы хотите привлечь подписчиков на рассылку, определите цель следующим образом: увеличить число подписчиков на рассылку новостей в 5 раз в течение одного месяца после проведения онлайн-мероприятия.
Это дает больше представления о том, в каком направлении планировать и как провести мероприятие. Кроме того, это также важно для измерения воздействия события.
Определите повестку дня и спикеров
О чем ваше мероприятие в режиме онлайн? Проведение прямых трансляций может быть посвящено чему угодно, поэтому важно конкретно обозначить тему. Подумайте о том, как она воспринимается зрителями, чем интересна. Если следовать определенному направлению, участники получат четкие выводы после окончания онлайн-мероприятия.
Если вы планируете обучать аудиторию, давать советы и рекомендации или делиться отраслевыми идеями, хорошо продумайте список спикеров. Некоторые бренды могут провести события онлайн с собственными экспертами, другие — приглашают сторонних авторитетных экспертов. Это всегда играет на руку репутации компании.
Выявите особенности
Теперь самое интересное — специфика, которой отличается именно ваша организация и проведение онлайн-мероприятий. Определите:
- Тип события. Онлайн-конференция, вебинары, интерактивные онлайн-мероприятия для сотрудников, круглый стол, бизнес-завтрак или форум.
- Место проведения онлайн-мероприятия. Будет ли это прямая трансляция из одной точки, нужны ли вам телемосты, стоит ли приглашать гостей в зал.
- Время и продолжительность трансляции виртуального мероприятия. Если вы ожидаете зрителей из разных регионов страны или со всего мира, учитывайте разницу в часовых поясах и соответствующим образом планируйте расписание.
Составление программы
Как сделать онлайн-мероприятие, чтобы аудитория не потеряла внимание? Это главный вопрос, которым задаются все организаторы. Посетители могут смотреть трансляцию из дома, где есть всевозможные отвлекающие факторы. Поэтому проведение интерактивных прямых эфиров поддерживает интерес к тому, что происходит на их экранах.
Неожиданные пункты программы, привлекательный контент и спикеры, умеющие общаться через камеру, — вот принципы, на которых будет строится проведение трансляции интересного мероприятия.
- Сценарий и порядок выступлений. Если у вас будет многопотоковое вещание, не ставьте самые главные доклады в один зал, заставляйте зрителей переключаться между трансляциями. Так вы сможете разнообразить программу и дать спикерам во всех залах понять, что их выступления интересны.
- Модерация. Организация онлайн-трансляции — это всегда риск со стороны спамеров или конкурентов, которые могут попытаться нарушить ход событий. Ситуация может быстро выйти из-под контроля и оставить негативное впечатление у зрителей. Поэтому важно назначить несколько модераторов, чтобы они могли быстро контролировать происходящее — помогать вести дискуссию, блокировать пользователей или даже убирать окно чата с экрана.
- Интерактив. Вовлекайте зрителей: задавайте вопросы во время или после выступлений спикеров, проводите опросы и голосования в прямом эфире — все это сейчас доступно на платформах для онлайн-мероприятий, таких как Линк Вебинары (ранее Webinar). Их можно протестировать бесплатно и понять, какие именно онлайн-инструменты вам нужны.
Подготовка
Чтобы онлайн-мероприятие прошло гладко, нужно грамотно закрыть технические вопросы и обеспечить высокое качество звука и видео. Убедитесь, что нет фонового шума и сбоев в работе сети. Перед выходом в прямой эфир дважды проверьте все настройки и оборудование. Если вы не обладаете достаточным опытом, обратитесь к агентству. Специалисты не только создадут концепцию мероприятия с помощью креативных идей, но и организуют online-трансляцию в профессиональных студиях.
Если вы решили справиться сами:
- Убедитесь, что ваш фон не слишком отвлекает, чтобы люди сосредоточились на обсуждении.
- Проверьте аудио, видео и сигнал в сетях чтобы убедиться, что все работает оптимально.
- Проведите тест-драйв с несколькими членами команды. Это поможет выявить проблемы и исправить их до трансляции важного мероприятия.
- По возможности отрепетируйте выступления со всеми спикерами. Пусть они познакомятся с площадкой, интерьером, увидят, где стоят камеры.
Протестировав все заранее, вы сможете избежать непредвиденных задержек и организовать онлайн-трансляцию вовремя. А пунктуальность важна для поддержания имиджа бренда и установления доверия с аудиторией.
Техническое обеспечение
Платформа вещания
Платформы виртуальных мероприятий могут помочь с проведением онлайн-мероприятий. Большинство трансляций проходят в прямом эфире, и вы можете использовать разные платформы для потоковой передачи.
Некоторые предлагают простые возможности, другие — онлайн-инструменты и опции, которые выходят за рамки обычных программ для видеоконференций.
Геймификация, возможности общения с другими зрителями и спикерами, интерактивные функции, доступ по запросу, всплывающие уведомления — все это можно использовать, чтобы вовлекать пользователей в эфир. Естественно, некоторые решения для онлайн-совещаний лучше, чем для проведения праздника. Придется выбрать, что больше всего подходит для ваших задач.
Техника
Чтобы адаптировать обычное мероприятие под онлайн-формат, нужно быть технически подкованным. Количество камер, освещение и выбор другой техники зависит от множества факторов: количество спикеров в кадре, площади помещения, оформления, динамики на площадке. Для решения этих вопросов потребуется команда специалистов, которая найдет самое эффективное решение.
В МТС Линк, помимо сервиса Линк Вебинары, входит оператор онлайн-мероприятий COMDI. Компания предоставляет:
- Творческих и технических специалистов.
- Виртуальную платформу для вещания.
- Лендинг мероприятия.
- Подбор площадки или собственную студию.
- Всю технику от света до камер.
- Решение организационных вопросов.
- Бесперебойное соединение даже при высоких нагрузках.
- Телемосты из любой точки мира.
- Трансляцию в социальные сети.
Среди функций платформы для вещания COMDI вы сможете найти подробную аналитику, контроль присутствия, чаты, разные виды голосований и опросов.
Привлечение участников
Разработайте необходимый контент
Многие онлайн-мероприятия требуют соответствующего контента. Для начала вам понадобится рекламный контент, который поможет продвигать мероприятие по электронной почте и в социальных сетях. В идеале это должна быть оригинальная графика, подчеркивающая повестку дня, время и выступающих.
Думайте о фирменном стиле
Создавайте визуальные материалы для онлайн-мероприятий, учитывая ваши гайдлайны. Если событие крупное и станет регулярным, подумайте о разработке отдельного фирменного стиля для него. Он должен сочетаться с брендом компании — например, иметь схожие цвета и графику. Благодаря этому участники смогут в дальнейшем узнавать ваши мероприятия, это повышает лояльность аудитории.
Часто необходимы презентационные материалы и инфографика. Убедитесь, что у них тоже выдержан единый стиль — это произведет хорошее впечатление на зрителей, и они придут на следующую трансляцию.
Займитесь продвижением заранее
Помните, что от продвижения зависит успех проведения онлайн-мероприятия и его посещаемость. Привлекать аудиторию можно сразу по нескольким каналам:
- Через email-рассылку.
- Страницы в социальных сетях.
- SEO-оптимизацию целевых страниц онлайн-мероприятий.
- Таргетированную рекламу.
- Контекстную рекламу.
- Отраслевых блогеров и экспертов.
- Через спикеров.
- СМИ и любые другие маркетинговые каналы, которые вам доступны.
Создайте интригу
Делитесь тизерами с подробностями о событии, чтобы вызвать интерес и не дать зрителям забыть о мероприятии. Вы также можете пообещать провести конкурс в прямом эфире — это всегда работает. Формат может быть любой: наградите за лучший вопрос или комментарий, отдайте приз самому активному участнику или «спрячьте» ключевое слово в выступлении одного из спикеров.
Как вы видите, организация и проведение онлайн-мероприятия — дело не всегда простое. Но уже даже после первого опыта вы будете знать, каких ошибок можно избежать, какие инструменты лучше использовать и как превратить event-маркетинг в сильную сторону вашего бизнеса.
