В бизнесе, как и в жизни, хочется больше контроля и ясности. Здесь на помощь приходит стратегическое планирование и формат, который позволяет его реализовать, — стратегическая сессия. Стратегическая сессия максимально расширяет горизонт планирования и охватывает самые важные для бизнеса направления. Она помогает команде договориться и прийти к единому мнению. В этой статье мы расскажем, как подготовиться к стратегической сессии, а в следующей части — как её провести.
Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна бизнесу
Стратегия для бизнеса — это маяк, который помогает двигаться вперед и достигать новых результатов в работе, не отвлекаясь на внешние или внутренние факторы. Один из способов спланировать развитие компании — это провести стратегическую сессию (стратсессию).
На стратсессии собираются руководители и сотрудники, чтобы вместе разработать стратегию развития компании или ее отдельного направления (маркетинга, IT, PR) на длительной дистанции. На этой встрече, которая может длиться несколько дней, команда обсуждает текущую ситуацию по всем доступным данным, намечает цели и варианты их реализации.
Стратсессия — это не совещание. Итог проведения стратегической сессии — это не только миссия и видение, но и четкий план и «дорожная карта», из которой ясно, как прийти к заявленной стратегической цели на крупном временном отрезке. На стратсессиях часто создают план по развитию на годы вперед, определяют глобальную миссию и видение компании, а еще решают, стоит ли внедрять новые механики управления или менять корпоративную культуру.
Например, у McDonald’s благодаря стратегической сессии появился «План роста скорости», который существовал до 2020 года. Он был сосредоточен на трех аспектах: удержании, привлечении и возвращении клиентов с помощью различных маркетинговых и управленческих техник. У Nike стратегия глобального роста разработана на пять лет и действует до сих пор: в нее входит 29 стратегических целей, таких как продвижение равноправия в оплате труда, акцент на образовании и профессиональном развитии.
Как подготовиться к стратсессии
Одна или две недели на подготовку и несколько дней на проведение — хорошая стратегическая сессия требует много времени. В крупных организациях подготовка сессии по стратегическому планированию может растягиваться до шести месяцев.
Почему так долго? В формате мероприятия участники не просто обмениваются данными и быстро принимают решения. Они должны понять специфику работы каждой стороны, а затем совместно выработать шаги для достижения цели. Отсюда и большие времязатраты.
Подготовка к стратсессии состоит из нескольких этапов — разберем каждый подробно.
Постановка цели стратсессии
К чему должны прийти участники стратсессии? Для постановки цели лучше всего использовать различные методологии.
Пример цели: «выход на рынок страны N со специфичным потребительским поведением за четыре месяца».
Определение состава участников
Кто должен принимать участие в стратегическом планировании? Чаще всего это топы, руководители отделов, их заместители и ключевые сотрудники. Иногда стоит привлекать внешних консультантов, которые помогут с экспертизой в сложном направлении, или клиентов — они поделятся обратной связью как представители целевой аудитории.
Пример состава участников: руководитель компании, лидеры направлений, культуролог и представитель похожего (look-a-like) сегмента из региона N.
Составление программы стратсессии
Какие задачи и проблемы нужно включить в программу стратегической сессии? Чаще всего у каждого участника получается свой список. Важно не уходить на микроуровень и оставаться в стратегическом фокусе.
Например, на стратегической сессии по выходу на рынок региона N будет важно понять, «как транслировать ценность продукта на аудиторию, у которой иное потребительское поведение». Разбирать конкретные механики взаимодействия с каждым сегментом аудитории будет неуместно.
Предоставление данных участникам
На основе каких данных каждый участник должен предоставить свои решения? Передайте участникам информацию, которая поможет достичь поставленной цели.
Например, вы решили привлечь похожий (look-a-like) сегмент. Значит, нужно провести интервью с потребителями (кастдевы) и правильно экстраполировать результаты на региона N.
Составление плана проведения стратсессии
Где, когда и сколько времени займет встреча? Напишите агенду — документ, по которому будет проходить стратегическая сессия. В нем нужно отразить тему встречи, формат и место проведения, а также сценарий. Сценарий включает в себя список спикеров, время на их выступление, описание тезисов и методологии для получения результата. И всё это на каждый день мероприятия, если ваша стратсессия получается длительной.
Фасилитатор — тот, кто собирает стратсессию
Подготовка и проведение встречи — это большая работа. Поэтому лучше делегировать подготовку и ведение мероприятия отдельному специалисту — фасилитатору.
При знакомстве с ролью этого специалиста может показаться, что фасилитатор — это модератор. Не совсем. Модератор помогает участникам в процессе встречи: контролирует время выступления, направляет беседу и помогает убедиться в том, что «коллеги поняли друг друга».
Фасилитатор умеет то же самое, но обладает полезными навыками для проведения стратсессии.
Помогает доработать цели каждого участника для достижения общей
Например, уточнить, как видят развитие миссии компании директор по PR и глава диджитал-маркетинга. Исходя из ответов — сформулировать, что нужно сделать каждому для общего результата.
Работает с данными
Он подсказывает, какие данные нужно предоставить каждому участнику стратсессии, чтобы другие участники лучше поняли узкоспециализированные темы и могли сформировать цельную картину.
Разрабатывает итоговый сценарий встречи
От приоритетных тем для обсуждения до закрытия сессии.
Подбирает инструменты и методики
Которые помогают получить из стратсессии готовый стратегический план.
Вовлекает участников в процесс
Он помогает им правильно использовать методики для планирования будущего.
Гасит конфликты и трения во время проведения стратегической сессии
Фасилитатор умеет установить контакт и доверительные отношения с участниками еще до начала сессии.
Фасилитатор — это эксперт в подготовке и проведении стратсессий. Можно делегировать задачу по фасилитации кому-то из участников сессии или обратиться к внешнему эксперту. Внешний эксперт хорош тем, что возьмет на себя всю работу: от подготовки до проведения сессии. Участнику же придется столкнуться с новыми задачами и обязанностями, которые выдернут его из рабочих процессов, плюс и конфликтом интересов: он выступает и как «арбитр» встречи и одновременно как сотрудник компании.
В любом случае, главное, чтобы к началу мероприятия фасилитатор создал все условия, при которых каждый из участников понимает цели стратсессии и готов вовлекаться в обсуждение. Иначе высок риск потратить время впустую или получить «фрагментарный стратегический план», в котором больше вопросов, чем реальных шагов по реализации цели.
Итоги
Стратсессия — это мощный инструмент, который применяется в компаниях для составления плана развития. Стратегическое планирование повышает производительность компании и ее выживаемость на рынке. К любой стратсессии нужно готовиться, формировать план и формат ее проведения, подключать профильных специалистов. В подготовке и сборе материалов помогут онлайн-доски: на них можно собирать и систематизировать информацию, готовить презентации и делать заметки.
