Как провести онлайн-совещание

В 2020 году мир массово перешел на удаленку. Дистанционный формат заменил классические лекции, мастер-классы, конференции, повышение квалификации и рабочие совещания. Если коллеги находятся в разных городах или даже странах, дистанционное совещание — неотъемлемая часть работы. Это отличный вариант поддержания приятного психологического климата, метод решения срочных и важных задач, вариант контроля положения дел в коллективе. О том, как провести успешное совещание в режиме онлайн, читайте в статье!

Преимущества онлайн-совещаний

Дистанционные совещания имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными аналогами. Как проводить онлайн-совещание с сотрудниками и сделать его эффективным? Расскажем о самых важных достоинствах.

• География. Никакой привязки к месту — удаленное совещание позволяет общаться из любой точки мира! Не нужно думать, куда всех посадить и как собрать вместе — достаточно просто подключиться удаленно. Но не забывайте — у каждого из участников совещания должен быть проверенный скоростной интернет, иначе совещание превратится в череду тормозящих картинок и звуков тонущего автомобиля. Еще один важный фактор, который стоит учесть, — часовые пояса. При организации дистанционного совещания важно выбрать время, которое будет удобно всем участникам — чтобы никому, к примеру, не пришлось просыпаться посреди ночи и шептаться, только бы не разбудить близких. За несколько лет стабильной удаленной работы в большей части мира сложилось негласное правило: не устраивать дистанционные совещания до 12:00 и после 16:00, если разница между участниками 4+ часов.
• Экономия времени. Вам не придется долго согласовывать время проведения и отрывать сотрудников от их рабочих мест, если вы проводите совещание через интернет. При этом важно не опаздывать, иначе смысл в подобной экономии временных ресурсов отпадет, настрой коллег будет испорчен, а планы нарушены, как и ход выполнения текущих задач.
• Сокращение организационных расходов. Больше не нужно оформлять деловые поездки и платить командировочные, искать жилье для сотрудников, оплачивать их питание и ждать встречи. Достаточно проведения онлайн-встречи, а после — можно работать в штатном режиме. В таком формате эффективность проведения совещаний не страдает. Чаще всего компании используют бесплатные платформы для трансляций, что и вовсе сводит затраты к нулю.
• Комфорт. Сотрудник может пить горячий кофе, выходить в эфир в удобной одежде (если подключается из дома), работать не вставая с дивана — и все это без дискомфорта и социального осуждения. Если того не требуют стандарты компании или сотрудник не находится на рабочем месте в офисе — всегда можно обеспечить себе обстановку по душе.

Правила проведения онлайн-совещаний

Чтобы успешно провести дистанционное совещание, стоит подготовиться. О том, как это сделать, как провести онлайн-совещание и что делать после него — рассказываем ниже!

Перед созвоном

Сегодня каждый руководитель знает, как проводить совещание на онлайн-платформах. Чтобы онлайн-совещание прошло без накладок, нужно подготовиться. Разберем, как организовать совещание и как вести себя перед созвоном.

Выберите лучшую платформу для связи

В 2022 году есть множество разных сервисов для видеоконференций. Они позволяют провести дистанционное совещание просто, легко и без затрат. Рассмотрим ТОП сервисов, которые пользуются огромной популярностью на рынке в 2022.

Интерфейс Skype

Skype — классика жанра. С его помощью можно быстро настроить онлайн-вызов. Вот главные преимущества программы:

• во время мероприятия участнику доступны документы большого объема;
• совещание можно записать, а полученные записи — скачать;
• можно дать доступ к экрану во время проведения трансляции;
• есть функция создания опросов во время проведения совещания;
• при установке платной версии интегрируются продукты Microsoft.

Но у платформы есть и недостатки. Эффективное проведение совещаний для больших коллективов на платформе затруднительно. Из минусов: онлайн-трансляция доступна одновременно не более 50 участникам. Более того — уже при подключении 5 человек качество видео начинает хромать. Система слабо работает на недостаточно мощных компьютерах и при слабом интернете. Постоянные зависания и переподключения на конференциях — основные жалобы пользователей на протяжении всего периода существования Skype.

Интерфейс Zoom

Относительный новичок на рынке приложений для проведения видеоконференций, но уже небезызвестный гигант индустрии — Zoom. Создатели этой платформы точно знают, как провести эффективное совещание.

Приложение преимущественно используют для проведения вебинаров: новые виды онлайн-обучения требуют новых технологий. Это стало возможным благодаря функционалу Zoom:

• можно выводить изображения на экраны и делиться ими во время разговора;
• доступна запись конференций;
• легко документировать данные (потом их можно просто скачать и пользоваться);
• организаторы могут смотреть анализ общения: какими пользователями совершено больше действий, кто чаще заходил и прочее;
• доступна виртуальная интерактивная доска;
• работает постоянная техническая поддержка (онлайн-cправка, чат, телефония, FAQ, справочные статьи, видео-инструкции);
• при использовании бесплатной версии в видеоконференциях могут принимать участие до 100 участников.

Обратите внимание! Главное отличие Zoom от Skype в том, что участники могут не находиться в записной книжке друг друга. Чтобы подключиться к конференции, достаточно перейти по ссылке. При этом она может быть открытой — и тогда нужно просто открыть приложение, а может быть закрытой — и тогда пользователю нужно будет ввести идентификатор и код доступа конференции. Эту информацию высылает организатор вместе со ссылкой.

Впрочем, у Zoom есть и недостатки:

• проведение онлайн-совещаний на большое количество участников (например, чтобы проводить вебинары) доступно только в платной версии;
• за продолжительность дистанционного совещания тоже придется заплатить — в бесплатной версии длительность звонка максимум 40 минут;
• ненадежная защита данных. Ситуации со взломом Zoom решают ежегодно, но «панацея» так и не найдена.

Чтобы выбрать оптимальную платформу, нужно протестировать каждую. Они просты в управлении и вам не потребуется особенных навыков, чтобы создать созвон и пригласить туда коллег.

Если вы ещё не определились, как проводить видеоконференции, стоит также обратить внимание на ряд российских сервисов. Они не сильно отличаются от предложенных выше, но лучше адаптируются под современные реалии:

• Bizon365. Доступна русско- и англоязычным пользователям, подходит почти под все операционные системы. Применима для обучения, вебинаров, рабочих совещаний.

• IVA MCU. Используйте эту платформу для лекций, обучения и совещаний. Мероприятиями здесь можно делиться, как и любыми файлами, а участники могут быстро подключиться по ссылке. Удобно и то, что встречи проводятся напрямую через браузер.

• Jazz. Сбербанк разработал собственную платформу для онлайн-общения. С весны 2022 года бесплатное проведение конференций доступно максимум 200 участникам.

• Встречи от МТС Линк (ранее – Webinar Meetings). Один из наиболее удобных и простых способов организовать вебинар, обучение, мастер-класс и даже — дистанционное совещание. На созвон можно пригласить до 10 000 человек, время проведения встреч не ограничено, подключиться можно с мобильных устройств через браузер. Дополнительные возможности (планирование, услуга постоянной встречи, работа с файлами) совсем не бьют по карману. Стоимость подписки — всего от 665 рублей в месяц.

• Pruffme. Бесплатный тариф допускает участие до 30 спикеров, а запись трансляции проводится автоматически и сохраняется сразу после мероприятия. Доступна аналитика активности участников.

• iMind. Участие доступно при переходе по ссылке. Пользователи смогут подключиться через браузер, специальную программу на компьютере или мобильное приложение. Платформа гарантирует шифрование звонков, за счет чего достигается безопасность данных.

• Mail.ru. На популярном сервисе теперь доступны и видеозвонки. Позвонить можно через браузер, с мобильного приложения или через саму почту. Предусмотрена функция отложенного звонка: создаете ссылку, рассылаете ее потенциальным участникам конференции, а перед самим мероприятием всем приходит напоминание через календарь.

Также широким спросом пользуются платформы Discord, Slack, Hangouts, Telegram и Teams, которые тоже позволяют провести совещание по интернету.

Расскажем основные правила проведения совещаний на онлайн-платформах.

Проверьте оборудование и качество связи

Чтобы не отвлекаться на посторонние помехи и не настраивать из раза в раз оборудование, лучше заранее побеспокоиться о качестве передачи данных и подключении к интернету. Сделайте это перед тем, как организовать совещание. Спикерам лучше использовать петличные микрофоны, чтобы качество звука было на высоте, а сотрудники не напрягались от посторонних шумов и перебоев. Также на время проведения онлайн-встречи отключите лишние программы и приложения, чтобы сохранить трафик и устранить возможную причину зависания.

Если вы организатор дистанционного совещания, важно предусмотреть работу службы поддержки. Часто на онлайн-звонках происходят сбои. Если такой возможности нет, внимательно и заранее познакомьтесь со всеми функциями программы, чтобы избежать сложностей при настройке.

Найдите подходящее место

В первую очередь стоит позаботиться о собственном комфорте. Расположитесь в своем кабинете, комнате или гостиной. Во время конференции вас не должно ничего отвлекать. Также ваше звуковое амплуа не должно отвлекать сотрудников. У вас не должно быть посторонних предметов и звуков на фоне: кричащих детей, воющих животных, дерущихся соседей, несерьезных картин или атрибутов интерьера. Лучше всего — однотонная стена или функция размытия фона.

В противном случае вы можете создать неблагоприятную обстановку всего совещания. А уж если кто-то будет вести запись трансляции, и вовсе станете звездой и причиной бурных обсуждений. «Потерять лицо» из-за одного звонка реально. На практике это неоднократно доказано забавными роликами со времен пандемии.

Но не переживайте. Если в кадр случайно попадет котик или собака — ничего страшного не случится, и даже наоборот — сотрудники умилятся.

Одевайтесь подобающе

Наверняка, когда речь заходит об одежде на онлайн-совещание, у многих на ум приходит картинка сидящего дома за столом сотрудника, сверху одетого в рубашку, а снизу — в пижаму. Если вам так удобно — на здоровье. Главное — не наоборот. И, пожалуйста, не выходите из-за стола (за кружкой воды, например) в период онлайн-трансляции.

Создайте повестку дня и отправьте её всем заранее

Если планируете обсуждать не «горящий» вопрос и есть время подготовиться к ходу мероприятия, лучше это сделать. Сформулируйте повестку и разошлите потенциальным участникам в email-рассылке или в общем чате. Так вы сэкономите свое и чужое время, а сама трансляция будет упорядочена и понятна.

Пригласите только нужных людей

В отличие от оффлайн-встреч, общаясь в онлайне сложнее сосредотачиваться, улавливать суть и организовывать общение среди участников. Поэтому чтобы обеспечить вовлеченность каждого, обеспечьте присутствие только заинтересованных и компетентных лиц.

Ограничьте участников правилами

Чтобы избежать хаоса, задержек и спама, чтобы не уходить от темы, исключить споры и общение не по теме, придумайте простые правила. Например, очередность и продолжительность выступления.

Во время созвона

Чтобы созвон вышел продуктивным, стоит придерживаться правил. Мы собрали несколько практических советов, которые помогут провести успешное дистанционное совещание.

Настраивайте на видео

Чтобы коллеги не расфокусировались и вникли в повестку дня, стоит организовать созвон с видео.

Впрочем, если для обсуждения достаточно аудиообщения или чатов, то лучше обойтись этим способом. Так вы сможете избавить участников от лишних хлопот и переживаний по поводу нестабильного интернета. Более того — можно кратко изложить проблему текстом, если это возможно, и обязать всех участников чата проставить «+» в знак ознакомления.

Старайтесь не выключать звук

Эта ситуация аналогична причинам первого положения — чтобы не отвлекаться на посторонние дела, держите микрофон включенным. Конечно, если нужно сказать что-то домочадцам или срочно ответить на телефонный звонок, лучше избавить коллег от подробностей вашей личной жизни.

Представьте всех коллег, чтобы участники идентифицировали друг друга

Вне зависимости от количества пользователей на совещании придайте значимость каждому, представив их по именам. После этого беседа станет не только серьезнее, но и доверительнее. Если коллеги незнакомы друг с другом, это поможет их сблизить и наладить коннект.

Немного поболтайте

Это поможет всем участникам расслабиться и настроиться на общение. Тем более актуален такой «small talk» в ситуации, когда подключаются новые собеседники. Так людям будет проще войти в колею и погрузиться в рабочую встречу.

Будьте вежливы

Какая бы ситуация ни произошла на трансляции, главное помнить — все собрались для решения единого вопроса, и чем вежливее коллеги общаются друг с другом вне зависимости от иерархии, тем выше окажется продуктивность встречи.

Выберите лидера

Чаще лидером выступает организатор дистанционного совещания. В противном случае пусть это будет человек, компетентный в поднимаемом на встрече вопросе, чтобы соблюдать ход трансляции.

Дайте всем возможность высказаться

Для того, чтобы никто не чувствовал, что зря участвует в созвоне, дайте слово каждому желающему участнику. Нельзя предсказать, чья мысль повлияет на решение вопроса.

Задавайте вопросы конкретным людям

В ходе беседы лучше обращаться к конкретному человеку, иначе может возникнуть ситуация, в которой несколько участников отвечают одновременно. На этом этапе все уже познакомились и понимают, благодаря каким компетенциям человек может ответить на поставленный вопрос. В массовых обсуждениях на дистанционных совещаниях нет смысла.

Не пытайтесь устраивать мозговой штурм

В дистанционном формате продуктивность поиска идей подобным способом зачастую неэффективна и затруднительна. Поэтому можно попробовать дать каждому подумать над какой-то проблемой, а позже — озвучить свои наброски решений уже на другой встрече.

После созвона

Отправьте всем резюме по итогам созвона. Обычно на каждой рабочей встрече секретарь или ответственный сотрудник ведут протокол совещания. Это помогает резюмировать итог и тезисы встречи.

Протокол совещания стоит разослать всем участникам. Так вы сохраните вовлеченность и не позволите забыть о поставленных в ходе встречи задачах.

В протокол чаще всего включают следующую информацию:

• тему встречи;
• имена присутствующих и их должности;
• вопросы, которые поднимались на дистанционном совещании, и решения, которые были вынесены по ним;
• задачи к следующему совещанию;
• дату следующей встречи, к которой нужно подготовиться.