Ничего не найдено. Попробуйте еще
Как таск-трекер улучшает работу команды: советы экспертов, которые помогут не утонуть в задачах
-
АвторИрина СамаркинаОтмечает в таск-трекере рабочие и личные задачи -
ЭкспертИлья МарковПродакт-менеджер МТС Линк -
ЭкспертПолина КрыловаУправляющий менеджер телеграм-канала «Тайм-менеджмент»
Таск-трекер — это специальная программа для отслеживания задач. С её помощью можно ставить задачи и указывать дедлайны, добавлять ТЗ, назначать исполнителей. Чем больше людей в команде, тем полезнее наличие таск-трекера. Он позволяет фиксировать все задания и контролировать ход выполнения. Продакт-менеджер МТС Линк Илья Марков и управляющий менеджер телеграм-канала «Тайм-менеджмент» Полина Крылова помогли разобраться, зачем ещё нужен таск-трекер и почему некоторые используют его неправильно.
В чём особенности таск-трекеров
В таск-трекере каждая задача может стать площадкой для обсуждений. Здесь можно не только фиксировать рабочие процессы, тегать коллег или переключать статусы, но и комментировать ход выполнения, добавлять файлы, оставлять комментарии и вопросы. Отдельные сервисы позволяют дополнительно формировать отчёты, собирать статистику по затраченному времени, анализировать степень нагрузки на сотрудников.
Но чем больше функций в таск-трекере, тем сложнее сотрудникам привыкнуть к новому инструменту и начать полноценно его использовать. Поэтому многие пользователи при выборе таск-трекера делают акцент на простоте и интуитивности: чем проще управлять инструментом, тем выше шансы, что команда действительно будет им пользоваться. Продакт-менеджер МТС Линк Илья Марков рассказал о появлении нового таск-трекера в России. Его отличие от других продуктов заключается именно в минимализме. Таск-трекер для команды от МТС Линк интегрирован в корпоративный мессенджер МТС Линк Чаты. В нём по умолчанию не предусмотрено никаких лишних полей — только название и описание задачи, а также переключатель статуса. Такой конструктив позволит командам максимально быстро освоить новый инструмент и полноценно внедрить его в работу.
Как таск-трекер может помочь работе команды
По словам управляющего менеджера телеграм-канала «Тайм-менеджмент» Полины Крыловой, таск-трекер позволяет чётко распределять задачи, благодаря чему каждый сотрудник видит свои обязанности и сроки исполнения. Это помогает избежать дублирования усилий и пропусков важных заданий.
Эксперт перечислила и другие преимущества использования таск-трекера.
Прозрачность процессов
Руководитель легко отслеживает прогресс по проекту: статус каждой задачи, степень загруженности сотрудников и возможные задержки. Это позволяет вовремя перераспределять ресурсы и предотвращать кризисные ситуации.
Повышение ответственности
Чётко поставленные цели мотивируют команду быстрее достигать результатов, поскольку каждый участник осознаёт свою роль и вклад в общий успех проекта.
Улучшение коммуникации
Члены команды получают возможность быстро обмениваться информацией и оперативно реагировать на изменения в планах. Совместная работа становится более эффективной и согласованной.
Как неправильное использование таск-трекера может снизить эффективность команды
Полина Крылова уверена: несмотря на многочисленные преимущества, неправильное использование таск-трекера может создать проблемы в работе команды. О каких нюансах идёт речь.
Избыточный микроменеджмент
К примеру, руководитель может сфокусироваться исключительно на соблюдении сроков и увеличении количества выполненных задач. Сотрудники будут торопиться и, возможно, начнут жертвовать качеством ради количества. Это может привести к формальному выполнению обязанностей без учёта реальных потребностей бизнеса.
Путаница в задачах
Если создавать «карточки ради карточек», то можно прийти к настоящему хаосу. Например, вместо нескольких задач «Позвонить рекламному агенту», «Дать задание дизайнерам на разработку макета», «Проверить текст рекламы» можно создать одну задачу «Запуск рекламной кампании», тегнуть сотрудников, связанных с проектом, и начать последовательно отмечать выполненные действия. Вся информация, нужные файлы и контакты будут размещены внутри одной карточки.
Недоверие со стороны сотрудников
У коллектива может возникнуть недовольство: «Таск-трекер внедрили, чтобы следить за нами и контролировать каждый шаг».
По словам Полины Крыловой, чтобы минимизировать негативные последствия внедрения таск-трекера для совместной работы, нужно учитывать особенности корпоративной культуры, проводить регулярное обучение сотрудников и своевременно устранять возникающие трудности. Важно чётко объяснить, почему команда перешла на использование нового инструмента, и наглядно продемонстрировать удобство использования. Также необходимо проводить регулярные синки, чтобы все участники были вовлечены в проект, видели, кто и что делает. Так появляется слаженная совместная работа, а это один из важных принципов эффективных команд и довольных сотрудников.
Сотрудники должны понимать: таск-трекер призван реально облегчить работу. К примеру, Илья Марков рассказал, что для использования нового таск-трекера от МТС Линк не нужно заводить новый аккаунт, запоминать и каждый раз вводить логин и пароль: сервис встроен в мессенджер МТС Линк Чаты. Задачи представлены в виде простого и понятного списка, который поможет не забыть о чём-то важном. Если в списке появляется слишком много задач, то функция поиска по ключевому слову позволит быстро найти нужное задание. Когда сотрудники увидят, что таск-трекер действительно экономит время, то они охотнее начнут им пользоваться.
3 правила, которые улучшат работу с таск-трекером
По словам Полины Крыловой, при использовании таск-трекера нужно следовать нескольким важным принципам.
1. Постановка чётких целей и задач
Каждое задание должно иметь ясное описание, конкретные критерии завершения и назначенный срок выполнения. Чем точнее сформулирована задача, тем проще сотрудникам её реализовать.
2. Регулярное обновление статуса задач
Каждый член команды должен понимать уровень своей ответственности. Сотрудники обязаны периодически обновлять статус своих дел и сообщать о достигнутых результатах и возникающих проблемах. Руководители же должны следить за своевременностью и качеством выполнения поручений.
3. Создание иерархии приоритетов
Задачи делятся на важные и менее значимые, срочные и долгосрочные проекты. Такая структура позволяет сосредоточиться на самых значимых направлениях.
3 ошибки при использовании таск-трекера
Полина Крылова перечислила, какие ошибки чаще всего допускают пользователи таск-трекеров.
Ошибка № 1: избыточное количество задач
Многие менеджеры склонны перегружать систему большим количеством мелких задач, что делает интерфейс громоздким и неудобным для восприятия.
Для предотвращения этой проблемы важно придерживаться принципа минимализма: каждая задача должна представлять собой законченное действие, направленное на достижение результата.
Ошибка № 2: отсутствие приоритизации
Отсутствие чёткой системы определения важности и срочности задач приводит к хаосу и невозможности фокусироваться на ключевых целях.
Чтобы решить данную проблему, полезно установить единую шкалу приоритетности и научить сотрудников пользоваться ею. Например, напротив каждой задачи ставить степень важности от 1 до 5. 1 — задача, которая может подождать. 5 — задача, к выполнению которой нужно приступить срочно.
Ошибка № 3: непонятные формулировки задач
Часто пользователи неправильно понимают смысл заданий из-за некорректного описания или отсутствия необходимых деталей.
Перед добавлением новой задачи стоит убедиться, что она точно сформулирована и полна необходимой информации.
В каких случаях можно обойтись без таск-трекера
По мнению Полины Крыловой, в некоторых ситуациях можно использовать другие онлайн-инструменты. К примеру, без траск-трекера могут обойтись небольшие команды, состоящие из нескольких человек, или фрилансеры, которые работают в одиночку. Если задач мало, то с их отслеживанием можно справиться без специального инструмента. Однако по мере развития бизнеса и увеличения объёмов работы возникает необходимость во внедрении таск-трекера в процессы.
По словам эксперта, есть альтернативные инструменты, позволяющие управлять задачами и контролировать сроки выполнения проектов без использования специализированного таск-трекера. О чём идёт речь?
Электронная почта
Это один из простейших способов отправки задач: менеджер рассылает письма с указанием конкретных заданий и сроков их выполнения.
Однако этот метод имеет ряд недостатков: отсутствие централизованного хранилища задач, сложность отслеживания прогресса и вероятность потери писем.
Календари и планировщики
Программы-календари позволяют создавать события и устанавливать напоминания о предстоящих событиях и сроках сдачи работ. Эти сервисы удобны для индивидуальной постановки задач, но ограничены в возможностях совместного использования.
Онлайн-таблицы
Это универсальное решение для ведения учёта задач и их состояний. Можно создать столбцы с описанием задания, указанием ответственного лица, срока выполнения и статусом готовности. Минус этого подхода заключается в отсутствии автоматических уведомлений и зависимости от постоянного обновления вручную.
Мессенджеры
Современные мессенджеры позволяют создавать каналы для общения команд и постановки задач. Пользователи могут делиться файлами, обсуждать детали выполнения и получать оперативные уведомления. Но есть и минусы: недостаток чёткости структуры и необходимость постоянного мониторинга сообщений.
Разработчики МТС Линк создали такой продукт, который объединяет преимущества общения в чатах и удобство использования таск-трекера. Илья Марков пояснил, о чём идёт речь. К примеру, в таск-трекере от МТС Линк реализована функция мгновенной постановки задачи из чата. За пару кликов сообщение из корпоративного чата превращается в полноценную задачу в таск-трекере с описанием, дедлайном и назначенными исполнителями. Если поручение или просьба пришли в виде текста, то достаточно несколько нажатий на кнопки, чтобы зафиксировать их и увидеть в списке задач.
Другие статьи про управление проектами
Как эффективно планировать спринты и справляться с форс-мажорами: пошаговый план от scrum-тренера
Доска, карточки и поток задач: что такое метод Канбан и как он помогает организовать работу команды
7 частых ошибок при внедрении Agile, которые мешают получить эффективный результат
Подпишитесь на рассылку МТС Линк Медиа
Каждую пятницу присылаем самые интересные статьи об эффективной работе и коммуникациях в онлайне на почту