Напоминания без негатива: как корректно пинговать коллег

Как выстроить общение с коллегами

Чтобы избежать постоянных уточняющих сообщений и напоминаний, важно заранее договариваться о взаимодействии. У каждого свой темп работы: один может сделать задачу идеально за полчаса до дедлайна, другой нуждается в постепенном разгоне. Поэтому первое правило эффективной работы в команде — найти подход к коллегам: не торопить их постоянными вопросами и дать каждому работать в своём ритме. Важно понимать особенности работы каждого члена команды и учитывать необходимое ему время на выполнение задач.

Договоритесь о контрольных точках

Согласуйте заранее все этапы работы. «Чем чётче будет сформулирована задача, чем точнее вы договоритесь об условиях и сроках, тем лучший результат будет», — советует Ольга Свежакова. 

Например, если на задачу отведено четыре дня, договоритесь о промежуточном чекпоинте на третий день.

Как сказать:

В идеальном мире этого достаточно. Но реальность вносит свои коррективы, и тогда всё-таки приходится напоминать о дедлайнах.

Правильно формулируйте напоминания

Неудачные фразы вроде «Когда уже?», «Ты справляешься?» или «Ну как, у тебя получается?» могут вызвать стресс и раздражение. Вместо этого используйте мягкие формулировки, которые дают коллегам возможность справиться без давления.

Как сказать:

«Эффективный способ напомнить о задаче — это предложить помощь или обсудить возможные решения. Важно проявлять доверие и уважение к коллеге, понимая, что он способен справиться самостоятельно. Наша задача — поддержать и направить в нужное русло», — отмечает Ольга Свежакова.

Выбирайте правильный канал для напоминаний

Как напоминать — это тоже важно. Лучший способ — текстовые сообщения в бизнес-мессенджере. Личные сообщения следует отправлять напрямую, а не в общий чат. Групповой формат хорошо подходит для работы с большими общими задачами, когда нужно зафиксировать распределение обязанностей между участниками. Например, можно чётко обозначить, кто и за что отвечает, а также установить сроки сдачи работы. 

Чего точно не стоит делать:

1. Напоминать о задаче голосовыми сообщениями — их сложно искать и переслушивать.
2. Отмечать человека в групповых чатах без необходимости.
3. Отвечать на сообщения в общем чате с большим количеством участников, вместо того чтобы использовать треды. Треды позволяют не спамить в группе — в обсуждениях могут быть десятки сообщений.

Кстати, в МТС Линк Чатах вы можете вызвать ИИ-помощника, который прочитает тред за вас и сделает краткий пересказ, о чём разговаривали участники и к каким решениям пришли. 

Учитывайте срочность задачи и разницу часовых поясов

В чатах лучше всего писать в рабочее время. Но если задача срочная и требует оперативного ответа, можно написать в нерабочее время в общий чат.

При разнице в часовых поясах лучше использовать отложенную отправку сообщений, чтобы не тревожить коллегу ночью. Укажите в начале сообщения, что оно подготовлено заранее. Если к моменту фактической отправки сообщения ситуация изменится, это поможет избежать недопонимания.

Сохраняйте контекст

Если вы напоминаете о задаче, напомните и саму задачу. Не все коллеги помнят детали. Не пишите просто: «Ну что, готово?» — лучше уточните, о чём идёт речь. 

Соблюдайте внутренний этикет

У каждой команды свои правила общения. Где-то принято отвечать быстро, где-то — один раз в день. Прежде чем пинговать, подумайте, не нарушаете ли вы общих договорённостей. Если таких правил нет, стоит их установить: когда уместно напоминать, в каком канале и с какой частотой. Это снижает тревожность и делает коммуникацию прозрачнее.