Ничего не найдено. Попробуйте еще
Единое цифровое пространство: как компаниям выстроить надёжную систему коммуникации в новом офисе
-
АвторАля НосоваСинхронизировалась с центральным офисом -
ЭкспертМарина ВостриковаМентор и консультант руководителей и команд -
ЭкспертОльга МальцеваАдминистративный директор 2ГИС
- Замена ПО в переговорной
- Оснащение с нуля
- Бесплатный тест 2 недели
Ситуация: компания масштабировалась и открыла новый офис. Всё готово к работе: блестящая кофемашина, удобные кресла и даже кондиционер. Но ни мебель, ни техника не спасают от коллапса: в первый же день срывается созвон с центральным офисом, а руководитель разбирается, почему у коллег нет доступа к чату.
Разобрались, как избежать такого сценария и что нужно настроить в коммуникациях, чтобы команда работала эффективно с первого дня.
Марина Вострикова — эксперт по клиентскому успеху, опыту и сервису, автор книги «Марина Вострикова про бизнес и сервис» и телеграм-канала bizservis, ментор в Women in Tech, консультант руководителей и команд
Ольга Мальцева — административный директор компании 2ГИС
Что настроить в системе коммуникаций до открытия нового офиса
Коммуникационную инфраструктуру нужно настроить и протестировать ещё до открытия нового филиала компании. Эксперты называют техническое оснащение базовым минимумом, но подчёркивают: главное — не оборудование, а ощущение причастности. Уже на этапе запуска важно выстроить коммуникацию, в которой люди чувствуют себя частью команды. Вот что нужно настроить ещё до первого рабочего дня.
Стабильная связь
Беспроводной интернет и сотовая связь должны работать без перебоев по всему офису. Как отмечает Ольга Мальцева, мобильную связь часто недооценивают, хотя для бизнеса она критически важна.
Также нужно настроить IP-телефонию и внутреннюю связь — систему коммуникации внутри офиса или между подразделениями, которая работает в защищённом контуре и доступна только авторизованным пользователям.
В качестве такой системы используют корпоративные мессенджеры — защищённые сервисы, доступные только сотрудникам компании. Например, корпоративный мессенджер МТС Линк Чаты позволяет администраторам добавлять и удалять пользователей, выдавать гостевой доступ, настраивать параметры организации и корпоративную аутентификацию.
Также важно, чтобы сервис справлялся с пиковыми нагрузками и сбоями сети. По результатам исследования агентства J`son & Partners Consulting, МТС Линк стал лидером среди ВКС-сервисов по стабильности работы в нестандартных условиях. При оценке стабильности агентство анализировало и тестировало сервисы в различных сценариях использования.
Переговорные комнаты
Комнаты для совещаний нужно оборудовать интерактивными панелями или экранами, качественной аудио- и видеоаппаратурой. Это позволит командам филиалов проводить гибридные встречи с полным погружением в процесс. Такие помещения подходят и для дистанционного обучения: с помощью интерактивных панелей можно транслировать лекции, демонстрировать материалы и вовлекать удалённых слушателей в обсуждение.
Для таких задач подходит МТС Линк Rooms — решение для помещений любого размера — от небольших переговорных и кабинетов руководителей до конференц-залов и учебных аудиторий. Комплексный подход к оснащению переговорных позволяет гибко настраивать систему под нужды бизнеса — стоит выбрать нужный набор оборудования и интегрировать его с существующей ИТ-инфраструктурой. Протестировать оборудование и оценить работу решения можно бесплатно.
Единое цифровое пространство
С первого дня работы в новом офисе сотрудники должны иметь доступ ко всем корпоративным платформам: CRM (Customer Relationship Management, с англ. — система управления взаимоотношениями с клиентами), мессенджерам, трекерам задач, базам данных.
«Основа бесперебойной работы всей команды не только оборудование, но и программы для сбора, обработки и хранения больших объёмов данных, а главное — стабильный доступ к информации», — отметила Ольга Мальцева.
Марина Вострикова добавляет: «Важно выстроить прозрачные рабочие процессы. Каждый сотрудник должен понимать, кто чем занят и в какой последовательности выполняются этапы работы».
Для этого нужна единая система, где хранятся важные документы, записи встреч, рабочие переписки. Такой средой может стать, например, платформа для онлайн-встреч и совместной работы. Так, МТС Линк предлагает встроенные инструменты для видеосвязи, переписки, проведения вебинаров, тестов и визуализации процессов на онлайн-досках. Все сервисы связаны между собой. Встроенный ИИ-помощник расшифровывает встречи и быстро находит нужную информацию. Защита данных обеспечивается протоколами шифрования.
Особенно важны по мнению экспертов:
- видеокоммуникации — чтобы быстро решать возникающие вопросы
- единые базы знаний — как основа для типовых ответов и действий.
О том, как быстро изменения попадают в базу знаний и кто отвечает за актуальность информации, стоит договориться заранее.
Навигация и ориентация в пространстве
Про офлайн-подготовку к работе тоже не стоит забывать. Для этого нужно заранее позаботиться о навигации в новом офисе — заказать и развесить указатели и схемы. Дополнительно можно внедрить цифровую карту офиса.
«При переезде сотрудники действительно чувствуют себя как слепые котята — это нормальный этап. Поэтому мы реализовали интерактивную карту офиса во внутреннем новостном портале „Планета“. Это сильно сократило количество вопросов и ускорило адаптацию», — поделилась наблюдением Ольга Мальцева.
Причастность
Это единственный пункт в списке, который не относится к технической инфраструктуре, но, по мнению Марины Востриковой, он важнее всех.
В новом офисе сотрудники должны с первого дня чувствовать себя частью команды. Коммуникацию и процессы стоит выстроить так, чтобы люди не угадывали правила взаимодействия между коллегами, руководством и другими офисами, а сразу понимали, как всё устроено.
Дистанцию между филиалом и головным офисом создаёт не география, а разрыв в информации и принятии решений. Даже словосочетание «удалённая команда» звучит двусмысленно: оно может означать, что людей удалили из процессов или что они сами отстранились. Чаще всего это происходит именно из-за отсутствия причастности.
Поэтому важно, чтобы в коммуникации, особенно в мессенджерах и на встречах, не было излишней иерархии. Иначе решения будут теряться на промежуточных уровнях, переходя от одного менеджера к другому, вместо того чтобы доходить до результата.
«Один из недооцененных навыков, на котором сыпятся руководители, — это дипломатия. Одно неосторожное слово или неуместная шутка могут разрушить доверие, которое строилось месяцами. Человек закрывается, перестаёт доверять, и в итоге отношения ломаются в первый же день», — пояснила Марина Вострикова.
Как избежать технической нагрузки в первые дни работы
Оптимальный подход — плавный запуск или поэтапное заселение офиса, отдел за отделом.
Техническая подготовка
Ольга Мальцева приводит в пример открытие одного из офисов 2ГИС. Весь процесс занял две недели. Команда заранее провела техническую подготовку:
- электрики проверили сетевые и силовые розетки, а также провели нагрузочное тестирование сети — важный этап для отделов со стационарными ПК
- ИТ-специалисты протестировали одновременное подключение большого числа устройств
- системные администраторы убедились, что все ключевые сервисы (CRM, корпоративный VPN, внутренние порталы) работают исправно
- команда провела «пилотный запуск», чтобы выявить слабые места в инфраструктуре.
«В нашем случае первым переезжал отдел производства. Такой поэтапный подход помог снизить нагрузку на ИТ и административные команды, вовремя выявить технические проблемы и при этом не останавливать бизнес-процессы», — добавила Ольга Мальцева.
Адаптация сотрудников
Помимо технической подготовки, важно позаботиться о людях. Сотрудникам стоит дать понятные инструкции. По опыту административного директора 2ГИС, длинные документы редко читают до конца, а основные вопросы возникают уже на месте.
В нашем случае мы сделали упор на простоту и оперативность коммуникаций, акцентировали внимание на живом взаимодействии и поддержке — это соответствует и нашей корпоративной культуре.
По словам эксперта, в первые дни важно уделять сотрудникам максимум внимания, чтобы они быстрее адаптировались и чувствовали себя комфортно в новом пространстве.
В 2ГИС заранее вовлекали руководителей отделов: приглашали в офис до переезда, проводили экскурсии, чтобы они освоились и смогли помочь своим командам. В первую адаптационную неделю подключали специалистов по работе с персоналом — они сопровождали сотрудников и оперативно решали возникающие вопросы.
К чему приводит слабая коммуникация в новом офисе
По опыту Ольги Мальцевой, слабо выстроенная коммуникация при запуске офиса приводит к трём последствиям:
- потере продуктивности в первые недели — сотрудники тратят время не на работу, а на поиск информации, получение доступов и ориентацию в новом пространстве
- росту напряжения и операционных сбоев — ИТ, отдел работы с персоналом и административные команды перегружаются из-за потока типовых вопросов и решения базовых задач
- снижению вовлечённости и лояльности — хаотичный старт формирует ощущение неорганизованности и отсутствия заботы со стороны компании.
Марина Вострикова добавляет: если офисы работают по своим правилам (с разными стандартами и изолированными процессами), это может привести к выгоранию, повышенной текучести кадров и потере доверия к руководству».
Для клиента филиал, который не синхронизируется с головным офисом, выглядит как фрагментированный сервис: разные стандарты, противоречивые обещания и внутренние разногласия. Уже через несколько месяцев такая изоляция приводит к потере единого клиентского опыта, росту недоверия внутри команды, дублированию задач и путанице в рабочих процессах.
Как отмечает Марина Вострикова, этот коммуникационный разрыв часто усиливается:
- подменой клиентского опыта (CX) продуктовыми метриками вроде конверсии или частоты входов
- отрывом ключевых показателей от реального поведения сотрудников на линии
- поспешным внедрением ИИ поверх ненастроенных процессов.
Как преодолеть изоляцию от центрального офиса
Чтобы новый офис чувствовал себя частью общей корпоративной культуры:
- проводите регулярные прямые эфиры руководства через сервис для вебинаров — с новостями компании, ответами на вопросы и признанием заслуг коллег
- организовывайте виртуальное чаепитие — короткие неформальные встречи между командами
- храните всю документацию, записи совещаний и презентации в общем облаке, доступном с первого дня.
Эти и другие корпоративные активности уменьшают ощущение изоляции.
Каких ошибок нельзя допускать при запуске
Главная ошибка — сосредоточиться на технической стороне и забыть о человеческом факторе. В первые дни именно качество коммуникаций задаёт тон дальнейшей работе.
Марина Вострикова приводит в пример яркую метафору — «самоходный банан». Это незамеченный сигнал (например, теневой чат или процесс, оставленный без ответственного лица), который может запустить цепную реакцию в команде.
«Как один переспевший банан в контейнере заставляет созреть все остальные, так и один источник хаоса или токсичности может заразить всю команду — вызвать суету, тревогу или выгорание. Зрелость команды — это не только ключевые показатели, но и внимание к атмосфере и состоянию людей, а значит — к качеству коммуникаций, с самого первого дня», — объяснила ментор.
Человекоцентричный подход поддерживает и Ольга Мальцева. По её мнению, первое впечатление от работы в новом офисе формирует у сотрудников долгосрочное восприятие компании.
«Первый опыт в новом офисе влияет на то, как сотрудники воспринимают компанию. Если он хаотичный, возникает ощущение неорганизованности и отсутствия заботы. Но если заранее продумать и техническую, и человеческую стороны запуска, переезд и начало работы пройдут спокойно и эффективно», — поделилась эксперт.
Чек-лист: как наладить коммуникацию
Подведём итоги 4 важными рекомендациями, которые помогут региональным руководителям и собственникам бизнеса запустить новый офис.
Следите за техническим оснащением
Стабильный интернет, качественная сотовая связь и IP-телефония — основа бесперебойной работы. Без этого даже самые мотивированные сотрудники будут тратить время на перезапуск роутера и поиск альтернативных способов связи с иногородними коллегами.
Установите необходимые сервисы
Единая цифровая среда экономит время и позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, а не на переключении между окнами. Вот несколько сервисов, которые помогут наладить эффективную коммуникацию в первые дни:
- МТС Линк Чаты — корпоративный мессенджер, в котором можно звонить и фиксировать задачи
- МТС Линк Встречи — сервис для онлайн-встреч и совещаний с ИИ-транскрибацией созвонов и автоматической записью
- МТС Линк Вебинары — сервис для онлайн-обучения и вебинаров
- МТС Линк Доски — онлайн-доска для совместной работы, где можно проводить мозговые штурмы и другие креативные собрания по готовым шаблонам.
Подготовьте переговорные комнаты
Оборудуйте их так, чтобы начать встречу можно было за пару касаний. МТС Линк Rooms — готовое решение для помещений любого размера. Комплексное оснащение оборудованием и ПО включает подбор интерактивных панелей, камер, микрофонов и акустики, установку и настройку программного обеспечения для управления встречами. Система интегрируется с календарём, поддерживает гибридный формат и обеспечивает одинаковый опыт во всех офисах компании.
Позаботьтесь о прозрачных коммуникациях без излишней иерархии
Когда решения не теряются от менеджера к менеджеру, а информация доступна с первого дня, сотрудники чувствуют себя частью компании. Так у команды формируется доверие, особенно в сложные для адаптации первые недели после запуска.
Настройка коммуникаций начинается со стабильного интернета и сотовой связи по всему офису. Также важно подключить IP-телефонию и корпоративные мессенджеры с защищённым контуром. Дублировать стоит видеокоммуникации и базы знаний — они обеспечивают быстрый доступ к информации и решение вопросов для всех офисов компании.
Делайте упор на доступность и живое взаимодействие: длинные инструкции редко читают. Подключайте к адаптации руководителей и специалистов по работе с персоналом — они помогут наладить корпоративные коммуникации на новом месте.
Проводите прямые эфиры руководства с новостями и признанием заслуг, организуйте виртуальные неформальные встречи между командами и храните всю документацию в общем облаке, доступном с первого дня. Оборудуйте переговорные комнаты для гибридных встреч — это обеспечит одинаковый опыт для офисных и удалённых сотрудников.
Используйте корпоративные мессенджеры с гибкими настройками доступа: администраторы могут добавлять пользователей, выдавать гостевой доступ и делить чаты по отделам.
Другие статьи об оснащении корпоративных пространств
Как создать эффективную среду для гибридных совещаний: подробный гид по МТС Линк Rooms
Базовый набор или комплексное решение — как правильно оборудовать переговорную, учитывая её размеры
8 важных параметров при выборе интерактивной панели для бизнеса и обучения
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту