Что такое селекторное совещание

Селекторное совещание представляет собой аудио- или видеоконференцию с разделением абонентов на две группы: докладчиков и слушателей. Первая группа может слушать других пользователей и говорить, вторая — только слушать.

Проведение совещания с презентацией на платформе Линк Вебинары

Для чего используют селекторную связь

Такие совещания организуют, когда нет возможности собрать всех собеседников в одном месте. Проведение селекторных совещаний широко распространено на государственных предприятиях, в силовых структурах, медицинских и образовательных учреждениях.

В школах и университетах этот формат применяется в обучении и решении административных задач. Занятия проходят на образовательных платформах: ученики видят преподавателя и отвечающих одноклассников. Учитель управляет доступом к микрофонам и камерам, демонстрирует презентацию. Некоторые современные инструменты для видеосвязи позволяют проводить опросы, рисовать поверх презентации, делить пользователей на группы.

В административной сфере дистанционное совещание — это способ обсуждения рабочих вопросов отдельного учреждения или всего департамента. Кроме того, в школах селекторную связь используют для оповещения учащихся по громкой связи.

На предприятиях аудио- или видеоселекторное совещание проводится для обучения сотрудников и обсуждения рабочих вопросов. Организатор мероприятия либо сам модерирует доступ к микрофонам, либо передает эту обязанность отдельному сотруднику.

Отключение микрофонов во время селекторного совещания в Линк Встречи

Технологии селекторной связи

Раньше для проведения совещаний использовали селекторы — такие устройства работают в режиме внутренней и междугородней телефонной связи.

Сегодня формат селекторных телефонных конференций все чаще замещается звонками через онлайн-программы с гибкими настройками. Такой вид встреч называют видеоселектор. Он удобнее и эффективнее — ПО устанавливается просто и быстро, а количество функций для общения существенно увеличивается. Например, спикер может показывать презентацию по докладу, тем самым задействуя зрительную память слушателей.

Кроме того, в приложении или онлайн-сервисе проще устроить оперативную встречу, потому что они доступны с любого устройства. Сотрудники смогут присоединиться к созвону, даже если они далеко от рабочего места. При этом сохраняются все функции, включая чаты и показ презентаций.

Как провести селекторное совещание

Чтобы встреча была конструктивной, нужно заранее ее спланировать:

Четко сформулируйте цель совещания

Формулировка должна содержать в себе результат встречи. Например, «согласовать задачи по проекту» или «объяснить позицию руководителя по принятому решению».

Подготовьте дополнительные материалы

Например, презентацию с ключевыми моментами доклада или техническое задание. Если информации много, то лучше выслать документы заранее, чтобы участники успели ознакомиться с темой до совещания по селектору.

Выберите подходящее время и вышлите приглашения

В приглашениях должны быть доступы к конференции и план встречи. Если планируется выступление нескольких спикеров, предварительно согласуйте с ними программу. Определите лимит времени для каждого выступления. В назначенный день продублируйте приглашение, потому что участники могут забыть о нем.

Подключитесь на 5-10 минут раньше, чтобы протестировать сервис

Проверьте микрофон и камеру, загрузите документы, подключите доступы нужным абонентам.

Озвучьте задачи, при необходимости представьте спикеров

В процессе старайтесь придерживаться плана — следите за временем и направлением темы. В конце подведите итог обсуждения и сразу же отправьте участникам краткий протокол встречи. На платформах для видеосвязи это делать удобнее, потому что видеоселектор автоматически записывается и все материалы сохраняются.

На платформе Линк Вебинары встречи автоматически сохраняются в облаке

Как внедрить сервис видеоконференцсвязи в организации

Чтобы система ВКС приносила пользу, потребуется ряд действий:

Определиться с задачами

Подумайте, как должен проходить каждый видеоселектор в вашем случае. Это по большей части односторонняя связь со слушателями или встреча включает в себя проведение мозговых штурмов? Во втором случае вам понадобится больше инструментов. Например, опросы и онлайн-доска.

Кроме того, важно понять, какой уровень безопасности нужен организации. Некоторые сервисы можно использовать бесплатно, но они хранят данные на иностранных серверах, что подходит не всем компаниям.

Выбрать систему для селекторной конференцсвязи

Внесите поставленные на предыдущем этапе задачи в таблицу и сравните по соответствию разные сервисы. Помимо функционала, обратите внимание на дружелюбность интерфейса — проведение мероприятия не должно вызывать сложностей у спикера.

Обучить сотрудников работе с ПО

После установки ПО, создайте инструкции для участников совещаний и предоставьте доступ для тестирования функций сервиса.

При необходимости назначить администраторов сервиса

Это сотрудники, которые будут модерировать встречи: создавать комнаты, подключать и отключать микрофоны.

Составить график мероприятий

Если планерки проводятся регулярно, можно запланировать их на определенные дни и подключить рассылку приглашений. Перед каждой датой участники конференции будут получать напоминание.

Планирование мероприятия в Линк Встречи

Преимущества сервиса Линк Встречи для проведения совещаний

Платформа Линк Встречи (ранее платформа Webinar Meetings) подходит для проведения селекторного совещания практически любого масштаба.

Преимущества сервиса:

Соответствие закону о хранении данных 152-ФЗ

Продукт входит в реестр отечественного ПО и работает на российских серверах. Это позволяет использовать Линк Встречи как в частных, так и в государственных организациях.

Быстрое подключение участников и спикеров

Подключиться к конференции можно по ссылке без регистрации и загрузки ПО через любой браузер, а также из приложений для iOS и Android. Можно подключать до 30 спикеров одновременно.

Простой интерфейс

Проведение дистанционной конференции в Линк Встречи не вызывает сложностей. Сервис интуитивно понятен, есть подсказки и база знаний по всем функциям.

Круглосуточная техническая поддержка на русском языке для любого тарифа

Специалисты на связи в любое время и обратиться к ним можно через общий чат мероприятия.

Большой набор опций для взаимодействия с аудиторией

В режиме конференции спикеру доступны инструменты для презентации материала, общения с аудиторией и отслеживания вовлеченности. Например, проведение мозговых штурмов, скриншаринг, контроль внимания пользователей, опросы и тесты.

Статистика личных встреч по каждому участнику в личном кабинете