Основные функции — бесплатно и навсегда
Сервис для совещаний
и онлайн-встреч
- До 30 участников на встрече
- Видеозвонки до 60 минут
- Шумоподавление и замена фона
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Попробуйте бесплатно сервис МТС Линк Встречи
Ничего не найдено. Попробуйте еще
- Стабильная связь
- Техподдержка 24/7
- ИИ-функции
Повестка рабочей встречи (или адженда) — это план, в котором зафиксированы ключевые темы для обсуждения. Вместе с организатором онлайн-клуба руководителей «Левел Ап» Екатериной Елизаровой и продуктовым директором компании корпоративного обучения «Тру» Мариной Войтович разобрались, что будет, если провести встречу без повестки, как правильно формулировать вопросы и какие ошибки могут испортить рабочий созвон.
Екатерина Елизарова — организатор онлайн-клуба руководителей «Левел Ап» и автор ТГ-канала «Управление командой» — более 20 лет помогает компаниям разного уровня развивать бизнес. За годы работы эксперт организовала и провела тысячи рабочих встреч.
Марина Войтович — продуктовый директор компании корпоративного обучения «Тру».
Как повестка влияет на эффективность встречи
Екатерина Елизарова уверена: если проводить созвоны без повестки, то в большинстве случаев это будут «встречи ни о чём».
«Бывало ли у вас так: пришли на встречу, поговорили обо всём и ни о чём, час прошёл, а результата ноль? Такое случается часто. Это типичная картина встречи без повестки», — поделилась Екатерина Елизарова.
Что конкретно может произойти, если повестка рабочей встречи отсутствует:
- самые активные участники захватывают эфир и говорят о том, что важно им, а не группе
- дискуссия уходит в сторону
- некоторые просто сидят с мыслью «зачем я здесь?»
- у участников копится усталость и раздражение.
По словам Екатерины Елизаровой, повестка — это рамка, цель и маршрут. Она экономит время, снижает хаос и направляет разговор туда, куда нужно, а не туда, куда его случайно унесёт.
Эксперт уверена: составление повестки должно находиться в компетенции инициатора — того, кто несёт ответственность за результат. Нередко бывает так, что формальный руководитель встречи не контролирует процесс и один из участников начинает «спасать ситуацию». Сам пишет повестку, ведёт протоколы, тянет на себе организацию рабочих встреч. В итоге он делает чужую работу и получает чужие претензии, а настоящий руководитель стоит в стороне, будто всё это его не касается. Ошибка банальна: человек забрал ответственность, которая должна оставаться у лидера. Правильнее сразу обозначить, что повестку формирует тот, кто отвечает за результат встречи.
Что включить в повестку рабочей встречи
По словам Екатерины Елизаровой, в целом подход к составлению повесток единый, но они могут различаться по некоторым моментам в зависимости от цели и типа встречи.
Екатерина выделяет два основных вида рабочих встреч: целевые и цикличные.
Целевая встреча
Команда собирается, когда нужно прийти к конкретному результату: решению, согласованию, выработке плана, определению ресурсов.
Целевые встречи носят разовый, нерегулярный характер. Инициатором выступает заинтересованное лицо. К примеру, компания ввела в ассортимент продукции новую позицию и начальник отдела продаж собирает команду, чтобы рассказать, в чём особенность нового продукта, объяснить, как его позиционировать клиентам и как работать с возражениями.
Цикличная встреча
Речь идёт о встречах по расписанию: планёрках, регулярных совещаниях, созвонах один на один. В этих случаях повестка — это список вопросов и задач со сроками и ответственными, который переходит из одного мероприятия в следующее.
Список вопросов для таких встреч может выглядеть следующим образом.
Но также готовить повестку стоит с учётом формата онлайн-встречи. Ниже собрали особенности повестки для самых распространённых типов.
Планёрка
На таких встречах повестка, как правило, короткая. Она составляется при первом созвоне. Далее протокол предыдущей планёрки ложится в основу следующей повестки.
Особенности повестки:
- повторяется из недели в неделю
- максимум 3-4 пункта
- фокус на статусе задач, проблемах, приоритетах.
Встреча по проекту
Цель встречи — принять решение, утвердить план, согласовать изменения. Эти моменты должны быть отражены в повестке.
Особенности повестки:
- продумана заранее
- каждый пункт — целевое действие
- у каждого вопроса есть ответственный
- указан ожидаемый результат.
Кросс-функциональная встреча
Чаще всего речь идёт о встречах между отделами или подразделениями. Созвон нацелен на решение общего вопроса. Без чёткой повестки может начаться хаос.
Особенности повестки:
- детализация по функциям
- желательны тайминги для каждой стороны
- вопросы только в формате «что решить»
- в одном пункте может быть сразу несколько ответственных.
Стратегическая сессия, встреча топ-уровня
Здесь нужен максимальный уровень подготовки и проработки.
Особенности:
- часто для формирования повестки проводится отдельная встреча
- каждый пункт имеет стратегический вес
- детальный план встречи с таймингом и ответственными по блокам
- материалы заранее подготовлены и разосланы
- фиксация итогов обязательна.
Необходимое условие при проведении рабочих совещаний: после любой формальной встречи нужен протокол, чтобы все одинаково понимали, что делать дальше. Протокол должен быть зафиксирован в трекере, в письме, в заметках или в общем чате. Иначе через неделю никто уже не вспомнит, о чём именно договаривались.
Продуктовый директор «Тру» Марина Войтович добавляет: команда должна понимать, какой промежуточный результат был достигнут и какие шаги будут предприняты дальше. Если заметки делаются вручную, то в повестке встречи отмечают человека, который займётся конспектированием и рассылкой протокола. Также можно пользоваться помощью ИИ-ассистента, и тогда выжимка будет готова в автоматическом режиме. Главное, чтобы команду устраивало то, как работает виртуальный ассистент.
В сервисе для онлайн-совещаний МТС Линк Встречи искусственный интеллект избавляет от необходимости делать протокол вручную. Виртуальный ассистент не только готовит резюме по каждой онлайн-встрече, но и предоставляет текстовую расшифровку, а также анализирует все прошедшие мероприятия. Участники точно не забудут, что обсуждали, о чём договорились и кто ответственный.
5 ошибок, которых следует избегать при составлении повестки
Неправильно составленная повестка может привести к тому, что участники команды просто потеряют время. Чтобы этого не произошло, стоит учесть распространённые ошибки в проведении совещаний. Екатерина Елизарова выделяет 5 основных, которые встречались ей в работе.
1. Некорректные формулировки
Речь идёт о формулировках «поговорить, обсудить, обдумать» и аналогичных. Если в повестке обозначено «поговорить о планах на 2 квартал», значит, команда будет именно говорить, а не договариваться.
2. Слишком много пунктов
Повестка из 12–15 вопросов на 1 час изначально провальна. Оптимально до 5-6 пунктов.
3. Нет ответственных
Если в приглашении отмечены 4 руководителя разных функций, то непонятно, от кого в итоге команда будет ждать решений.
4. Переизбыток «пассажиров»
Под «пассажирами» понимают тех людей, которые никак не участвуют в обсуждении и не влияют на принятие решений. Например, на созвон собрали 10 человек, из которых только двое действительно влияют на решения. Остальные могли бы просто прочитать протокол, а время встречи посвятить своей работе.
5. Отсутствие протокола
Без протокола договорённости забываются и ответственному сложно контролировать их исполнение.
Как правильно формулировать вопросы для повестки
По словам Екатерины Елизаровой, при составлении повестки важно фиксировать конкретные запросы, потому что многие допускают одну и ту же ошибку: формулируют вопросы не как задачи, а как темы.
Марина Войтович делится лайфхаком, как не терять время на созвонах, когда нет чётко обозначенной повестки. Какими бы расплывчатыми ни казались обсуждения, постарайтесь их конкретизировать, доработать до определённых формулировок и зафиксировать непосредственно во время встречи.
Например, команда созвонилась, чтобы обсудить детали будущего коммерческого предложения для службы доставки. Во время беседы все озвучивают ориентировочные идеи, в каком направлении двигаться. Один из участников предлагает сразу обозначить проблему и дать решение. Команда тут же включается и приводит конкретные формулировки: «Наше решение способно увеличить скорость обработки заказов на 20%». В этом случае после созвона организатору не придётся проводить двойную работу, анализировать все расплывчатые идеи и превращать их в список конкретных выводов. Ему останется лишь собрать несколько актуальных заметок в один текст и дать ТЗ дизайнеру.
На таких созвонах удобно использовать виртуальную доску, например МТС Линк Доски. В сервисе есть готовые шаблоны для мозговых штурмов, стикеры и таблицы для заметок. Участники могут ставить реакции: если команде приходится выбирать из нескольких вариантов, то по реакциям можно сразу определить, за какое решение голосует большинство.
Другие статьи про организацию рабочих встреч
Как работать с командой в онлайне
Мозговой штурм в гибридном формате: как не потерять хорошие идеи из-за плохой организации
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту