Что такое online-конференция и как ее использовать
![Что такое online-конференция и как ее использовать](/blog/wp-content/themes/Impreza-child/assets24/img/cover/2.png)
Онлайн-конференция — это удаленное обучающее мероприятие, презентация или совещание в режиме реального времени. Бывает в аудио и видеоформате. Второй вариант максимально приближен к бизнес-встрече и потому более эффективен в решении задач. В статье рассказываем о плюсах этого формата и раскрываем организационные секреты.
Конференции онлайн бесплатно
5 преимуществ онлайн-конференций
Расширение географии
Видеоконференции упрощают привлечение партнеров и клиентов из других регионов. При этом компании не ограничены посадочными местами и могут приглашать тысячи участников одновременно.
Кроме того, для интернет конференции проще получить согласие известного или иностранного спикера. Ведь ему не приходится жертвовать личным временем.
Упрощение обучения
Речь идет об институтах и ВУЗах, а также о повышении квалификации и семинарах для уже аккредитованных сотрудников. ВКС упрощает учебный процесс и помогает развитию навыков. Разница в том, что для обучения через интернет в любой области нужно подключаться онлайн-группой или индивидуально, а все материалы пересылают с помощью ссылок, в рамках выбранной платформы для обучения. К ним, в отличие от очной лекции, можно вернуться в любой момент.
Например, работники могут повысить квалификацию через несколько полуторачасовых семинаров. Им не надо являться к себе в организацию — можно сделать это удаленно. Для управления обучением достаточно актуального представителя от компании и камеры.
Ускорение коммуникации
Обучение удаленных сотрудников становится проще и быстрее — никто не тратит время на дорогу и согласование даты встречи. В компаниях с разветвленной сетью филиалов информация о новых продуктах приходит в регионы своевременно. К тому же хороший современный сервис ВКС позволяет организовать не только вебинары, но и тренинги для получения практических навыков.
«Постоянно повышайте профессиональный уровень сотрудников вашей компании. Используя вебинары, вы сможете оперативно и качественно проводить обучение персонала даже в самых отдаленных районах — так вы повысите эффективность вашей компании в целом»
Сергей Плехов, заместитель генерального директора АО СК «СОГАЗ-Мед»
Деловая коммуникация с партнерами и командой упрощается по той же причине. Ведь логистика людей даже в одном городе сложнее созвона — нужно выбрать удобные время и дату, кто-то заболеет и не придет. С видеоконференцией решить эту задачу проще.
Встречи от МТС Линк для проведения онлайн-конференций
Экономия на организационных расходах
Компании не придется тратить деньги на командировки, трансфер и гостиницу спикера. Кроме того, на некоторых площадках можно проводить онлайн-конференции бесплатно. Условием обычно становится небольшое количество собеседников.
Организуя крупные мероприятия в удаленном формате, вы экономите на кейтеринге и печатной продукции. Освободившиеся средства можно направить на крутые технические решения.
«Онлайн обеспечивает большой комфорт для бизнеса. Бизнесу не нужно снимать человека с работы на целый день, не нужно арендовать зал, думать, куда повесить проектор или поставить флипчарт. За бизнес уже подумали — нужно лишь не отвлекать человека во время обучения»
Антон Кутин, тренер «ОТП-Банка»
Запись встречи
Интернет-конференцию можно записать и выложить в общее рабочее пространство. При необходимости участники самостоятельно освежат в памяти информацию, не отвлекая коллег. Второй плюс записей в том, что их смогут посмотреть люди, пропустившие встречу онлайн. Вам не придется назначать дополнительный созвон или делать заметки для отсутствующих.
Запись крупных совещаний можно выкладывать в бесплатный свободный доступ и распространять, тем самым повышая узнаваемость бренда. Нередко интернет конференция становится отдельным продуктом — запись обрабатывается и продается как полезный контент.
Как организовать крупную онлайн-конференцию
Здесь мы сделаем акцент на внешних мероприятиях с высокой посещаемостью. Обучение и коммуникация внутри компании выстраивается по схожему принципу, но менее масштабно. Для своих сотрудников и коллег не нужно запускать рекламу, делать лендинги, искать партнеров. Организационный процесс состоит из 13 этапов.
Разработайте программу видеоконференции
За пару месяцев до желаемой даты определитесь с целевой аудиторией и ключевой идеей, от которой будете отталкиваться при формировании сетки докладов. Каждое выступление должно логически продолжать предыдущее, по частям раскрывая центральную тему. Это похоже на обучающий курс — отдельный доклад как урок.
Помимо правильной структуры, важно продумать способы вовлечения слушателей. Чтобы активизировать людей, включите в ивент интерактивные элементы: игры, конкурсы, розыгрыши, опросы. Используйте наглядные материалы. Например, иллюстрируйте сложную информацию инфографикой.
Соберите команду
Когда определитесь со структурой, приступайте к поиску людей. Для участия понадобятся:
- Модератор. Открывает и закрывает сессии, представляет спикеров и заполняет паузы в эфире.
- Координатор. Помогает модератору, общается в чатах, анонсирует следующие доклады, организует активность участников.
- Технические администраторы. Транслируют конференцию, отвечают за изображение и звук.
- Тайм-кипер. Следит за последовательностью выступлений и сигнализирует спикеру, что время доклада заканчивается.
- Главный организатор. Координирует совместную работу и решает форс-мажорные ситуации.
Помимо основной команды нужны копирайтер и дизайнер, специалист по таргетированной и контекстной рекламе, производитель мерча.
Встречи от МТС Линк с записью вебинара
Составьте календарный план с указанием ответственных лиц
С зафиксированными обязанностями и дедлайнами легче отслеживать ход работ и избегать проблем в команде. Можно планировать видеоконференцию на канбан-досках или в Excel.
Найдите спикеров
Начинайте поиск за два месяца до ивента. Можно искать внешних спикеров или готовить своих специалистов. Желательно, чтобы у каждого из них был опыт создания презентаций и выступлений онлайн. Доклад разрабатывает сам спикер.
Приглашенные эксперты не обязательно должны быть звездами в своей нише с высокой оплатой за выступление. Ищите специалистов из сферы, которую затрагивает тема мероприятия. Вместо оплаты вы можете предложить большую лояльную аудиторию и рекламу спецпредложения выступающих.
Создайте и запустите лендинг
Также за два месяца до назначенной даты создайте информативную страницу для регистраций. Укажите тему и расписание докладов. В следующем блоке расскажите о спикерах, добавьте согласованные фото. В нескольких местах разместите форму для вопросов и кнопки для регистрации.
Анонсируйте ивент в социальных сетях и на сайте
Сразу после запуска лендинга напишите посты с анонсом мероприятия. Расскажите коротко, чем полезна конференция, кому она будет интересна и когда пройдет. Добавьте информацию о спикерах и расписание с темами.
Новости часто теряются в ленте у пользователей, поэтому можно написать серию таких постов с разной подачей. Главное — не публиковать их слишком часто. Продолжайте бесплатное продвижение весь подготовительный период. Если у вас есть готовая клиентская база, создайте цепочку писем с приглашением на конференцию и полезным тематическим контентом.
Выберите программу для конференций
Идеально стабильных сервисов не бывает, поэтому выберите несколько вариантов и проведите серию тестовых подключений на каждом. Обычно площадки предлагают бесплатные пробные версии. Выберите самый стабильный сервис с быстрой технической поддержкой. В остальном отталкивайтесь от функций, которые вам потребуются.
Обычно на ивентах нужны видео, чат, онлайн-доска, обмен файлами, хранилище, демонстрация экрана, тесты и опросы. Желательно, чтобы вы могли записать, скачать видеоконференцию или сохранить ее в облаке сервиса.
Помимо задач следует учитывать количество участников, которые подключатся к эфиру. Одни сервисы вмещают до 100 тысяч зрителей одновременно. Другие — 50 человек.
Отдельный вопрос — цифровая безопасность. Если вы планируете обсуждать закрытую информацию, уделите внимание тому, как площадка хранит данные. Возможно вам подойдет серверная система видео-конференц-связи. Она устанавливается на оборудование заказчика, и он полностью контролирует доступ.
Также нужно уделить внимание уровню привязки рабочих процессов к видеосвязи. Подумайте, насколько нарушатся рабочие процессы при потере доступа. Например, при уходе выбранного приложения с рынка. Если риск велик, присмотритесь к установке собственного оборудования.
Встречи от МТС Линк позволяет работать из облачной и серверной версии
Найдите партнеров
Примерно за месяц до конференции начните поиск компаний, с которыми вы работаете на одном рынке, но не имеете пересекающихся интересов. Договоритесь о публикации постов или короткой рассылке с рассказом о вашем ивенте. Это станет хорошим источником теплого трафика.
В обмен вы можете разместить спецпредложения партнеров на виртуальной доске во время мероприятия или написать такие же рекламные посты.
Запустите рекламу на посадочную страницу
Начните платное продвижение за две-три недели до проведения конференции, чтобы получить больше регистраций. Когда соберете достаточно лидов, запустите рассылку для прогрева аудитории. Отправляйте полезный контент на тему докладов, информацию о спикерах, отзывы участников прошлых мероприятий.
Накануне, в день ивента и за час до начала отправьте всем зарегистрированным подписчикам напоминание с датой и временем. Эти простые действия хорошо повышают доходимость на конференцию.
Отправьте спикерам шаблон для презентации
За месяц до назначенной даты спикерам нужно начать разработку доклада. Сначала можно определить основной посыл, тезисно набросать и согласовать структуру выступления. Затем — доработать форму и сделать несколько прогонов. Предупредите, что есть ограничение по времени. На один доклад обычно отводится не больше 40 минут.
Обсудите и отрепетируйте выступление
За две недели до мероприятия соберите окончательные варианты докладов и проведите репетиции. Желательно, чтобы спикеров прослушали эксперты и не эксперты. Первые дадут обратную связь по содержанию. Вторые помогут улучшить структуру доклада и само выступление.
Также проведите тестовое подключение к приложению всех сотрудников, которые будут в нем работать.
Подключите форму для сбора отзывов
Электронная конференция обычно предполагает сбор обратной связи от участников. Расскажите и покажите участникам, где можно оставлять вопросы и отзывы. В одном месте вам будет удобнее их обрабатывать.
Продумайте тактику поведения при форс-мажорах
Ивенты в онлайн редко проходят точно по плану. Сбоит оборудование, спикеры срывают тайминг, а зрители не могут подключиться. Предусмотреть все не получится, но в ваших силах провести подготовительную работу.
- За несколько часов до мероприятия проверьте интернет, работу сервиса, камер и микрофонов.
- Создайте дополнительные каналы связи для спикеров и команды, оповестите всех и запросите подтверждение.
- Заранее решите, что вы будете делать, если спикер опаздывает или возникли помехи в вещании.
- В начале ивента расскажите участникам о правилах мероприятия: куда писать вопросы, за что можно получить бан, как действовать при отсутствии звука и видео.
- Придумайте интерактивы для заполнения возникших перерывов: конкурсы, обсуждение со зрителями в чате, перенаправление людей в социальные сети для подписки.
Где используют видеоконференцсвязь
Удаленные конференции используют для координации, консультирования и обучения практически во всех сферах, полностью или частично перешедших в онлайн. Например:
- здравоохранение;
- промышленность;
- образование;
- научные исследования;
- рекрутинг;
- госсектор;
- торговля;
- ИТ.
9 сервисов для видеоконференций
Собрали для вас площадки с бесплатными тестовыми периодами, разной вместимостью и функционалом:
- Встречи от МТС Линк. Видео конференц связь онлайн до 100 спикеров и 10000 участников, работа из браузера, коробочной версии и приложения для конференций.
- COMDI. Платформа для создания виртуальных конференций любого масштаба и сложности.
- GoToMeeting. Работает из браузера и приложения для мобильных устройств, вмещает от 150 до 3000 человек в зависимости от тарифного плана
- Free Conference Hall. Простой сервис для проведения вебинаров и встреч с вместимостью до 1000 человек.
- TrueConf. Российская платформа для видеоконференций с коробочной и облачной версией.
- Proficonf. Конференции в сети интернет до 250 участников в зависимости от тарифа, связь через браузер.
- Skype. Платформа для проведения мероприятия через браузер или приложение, можно подключать до 50 человек.
- Google Meet. Подключение с любого устройства, от 100 до 500 человек в зависимости от тарифа, можно проводить онлайн конференции бесплатно.
- VideoMost. Российское решение для видеоконференцсвязи с локальной версией и приложением, одновременно могут говорить и слушать друг друга 100 человек.
Чек-лист: как организовать интернет-конференцию
- Начинайте продумывать структуру мероприятия заранее — минимум за пару месяцев.
- Определите центральную идею, на которую будут ориентированы все доклады, дизайн и мерч.
- Соберите полноценную команду и назначьте ответственных за онлайн конференц связь на каждом этапе и детали организации.
- Составьте пошаговый план с указанием дедлайнов и исполнителей.
- Проведите серию бесплатных тестовых подключений и определите наиболее стабильную площадку.
- Придумайте, что вы будете делать если видео-конференц-связь прервется или станет нестабильной.
- Найдите или подготовьте спикеров, вызывающих доверие у целевой аудитории.
- Подготовьте презентации, лендинг и разместите анонс события в соцсетях и на сайте.
- Обсудите со спикерами их выступление — каждый доклад должен быть коротким, простым и динамичным, не больше 40 минут.
- Найдите партнеров и запустите платную рекламу посадочной страницы.
- Накануне ивента проверьте, как работает видео-конференц-связь, готовы ли спикеры и модераторы.
- За неделю или две запустите рассылку с полезным контентом и напоминаниями для зарегистрированных участников.