Ничего не найдено. Попробуйте еще
Хаос в рабочих чатах: как навести порядок и не терять важные сообщения
-
АвторАлексей ЕдакинКопирайтер МТС Линк
Хаос в переписках с коллегами может мешать выполнению рабочих задач и приводить к усталости от информационного шума. Рассказываем, как навести порядок в рабочих чатах, чтобы помочь вашей команде общаться без неразберихи и не пропускать важных сообщений.
Как возникает хаос в чатах и сообщениях
Один из самых популярных источников стресса у сотрудников — это бардак и неорганизованность в рабочих процессах. Согласно исследованию, в котором приняли участие более 3 500 человек, 25% россиян раздражает в рабочих чатах неясность в постановке задач в сообщениях. Всё это приводит к тому, что время часто тратится не на саму работу, а на поиск нужных чатов, обработку сообщений и постоянные переключения между вкладками.
Информация имеет свойство накапливаться: когда сотрудник приходит в новую команду, то у него еще мало рабочих чатов и контактов. Чем больше он работает в компании, тем больше связей, каналов и проектов возникает. Со временем контактов накапливается так много, что начинается информационная перегрузка. Просеивать избыточные сообщения становится всё труднее, из-за чего важная информация начинает теряться, а процессы — замедляться.
Вот ещё несколько причин, из-за которых появляется хаос в рабочей переписке:
- Использование жаргона и технического языка усложняет восприятие информации.
- Нерелевантные коммуникации, в которые сотрудника затягивают коллеги, или он сам присоединяется к обсуждениям, которые не связаны с его работой.
- Отсутствие фокусировки из-за отвлекающих факторов: друзья с вопросами в личных чатах, развлекательные каналы, да и просто отвлечение внимания.
Как организовать общение, чтобы навести порядок в рабочих чатах
Чтобы справиться с неразберихой в рабочих чатах, можно попробовать внедрить несколько простых, но эффективных практик. Вот рекомендации, которые помогут вам и вашей команде навести порядок в коммуникациях.
Создайте чёткую структуру в организации чатов
Определите каналы или чаты для различных тем и проектов — это поможет избежать смешивания информации и упростит поиск нужных сообщений. Можно выделить каналы для обсуждения текущих задач, обмена идеями и обратной связи.
В корпоративных мессенджерах типа МТС Линк Чаты изначально интерфейс разделён на вкладки: личные сообщения с групповыми чатами, рабочие каналы и «Обсуждения», куда приходят уведомления из тредов. Это позволит сразу выстроить рабочую структуру чатов для всех участников команды.
Если вы пользуетесь обычным мессенджером, например Телеграмом, то вы можете сделать папки с рабочими каналами и поделиться ими с сотрудниками или закрепить ссылку в общем рабочем канале. Ещё вариант — создавать подгруппы в групповых чатах.
Созванивайтесь, когда это помогает решить вопрос быстрее
Иногда вместо десятка сообщений и долгих обсуждений проще созвониться. Для обсуждений, требующих более глубокого анализа или взаимодействия, используйте видеозвонки. Это поможет избежать недопонимания и ускорит процесс принятия решений.
Закрепляйте важные каналы и чаты
Какой бы логичной ни была структура в названиях чатов, рано или поздно возникнут новые чаты, которые никак не вписываются в эту систему. Чтобы не утонуть в таком многообразии, хорошо использовать личное закрепление каналов и чатов. Это поможет держать всё важное перед глазами.
Используйте упоминания и ссылки на сообщения
Упоминания — хороший способ подключить к диалогу конкретного человека или целую группу людей. В МТС Линк Чатах можно создать уникальный групповой тег для каждой команды, в которой состав участников может быть любым: хоть пара человек из одного отдела, хоть сотня сотрудников из разных проектов и подразделений.
Используя ссылки на сообщения, упрощайте навигацию: получателю не нужно будет искать информацию, на которую вы ссылаетесь, — достаточно просто кликнуть.
Общайтесь в тредах (и придерживайтесь этого правила)
Треды — это удобная функция, которая используется в корпоративных мессенджерах. Она позволяет создавать темы внутри чата: вы комментируете сообщения, а не отвечаете на них в ленте чата. В итоге в разговор вовлекаются только те участники, кому интересно обсуждение. Используя групповые и личные упоминания, вы сможете ещё и призывать в тредах конкретных людей — это не только ускорит коммуникацию, но и позволит точечно обращаться к коллегам.
Модерируйте обсуждения
Подводите итоги и тегайте людей в рабочем чате. Это может делать как инициатор разговора, так и руководитель. Резюме помогает не подвисать разговору в неопределённом статусе, и к нему не нужно постоянно возвращаться.
В МТС Линк Чатах вы можете подвести итоги обсуждения с помощью ИИ-помощника — он расскажет, о чём был разговор и какие ключевые решения приняли участники. Благодаря этому вам не обязательно присылать итоги: участник разговора или любой зашедший в ветку человек сможет сам посмотреть, что здесь обсуждали.
Работайте в командах, а не только каналах
Каналы — это групповые чаты, которые создаются для обсуждения работы отдела, проекта или подразделения. В какой-то момент одного канала становится мало.
Например, когда команда делает совместный проект с другими отделами или когда участникам одного канала нужно часто обращаться к коллегам из других. В итоге один сотрудник может состоять сразу в десятке каналов, которые быстро путаются и смешиваются между собой.
Раздел «Команды» в МТС Линк Чатах позволяет создать команду под отдел, проект или бизнес-юнит, а потом связать её с определёнными каналами. Это сильно упрощает навигацию и помогает понять, какие каналы относятся к конкретной команде. А ещё это полезно для выстраивания оргструктуры: участники будут видеть своих коллег и общие каналы, а руководители — понимать, кто и над чем работает.
Придерживайтесь простых правил общения
Простые техники, которые помогают снизить бардак в рабочих чатах: не дробить сообщения, стараться отвечать сразу и использовать реакции там, где это уместно. Больше правил и техник вы найдёте в статье «11 правил деловой переписки в рабочих чатах» — рекомендуем сохранить в закладки или переслать коллегам 😉
Пара слов в финале
Практики из этой статьи помогут не только устранить хаос в рабочем чате, но и повысить общую продуктивность. Чёткая структура, использование тредов, упоминаний и регулярные обновления статусов проектов помогут наладить рабочую коммуникацию.
Не забывайте, что внедрение новых практик требует времени и терпения. Начните с небольших шагов, постепенно адаптируя их под нужды своей команды. Помните: каждый сотрудник играет свою роль в поддержании порядка в коммуникациях.
Мы подготовили чек-лист о том, как навести порядок в рабочих переписках, предлагаем вам его сохранить и начинать внедрять эти практики в своих корпоративных чатах.
